Desk Sharing, die moderne Büroverwaltung

16. Oktober 2019 CAFM Digitalisierung Harry Liedtke

Der Bedarf an temporären Büroarbeitsplätzen in der Verwaltung, in Bildungs- und Forschungseinrichtungen sowie in der Industrie steigt. Der Blogbeitrag stellt den modernen Ansatz „Desk Sharing“ vor und geht auf die Vorteile gegenüber der traditionellen Büroverwaltung ein.

In der Büroverwaltung sind derzeit zwei Ansätze verbreitet:

Traditioneller Ansatz
Mitarbeiter betritt zu Arbeitsbeginn das Büro und geht zielstrebig auf seinen Arbeitsplatz  zu, welcher Schreibtisch, Stuhl, Bürotechnik und ggf. weiteres Mobiliar umfasst. Der Arbeitsplatz ist dauerhaft dem Mitarbeiter zugeordnet.

Moderner Ansatz – Desk Sharing
Die Arbeitsplatzzuordnung erfolgt dynamisch. Der Mitarbeiter reserviert sich für einen bestimmten Zeitraum einen Arbeitsplatz. Das muss nicht immer der gleiche Arbeitsplatz sein. Abhängig von seiner Anwesenheit und den geplanten Tätigkeiten kann er sich verschiedene Arbeitsplätze reservieren. Dieser Ansatz wird mit dem Fachbegriff „Desk Sharing“ beschrieben.

Dabei werden innerhalb von größeren Räumen einzelne Arbeitsplätze für einen begrenzten Zeitraum bereitgestellt. Diese können im einfachsten Fall aus einem Arbeitstisch und Stuhl bestehen. Die weitere Ausstattung wie Container, Schränke, Sideboards sowie Thin Client, Notebook, Bildschirm, Drucker usw. ist beliebig zuordenbar. Weiterhin können ergänzende Leistungen wie W-LAN, Catering, Kopier-, Druck- und Postdienste gebucht werden.

Vorteile von Desk Sharing bei der Arbeitsplatzverwaltung

Die Arbeitswelt ändert sich. Moderne Technologien gestatten es, dass Mitarbeiter nicht mehr im Büro vor Ort sein müssen, um ihre Tätigkeiten ausführen zu können. Ein Büromitarbeiter kann prinzipiell von jedem Ort, zu jeder Zeit mit seinem Notebook arbeiten. Er ist nicht mehr auf einen festen Arbeitsplatz im Unternehmensbüro angewiesen, um arbeitsfähig zu sein. Darüber hinaus ist der Reiseanteil durch Kundentermine zum Teil noch sehr hoch.

Die wachsende Nachfrage nach Telearbeit und der hohe Reiseanteil verändern die Art und Weise, wie Unternehmen ihren Raum, ihre Ressourcen und ihre Belegschaft verwalten. Bei der Umstellung auf die Desk Sharing-Büroverwaltung ergeben sich die folgenden Vorteile:

• Platz- und ressourcensparende Bürogestaltung
• Einsparung von Kosten für Gewerbeimmobilien
• Kommunikativere und kreativere Arbeitsatmosphäre
• Mehr Flexibilität und Abwechslung im Arbeitsalltag
• Schaffung von abteilungsübergreifenden Austauschplattformen
• Förderung der effizienten Zusammenarbeit

Unterstützung bei der Verwaltung und Reservierung von Arbeitsplätzen

Unternehmen und Mitarbeiter benötigen bei der Verwaltung und flexiblen Reservierung von Arbeitsplätzen moderne IT-Unterstützung. Ein Reservierungsbuch am Empfang des Unternehmens ist dabei schon längst nicht mehr zeitgemäß. Die Mitarbeiter müssen auch unterwegs Zugriff auf ein Portal haben, um ihre Reservierungen vorzunehmen und im Blick zu behalten.

Eine IT-Lösung, wie beispielsweise ein CAFM-System, sollte dabei folgende Funktionalitäten bereitstellen:

• Suche nach freien Arbeitsplätzen in der Kalenderansicht des Webportals
• Reservierung von Arbeitsplätzen mit Direktbuchung oder nach Freigabe
• Buchung von Zusatzleistungen
• Abrechnung der Buchungen und Zusatzleistungen bei Bedarf
• Auswertungen und Reports zu allen relevanten Vorgängen
• Zuweisung von Raumschlüsseln (optional)

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Bildquelle Titelbild: ©jdpereiro@pixabay