Ab dem 01.01.2025 wird die Verarbeitung von E-Rechnungen in Deutschland verpflichtend. Diese Umstellung betrifft sowohl den öffentlichen Sektor als auch private Unternehmen.
Welche Unternehmen sind von der Einführung der E-Rechnung betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B) und im öffentlichem Auftragswesen (B2G seit Nov. 2020). Zudem müssen leistende Unternehmer und Leistungsempfänger in Deutschland ansässig sein.
Was gilt ab 01.01.2025?
Das Versenden von Rechnungen nach EN16931 in CII und UBL ist ohne weitere Zustimmung des Empfängers erlaubt. Dies führt zu einer Empfangspflicht bei der folgende Formate zulässig sind:
- ZUGFeRD ab Version 2.X (CII-XML eingebettet in PDF/A-3) und
- XRechnung (CII-XML oder UBL-XML )
Die Empfangspflicht bezieht sich lediglich auf das Empfangen einer elektronischen Rechnung. Das bedeutet, dass es zum 01.01.2025 ausreichend ist, wenn die elektronischen Rechnungen z. B. in einem E-Mail-Postfach empfangen werden. Die automatische Verarbeitung der empfangenen elektronischen Rechnungen tritt zu einem späteren Zeitpunkt in Kraft.
Was gilt ab 2027 und 2028?
Ab 01.01.2027 ist der Versand von E-Rechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz im Vorjahr von mehr als 800.000 Euro verpflichtend. Ab 01.01.2028 ist der Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen in jeder Größe verpflichtend.
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3 Gründe, für die Digitalisierung Ihrer Rechnungsprozesse
Durch den digitalen Workflow spart man Kosten.
- Wer elektronische Rechnungen per E-Mail versendet, spart die Kosten für Papier, Druck und Porto ein. Wie groß das Sparpotenzial ist, zeigt eine Bitkom-Studie: Demnach werden in Deutschland jährlich rund 30 Milliarden Euro nur für die Erstellung und den Versand von Papierrechnungen ausgegeben.
- Bei digitaler Verarbeitung eingehender Rechnungen ergeben sich weitere Einsparungen durch bessere Workflows. Studien zufolge sinkt der Aufwand im Vergleich zu papiergebundenen Rechnungsprozessen um bis zu 70 Prozent.
E-Rechnungen sind jederzeit ortsunabhängig verfügbar.
- Papierrechnungen sind entweder im Unternehmen auf Freigabetour unterwegs oder in den Tiefen irgendwelcher Aktenordner versteckt. Das bedeutet: Man muss vor Ort anwesend sein und das gesuchte Dokument zunächst einmal hervorholen. Auf digital aufbewahrte elektronische Rechnungen lässt sich hingegen ortsunabhängig zugreifen.
- Alle Beteiligten des Rechnungsfreigabeprozesses können somit jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand abrufen. Damit sind mobile Freigabeprozesse und schnellere Auskünfte bei Rückfragen möglich.
Digitale Rechnungsprozesse verbessern die Arbeitsabläufe.
- Elektronische Ausgangsrechnungen brauchen weder ausgedruckt noch kuvertiert zu werden. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit.
- Darüber hinaus können Unternehmen durch die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen und durch die elektronische Archivierung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) massiv Zeit sparen.
- Der Rechnungsempfänger kann die Daten schneller in die Finanzbuchhaltungssoftware übertragen, damit werden fehleranfällige manuelle Datenerfassungen vermieden und eine schnellere Bezahlung ermöglicht, die Inanspruchnahme von Skonto.
- Um elektronische Rechnungen zu archivieren, braucht man weder Aktenordner noch Archivstellfläche. Stattdessen lassen sich die digitalen Dokumente weitgehend automatisiert und platzsparend in einem DMS aufbewahren. Zudem sind digital archivierte Rechnungen leichter zu finden und besser vor Verlust geschützt als Papierbelege in Aktenordnern.
Welche Lösungen empfehlen wir Ihnen?
Szenario 1 | Elektronischer Empfang und Verarbeitung von Rechnungen
Szenario 2 | Elektronischer Empfang und automatische Verarbeitung von Rechnungen
Szenario 3 | Elektronischer Versand von Rechnungen
Fazit
Sehen Sie die gesetzlichen Vorgaben als Chance, Ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren! Automatisierung und digitale Prozesse können Mitarbeiter von monotonen Aufgaben entlasten, sodass sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Es wird sich positiv auf die Effizienz Ihres Unternehmens auswirken, neben der Zeitersparnis ist das eine aktive Maßnahme gegen Fachkräftemangel und erhöht zudem die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
