Diamant Software unterstützt diese Prozesse durch die Bereitstellung strukturierter Eingabemasken und automatisierter Abläufe, welche die Erfassung, Prüfung und Archivierung der Bewirtungsbelege erheblich erleichtern. In diesem Beitrag werden die wesentlichen Schritte und Best Practices zur Erfassung von Bewirtungsbelegen erläutert, um eine effiziente und rechtssichere Abwicklung zu gewährleisten.
Allgemeine Hinweise zur Dokumentation von Bewirtungsbelegen
- Name und Anschrift des bewirtenden Unternehmens: Der Bewirtungsbeleg muss den Namen und die Anschrift des Unternehmens enthalten, das die Bewirtungskosten übernommen hat.
- Datum der Bewirtung: Das genaue Datum, an dem die Bewirtung stattgefunden hat, muss angegeben sein.
- Ort der Bewirtung: Der Ort (z. B. Name und Anschrift des Restaurants) muss auf dem Beleg vermerkt sein.
- Namen der Teilnehmer: Die Namen der Personen, die an der Bewirtung teilgenommen haben, müssen dokumentiert werden. Bei größeren Gruppen kann es ausreichend sein, die Gruppe zu beschreiben (z. B. „Team Meeting“).
- Anlass der Bewirtung: Der geschäftliche Grund oder Anlass der Bewirtung muss klar ersichtlich sein, z. B. „Besprechung einer möglichen Kooperation“.
- Aufgeschlüsselte Kosten: Die Kosten müssen detailliert und nachvollziehbar aufgeschlüsselt sein, einschließlich der einzelnen Positionen (Speisen und Getränke) und der Mehrwertsteuer.
- Gesamtkosten: Der Gesamtbetrag der Bewirtungskosten, einschließlich der Mehrwertsteuer, muss deutlich sichtbar sein.
- Unterschrift des Bewirtenden: Der Beleg sollte vom bewirtenden Mitarbeiter unterschrieben werden, um die Authentizität zu bestätigen.
Beispiel
Frau Müller, Vertriebsleiterin eines Unternehmens, trifft sich mit dem potenziellen Kunden Herrn Schmidt zu einem Geschäftsessen in einem Restaurant. Während des zweistündigen Treffens besprechen sie eine mögliche Kooperation. Am Ende übernimmt Frau Müller die Rechnung über 119 Euro.
Anhand dieses Beispiels werden im Folgenden die verschiedenen Varianten der Erfassung im Diamant® Rechnungswesen aufgezeit.
Variante 1: Manuelle Buchung von Bewirtungsbelegen
Über den Navigator suchen Sie die Funktion „Erfassung Fibu-Beleg“ und öffnen den Geschäftsvorfall „Kasse“. Nutzen Sie das Kassenbuch, erfassen Sie dort den Beleg.
Sie erfassen den Beleg mit dem Bruttobetrag in Höhe von 100 EUR auf das entsprechende Sachkonto. Durch Angabe des Steuerschlüssels wird die Steuer ermittelt und beim Speichern das korrekte Steuerkonto bebucht.
Durch diese Buchung werden 100 % der Netto-Aufwendungen auf dem separaten Aufwandskonto „Bewirtungskosten“ erfasst. Da das Steuerrecht jedoch nur 70 % der Aufwendungen anerkennt, sind 30 % der Kosten (30 % von 100 EUR = 30 EUR) in einem weiteren Schritt auf ein Konto umzubuchen, das den „nicht abziehbaren Betriebsausgaben“ zuzuordnen ist. Hierzu verwenden Sie den Geschäftsvorfall „Umbuchung“.
In diesem Beispiel wird die Vorsteuer als vollabzugsfähig behandelt.
Variante 2: Steuerschlüssel
Möchten Sie den Bewirtungsbeleg nur zu 70 % abzugsfähig erfassen, so empfehlen wir die Anlage eines separaten Steuerschlüssels. Bitte beachten Sie, dass je Steuersachverhalt ein eigener Steuerschlüssel für Bewirtungskosten angelegt werden sollte.
Über den Navigator finden Sie schnell die richtige Stelle zur Anlage neuer Steuerschlüssel.
Achten Sie bei der Anlage auf die korrekte Berechnungsgrundlage und geben Sie diese im Feld „davon abzugsfähig“ an. In unserem Beispiel 70 %.
Anschließend erfassen Sie den Kassenbeleg mit dem neuen Steuerschlüssel.
Anschließend ist der nicht abzugsfähige Betrag zu ermitteln und manuell umzubuchen.
Variante 3: Kontierungsvorschlag
Um alle manuellen Eingriffe zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen die Anlage eines Kontierungsvorschlages. Suchen Sie im Navigator „Kontierungsvorschlag“.
Bei der Anlage achten Sie auf die Buchungsseite als auch auf eine Kontenaufteilung mit der Angabe der prozentualen Verteilung. Auf Bedarf kann auch der Steuerschlüssel mitgegeben werden.
Um nun den Kontierungsvorschlag anzuwenden, muss unter den Vorbelegen das Arbeiten mit Kontierungsnummern aktiviert werden.
Sobald die Ausgabe erfasst wird, wendet Diamant Rechnungswesen den Kontierungsvorschlag an und ermittelt die Buchungsbeträge automatisch. Wurden die Steuerschlüssel hinterlegt, so werden auch diese automatisch verwendet. Fehlende Steuerschlüssel können in der Erfassungsmaske ergänzt werden.
Es entfällt die manuelle Umbuchung.
Zusammenfassung und Fazit: Alle Varianten im Vergleich
Der Blogbeitrag erläutert die korrekte Erfassung von Bewirtungskosten im Rahmen des Rechnungswesens mithilfe der Diamant®/4 Software. Dabei werden verschiedene Methoden vorgestellt, um die Buchung von Bewirtungsbelegen effizient und rechtssicher zu gestalten. Wesentliche Schritte beinhalten die manuelle Buchung, die Nutzung von speziellen Steuerschlüsseln und die Anwendung von Kontierungsvorschlägen.
Fazit: Die präzise Erfassung und korrekte Verbuchung von Bewirtungskosten sind essenziell für die betriebliche Buchführung und die Einhaltung steuerlicher Vorgaben. Die Diamant®/4 Software bietet strukturierte Eingabemasken und automatisierte Abläufe, die den Prozess der Erfassung, Prüfung und Archivierung der Bewirtungsbelege erheblich erleichtern. Durch die verschiedenen Methoden, wie manuelle Buchung, spezielle Steuerschlüssel und Kontierungsvorschläge, wird sichergestellt, dass alle Anforderungen erfüllt und Fehler minimiert werden. Unternehmen profitieren somit von einer transparenten Kostenübersicht und einer vereinfachten Buchführungspraxis.
