CodeTwo Email Signatures 365 ist eine Cloud-Lösung, mit der Unternehmen E-Mail-Signaturen und Abwesenheitsnotizen in Microsoft 365 zentral verwalten. CodeTwo fügt die Signatur automatisch in jede E-Mail ein. Dabei spielt es keine Rolle, ob Mitarbeitende aus Outlook am PC, im Browser oder vom Smartphone senden.
Wenn alle Mitarbeitenden ihre Signatur selbst pflegen
In der Praxis legen viele Mitarbeitende ihre Signatur einmal in Outlook an. Danach ändert sich meist nichts mehr, selbst wenn sich Telefonnummer, Position oder Corporate Design ändern. Das führt zu typischen Problemen:
- Uneinheitliches Erscheinungsbild: Schriftart, Layout und Inhalt unterscheiden sich von Person zu Person.
- Hoher Pflegeaufwand: Ändern sich Rufnummer oder Logo, muss jede Person ihre Signatur einzeln anpassen.
- Fehlende Pflichtangaben: Vorgeschriebene Angaben wie Registergericht oder Geschäftsführung fehlen oder sind veraltet.
- Vergessene Abwesenheitsnotizen: Mitarbeitende aktivieren sie zu spät, vergessen sie ganz oder formulieren sie jedes Mal anders.
- Unterschiedliche Signaturen je Gerät: Auf dem Smartphone oder in Outlook im Web erscheint oft eine andere Signatur als am PC.
Die IT kann das kaum zentral kontrollieren. Nach außen wirkt es außerdem schnell unprofessionell. Fehlende Pflichtangaben können zudem rechtliche Folgen haben.
So funktioniert die zentrale Signaturverwaltung mit CodeTwo
Mit CodeTwo Email Signatures 365 gestalten IT oder Marketing die Signaturvorlagen an einer zentralen Stelle im Browser. Von dort wird die Signatur automatisch für alle Mitarbeitenden ausgerollt. CodeTwo wird dafür direkt an den Microsoft-365-Tenant des Unternehmens und damit an Exchange Online angebunden.
Name, Position und Telefonnummer übernimmt CodeTwo direkt aus Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD), dem Benutzerverzeichnis von Microsoft 365. Wird dort ein Eintrag geändert, ist auch die Signatur sofort aktuell. Tippfehler und veraltete Angaben in der Signatur gibt es damit nicht mehr.
Über Regeln legen Sie fest, welche Abteilung oder welcher Standort welche Signaturvariante erhält. Außerdem lassen sich eigene Signaturen für Antworten und Weiterleitungen anlegen. Zeitlich begrenzte Banner, zum Beispiel für eine Messe oder einen Webinar-Termin, sind ebenfalls möglich und lassen sich kurzfristig ergänzen.
Signatur in der Cloud oder direkt in Outlook
CodeTwo fügt Signaturen auf zwei Wegen ein:
- In der Cloud (serverseitig): Die Signatur wird nach dem Absenden ergänzt. Das funktioniert mit jedem Gerät und jedem E-Mail-Programm.
- Direkt in Outlook (clientseitig): Ein Outlook-Add-in setzt die Signatur schon beim Schreiben ein, in Outlook für Windows und Mac, in Outlook im Web und in der mobilen App. So sehen Mitarbeitende sofort, wie ihre E-Mail ankommt.
Beide Wege lassen sich auch kombinieren. Welcher am besten passt, hängt allerdings von Ihrer Microsoft-365-Umgebung ab.
Abwesenheitsnotizen zentral steuern
Mit der Funktion Autoresponder werden auch Abwesenheitsnotizen zentral vorgegeben. Alle Notizen sind einheitlich formuliert und enthalten auf Wunsch Logo und Signatur. Sie lassen sich zeitgesteuert aktivieren, zum Beispiel für die Betriebsferien. So muss bei firmenweiten Abwesenheiten niemand daran denken, die Notiz selbst einzurichten.
Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?
- Einheitliches Auftreten: Alle Mitarbeitenden versenden E-Mails mit derselben aktuellen Signatur, auf jedem Gerät.
- Rechtssicherheit: Pflichtangaben werden einmal zentral gepflegt und erscheinen automatisch in jeder Signatur.
- Weniger Aufwand: Eine neue Rufnummer oder ein neues Logo wird einmal hinterlegt und automatisch überall übernommen.
- Einheitliche Abwesenheitsnotizen: Zentrale, zeitgesteuerte Vorlagen sorgen bei Betriebsferien oder Feiertagen für einheitliche Antworten.
- Marketing im Postfach: Banner in der Signatur machen bei jeder E-Mail auf aktuelle Veranstaltungen oder Angebote aufmerksam.
Wie wichtig ist Ihre IT-Infrastruktur?
Mit dem IT Security Check von N+P erhalten Sie eine strukturierte Bestandsaufnahme Ihrer IT-Infrastruktur, inkl. Bewertung erkannter Risiken und konkreter Handlungsempfehlungen.
Beispielrechnung: Rechnet sich die zentrale Signaturverwaltung?
Wie viel Zeit CodeTwo spart, hängt von der Größe und den Abläufen eines Unternehmens ab. Die folgende Beispielrechnung zeigt deshalb ein typisches Szenario. Alle Werte beruhen auf Annahmen, die Sie auf Ihr Unternehmen übertragen können.
Die Annahmen: Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden nutzt Microsoft 365. Pro Jahr kommen 10 neue Mitarbeitende hinzu, und es gibt 20 individuelle Änderungen, etwa bei Position oder Telefonnummer. Hinzu kommen eine unternehmensweite Änderung, zum Beispiel ein neues Logo, und einmal Betriebsferien. Für interne Arbeitszeit setzen wir pauschal 50 € pro Stunde an.
| Tätigkeit pro Jahr | Ohne CodeTwo | Mit CodeTwo |
|---|---|---|
| Signaturen für neue Mitarbeitende einrichten | 5 h | 0 h |
| Individuelle Änderungen | 5 h | 0 h |
| Unternehmensweite Änderung | 25 h | 2 h |
| Abwesenheitsnotiz für Betriebsferien | 8 h | 0,5 h |
| Kontrolle, Korrekturen und Rückfragen | 18 h | 3 h |
| GESAMT | rund 61 h | rund 5,5 h |
Das Ergebnis: Das Unternehmen spart rund 56 Stunden pro Jahr. Das entspricht etwa 90 % weniger Aufwand. Bei 50 € pro Stunde sind das rund 2.800 € pro Jahr. Im Jahresabo kostet CodeTwo für 100 Mitarbeitende rund 1.330 € netto (Stand: September 2026). Die Lizenz finanziert sich damit allein über die eingesparte Arbeitszeit.
Der eigentliche Mehrwert taucht in der Rechnung dagegen gar nicht auf. Vollständige Pflichtangaben senken zum Beispiel das Risiko von Abmahnungen. Außerdem wirkt jede E-Mail einheitlich und professionell. Und Banner in der Signatur erreichen sehr viele Kontakte: Schreiben 100 Mitarbeitende täglich je 20 externe E-Mails, sind das rund 440.000 Kontakte pro Jahr, ganz ohne zusätzliche Mediakosten. Je größer das Unternehmen, desto stärker wirkt dieser Effekt.
Hinweis: Es handelt sich um eine Beispielrechnung mit Annahmen. Gern berechnen wir mit Ihnen das Einsparpotenzial für Ihr Unternehmen.
CodeTwo einführen mit N+P
Sie möchten Ihre E-Mail-Signaturen zentral verwalten, haben intern aber keine Kapazitäten für die Einrichtung? Wir unterstützen Sie dabei, von der Gestaltung der Signaturvorlagen in Ihrem Corporate Design über die Einrichtung der Regeln bis zur Anbindung an Ihre Microsoft-365-Umgebung.
Wenn Sie bereits Microsoft 365 nutzen, ist CodeTwo schnell eingeführt. Außerdem lässt es sich gut mit weiteren Automatisierungen kombinieren, zum Beispiel mit der Softwareverteilung über Microsoft Intune.
Häufige Fragen zu E-Mail-Signaturen mit CodeTwo
Geschäftliche E-Mails gelten rechtlich als Geschäftsbriefe. Eine GmbH muss deshalb unter anderem ihren Namen mit Rechtsform, den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht, die Handelsregisternummer und alle Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer angeben (§ 35a GmbHG). Für andere Rechtsformen gelten teils abweichende Vorgaben. Mit CodeTwo werden diese Angaben zentral gepflegt und automatisch in jede E-Mail übernommen.
CodeTwo wird direkt mit dem Microsoft-365-Tenant des Unternehmens verbunden und arbeitet so mit Exchange Online zusammen. Die Benutzerdaten für die Signaturen stammen aus Microsoft Entra ID (ehemals Azure AD). Eine eigene Serverinstallation im Unternehmen ist nicht nötig.
Ändert sich ein Eintrag in Microsoft Entra ID, etwa eine Telefonnummer oder Position, übernimmt CodeTwo die Änderung kurze Zeit später automatisch in die Signatur. Auch Änderungen an der Vorlage oder neue Banner werden zentral eingespielt und gelten danach für alle betroffenen Mitarbeitenden.
Ja. Im Cloud-Modus wird die Signatur nach dem Absenden eingefügt, unabhängig von Gerät und E-Mail-Programm. Mit dem Outlook-Add-in erscheint sie in Outlook im Web und in der mobilen Outlook-App bereits beim Schreiben.
In Outlook legt jede Person ihre Signatur selbst an und pflegt sie auch selbst. Outlook synchronisiert Signaturen zwar inzwischen zwischen Geräten, eine zentrale Vorgabe durch die IT ist aber nicht möglich. Haftungsausschlüsse über Regeln in Exchange Online sind außerdem gestalterisch stark eingeschränkt. CodeTwo verwaltet dagegen alle Signaturen zentral und setzt sie auch bei Antworten an die richtige Stelle.
CodeTwo läuft in Microsoft-Azure-Rechenzentren. Bei der Einrichtung wählen Sie die Region, unter anderem steht ein Standort in Deutschland zur Verfügung. Im Outlook-Modus laufen die E-Mails dagegen gar nicht über den CodeTwo-Dienst.
Ja. Die Signaturvorlagen werden in Ihrem Corporate Design gestaltet. Über Regeln erhalten einzelne Gruppen, Abteilungen oder Standorte eigene Varianten. Banner für Messen oder Webinare lassen sich zeitlich begrenzt und auch kurzfristig ergänzen.
Ja. Mit der Funktion Autoresponder legen Sie einheitliche Abwesenheitsnotizen fest, auf Wunsch mit Logo und Signatur. Sie lassen sich zeitgesteuert aktivieren, zum Beispiel bei firmenweiten Abwesenheiten wie Betriebsferien.
