Warum ein zentrales Inventarmanagement so wichtig ist
Ein durchdachtes Inventarmanagement hilft, die Nutzung und den Zustand aller Inventargegenstände jederzeit nachvollziehen zu können. Die verantwortlichen Mitarbeiter profitieren dadurch in mehrfacher Hinsicht:
- Transparenz: Jeder Gegenstand ist eindeutig identifizierbar – mit Informationen zu Standort, Nutzer, Anschaffungsdatum, Gewährleistungsstatus und mehr.
- Nachvollziehbarkeit: Veränderungen wie Umzüge, Aussonderungen oder neue Zuordnungen werden automatisch dokumentiert.
- Sicherheit: Durch Barcode-gestützte Erfassung und regelmäßige Inventuren bleiben Daten stets aktuell und verlässlich.
So lassen sich auch komplexe Inventarstrukturen effizient managen – ob in einzelnen Büros, großen Liegenschaften oder über mehrere Standorte hinweg.
Digitale Unterstützung für den Gebäudebetrieb
Für die effiziente Inventarisierung sind geeignete CAFM-Systeme und technische Hilfsmittel, z. B. Etiketten und Barcodescanner, von großem Nutzen. In SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS), der CAFM-Lösung der N+P Informationssysteme GmbH, lassen sich im Inventarmanagement-Modul alle relevanten Informationen zentral pflegen – vom Möbelstück bis zur technischen Anlage.
Das sogenannte Technische Gebäudemodell (TGM) schafft dabei die Basis: Alle Liegenschaften, Gebäude, Etagen, Räume und Objekte sind strukturiert hinterlegt. Dadurch können Nutzer auf einen Blick erkennen, welche Inventargegenstände sich wo befinden und wem sie zugeordnet sind. Optional lassen sich die Daten auch in Grundrissplänen visuell darstellen. Platziertes Mobiliar oder technische Geräte sind lokalisiert und können per Mausklick für weitere Informationen selektiert werden. Das sorgt für noch mehr Übersicht und Transparenz.
Einfache Erfassung mit Barcode-Technologie
Besonders effizient wird das Inventarmanagement durch die Barcode-gestützte Erfassung. Mithilfe robuster Industriescanner und vordefinierter Etiketten können Gegenstände schnell und fehlerfrei aufgenommen werden.
Der Ablauf ist einfach:
- Raum auswählen – z. B. über einen Raumcode oder gescannten Barcode.
- Inventargegenstände erfassen – jeder Gegenstand erhält ein eigenes Etikett.
- Daten synchronisieren – alle Informationen werden in das Facility Management-System übertragen.
So entsteht innerhalb kurzer Zeit eine vollständige, strukturierte Inventarliste. Auch mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets lassen sich einsetzen, um neue Gegenstände direkt vor Ort zu erfassen.
Herausforderungen im Facility Management?
Unser Whitepaper „Vorteile von CAFM im FM“ stellt Ihnen die wichtigsten FM-Prozesse detailliert vor und zeigt Ihnen auf, welche Vorteile sich durch den Einsatz einer CAFM-Lösung im FM ergeben.
Integration mit Anlagenbuchhaltung und weiteren Systemen
Für eine konsistente Datenhaltung ist die CAFM-Lösung mit der Anlagenbuchhaltung verknüpft. Werte wie Anschaffungskosten, Restbuchwerte oder Abschreibungen werden automatisch übernommen und im System angezeigt. So bleiben Buchhaltung und Inventarverwaltung stets synchron – ohne doppelte Datenerfassung.
Zudem lassen sich Garantien und Gewährleistungszeiträume pflegen. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Fristen nicht verpasst und Servicefälle rechtzeitig bearbeitet werden können.
Inventarzuordnung und temporäre Nutzung
Das Facility Management-System ermöglicht es, Gegenstände bestimmten Personen zuzuordnen – beispielsweise Laptops, Smartphones oder Werkzeuge. Durch die integrierte Kalenderfunktion lassen sich sogar zeitlich begrenzte Ausgaben dokumentierten.
Damit ist jederzeit nachvollziehbar:
- wer welches Gerät aktuell nutzt.
- seit wann die Zuordnung besteht.
- wann die Rückgabe geplant ist.
Diese Nachvollziehbarkeit erhöht die Verfügbarkeit und verringert Verluste.
Berichte und Auswertungen auf Knopfdruck
Mit dem in SPARTACUS integrierten Reportgenerator lassen sich individuelle Berichte und Auswertungen erstellen – etwa zur Verteilung des Inventars nach Standorten oder zur Nutzung bestimmter Sachgruppen. Die Erstellung der Reports ist einfach, darüber hinaus sind individuelle Anforderungen möglich. So behalten Verantwortliche immer den Überblick über aktuelle Bestände und Veränderungen.
Fazit: Struktur und Effizienz im Inventarmanagement
Mit einer modernen CAFM-Lösung wird das Inventarmanagement zu einem transparenten, effizienten und nachvollziehbaren Prozess. Von der ersten Erfassung über die laufende Pflege bis hin zu Auswertungen und Berichten – alle Informationen stehen zentral und aktuell zur Verfügung.
Das alles gewährleistet einen geordneten, revisionssicheren und zukunftsfähigen Überblick über ihr gesamtes Inventar.
Bildquellen; N+P, ©mikimad @istock, ©Who is Danny @shutterstock
