Vermietungsmanagement mit CAFM

10. Juli 2018 CAFM

Die An- und Vermietung von Flächen zählt zu einer der Kernaufgaben im Facility Management. Dabei müssen verschiedenste Mietverhältnisse verwaltet und dokumentiert werden. Eine CAFM-Lösung unterstützt Facility Manager dabei, die administrativen Aufwände zu senken.

„Um eine professionelle Ver- und Anmietung der Immobilien gewährleisten zu können, ist des Weiteren die Hinterlegung der dazugehörigen Mietverträge mit allen relevanten Informationen sowie taggenaue Betriebskostenabrechnungen für alle Mietobjekte […] geplant.“

Herausforderungen bei der Vermietung und Anmietung von Flächen

Daten, die im Rahmen des Mietmanagements erfasst und verarbeitet werden muessen

Daten, die im Rahmen des Mietmanagements erfasst und verarbeitet werden müssen

Im Rahmen des Mietmanagements müssen die verantwortlichen Bearbeiter unterschiedliche Mietverhältnisse verwalten und dokumentieren. Um den Anspruch an eine professionelle An- und Vermietung von Immobilien gerecht zu werden, so wie sie die Sparkasse aus Weilheim beschreibt, ist der Einsatz einer geeigneten Software im Facility Management unerlässlich. Nur so können mit geringem Aufwand folgende Fragestellungen beantwortet werden: Wie hoch sind die Mieteinnahmen aus dem Gewerbepark? Für welche Mieter werden aufgrund ausstehender Zahlungen Mahnungen fällig? Welche Kosten entstehen jährlich durch die Anmietung von Flächen? Welche Kosten fallen jährlich für die Anmietung der Immobilien an?

  • Das Mietmanagement zählt zu einer der Kernaufgaben im Facility Management.
  • Die An- und Vermietung ist mit hohen administrativen Aufwänden verbunden.
  • Leerstandsflächen und auslaufende Verträge müssen automatisch im Blick behalten werden können.

An- und Vermietungen mit Software zentral im Blick behalten

Im Facility Management hat sich der Einsatz von sog. CAFM-Lösungen etabliert. Die Softwarelösungen sind bereits bei vielen Unternehmen, öffentlichen Verwaltungen, Banken und Sparkassen im Einsatz, da die Facility Manager umfangreiche IT-Unterstützung bei den folgenden Aufgaben erhalten:

  • Komfortable An- und Abmietung von Flächen
  • Vermietung von Flächen inklusive Untervermietung
  • Unterstützung bei der Abwicklung von Vermietungsaktivitäten, z. B. Mahnwesen
  • Abrechnung der Nebenkosten
Bearbeitung eines Vermietungsvertrags mit allen relevanten Informationen, wie Bezeichnung, Status, Vertragsart, Vertragspartner etc.

Bearbeitung eines Vermietungsvertrags mit allen relevanten Informationen, wie Bezeichnung, Status, Vertragsart, Vertragspartner etc.

Eine geeignete CAFM-Software, wie SPARTACUS-Facility Management®, bietet den Facility Managern, welche für das Mietmanagement zuständig sind, folgende Funktionalitäten (Auszug)

  • Erstellung und Zuordnung von Mietverträgen
  • Hinterlegung von Anpassungsverfahren am Mietvertrag
  • Hinterlegung von Optionssätzen am Gebäude
  • Beibehaltung der für die Nebenkostenabrechnung relevanten Daten
  • Stichtagsbezogene Ermittlung von nicht vermieteten Flächen
  • Darstellung des aktuellen Vermietungszustandes
  • Ermittlung der Vermietungserlöse
  • Erstellung von Mietvertragsdokumenten, Mietrechnungen und Schreiben

Sie haben weitere Herausforderungen im Facility Management?

Unser kostenfreies Whitepaper „Vorteile von CAFM im FM“ stellt Ihnen die zwölf wichtigsten FM-Prozesse detailliert vor und zeigt Ihnen auf, welche Vorteile sich durch den Einsatz einer CAFM-Lösung im FM ergeben. Um Unterstützung im Entscheidungsprozess zu erhalten, hält das Whitepaper außerdem Checklisten für Sie bereit, welche Sie bei der Auswahl eines geeigneten Systems nutzen können.

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Foto: Thorben Wengert / pixelio.de


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