Darum ist digitale Rechnungsverarbeitung heute ein Muss
Die Digitalisierung hat längst auch das Rechnungswesen erreicht. Wer weiterhin auf papierbasierte Arbeitsweisen setzt, riskiert nicht nur Ineffizienz, sondern auch Compliance-Verstöße durch verlorene Belege oder mangelnde Nachvollziehbarkeit. Zudem führen manuelle Dateneingaben sowie Brüche im Informationsfluss zwischen Papier- und elektronischen Rechnungen zu zeitaufwendigen Prozessen mit hoher Fehleranfälligkeit. Digitale Rechnungseingangslösungen ermöglichen es, den gesamten Rechnungsprozess – vom Eingang über die Prüfung bis zur Archivierung – durchgängig digital abzubilden und zu automatisieren. Unternehmen profitieren von schnelleren Bearbeitungszeiten, höherer Transparenz wie auch der sicheren Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
Alle Formate im Griff: Papier und elektronische Rechnungen effizient verarbeiten
Ein häufiges Hindernis im digitalen Rechnungsprozess ist der Bruch zwischen Papier- und Digitalformaten. Das intelligente Informationsmanagementsystem I.R.I.S. (Intelligent Recognition Information System) aus dem Hause Canon löst dieses Problem, indem es Papierrechnungen über Scans genauso effizient verarbeitet wie elektronische Rechnungen, etwa aus E-Mails oder E-Invoicing-Systemen. Beide Formate werden im selben Workflow zentral bearbeitet – unabhängig von ihrer ursprünglichen Form.
Die Softwarelösung bietet dabei weit mehr als nur das Einlesen von Rechnungen: Es stellt automatisch den Bezug zu Bestellungen her, prüft Inhalte, führt Datenbank-Abfragen durch und lässt sich optional trainieren, um immer präzisere Ergebnisse zu liefern. Funktionen wie die Postfachüberwachung sorgen zudem dafür, dass neue Rechnungen direkt erkannt und verarbeitet werden. Darüber hinaus integriert I.R.I.S. sich nahtlos in Systeme wie PRO.FILE oder APplus und unterstützt dort Workflows für die effiziente Verarbeitung sowie Verknüpfung von Eingangsrechnungen mit relevanten Dokumenten. So ermöglicht die Applikation eine durchgängige, digitale Verarbeitung von Rechnungen, die Prozesse beschleunigt, Transparenz schafft und Fehler reduziert.
Automatisierte Datenextraktion mit OCR und XML
Ein Highlight des Systems ist die intelligente Datenextraktion. Dank optischer Zeichenerkennung (OCR) lassen sich auch handschriftliche oder gedruckte Rechnungen zuverlässig auslesen. Noch effizienter wird es bei elektronischen Formaten wie der X-Rechnung im XML-Standard: Diese strukturieren Daten so, dass sie ohne Umwege in ERP-Systeme übernommen werden können. So sinkt der manuelle Aufwand drastisch und die Fehleranfälligkeit wird minimiert.
Effiziente Workflows dank DMS-Integration
Ein weiterer Pluspunkt ist die Integration mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), wie zum Beispiel PRO.FILE. Dadurch lassen sich individuelle Workflows gestalten, etwa zur automatisierten Rechnungsprüfung, Freigabe und Archivierung. Diese sorgen für klare Prozesse, transparente Nachvollziehbarkeit wie auch eine deutliche Zeitersparnis. Gleichzeitig werden Zuständigkeiten eindeutig definiert, sodass Bearbeitungen schneller erfolgen und Freigaben nicht in der Posteingangsschlange hängen bleiben. Darüber hinaus lassen sich revisionssichere Archive aufbauen, die gesetzliche Anforderungen problemlos erfüllen.
Flexibilität für alle Rechnungsarten
In der Praxis zeigt sich die Stärke digitaler Rechnungseingangslösungen vor allem in ihrer Flexibilität. Systeme erkennen automatisch, ob ein Beleg zu einer Bestellung gehört, und verarbeiten sie entsprechend. Auch Sonderfälle wie Leasingrechnungen oder Investitionsanschaffungen lassen sich strukturiert abbilden. Über Dashboards behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstatus offener Vorgänge und können so sicherstellen, dass alle Rechnungen zeitnah und korrekt bearbeitet werden.
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Rechnungschaos im Griff – mit digitalem Rechnungseingangsmanagement
Struktur statt Chaos: Digitale Rechnungsverarbeitung als Erfolgsfaktor
Wer das Thema digitale Rechnungsverarbeitung ernst nimmt, profitiert von einer durchdachten, automatisierten Lösung. Vom Scannen über die Datenextraktion bis zur Freigabe und Archivierung lassen sich Prozesse effizient, sicher sowie transparent gestalten – unabhängig vom Rechnungsformat. So wird aus einem zeitaufwendigen Verwaltungsakt ein digitaler Standard, der Unternehmen fit für die Anforderungen der modernen Geschäftswelt macht.
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