Desk Sharing – Arbeitsplätze effizient verwalten und vergeben

26. Juli 2023 CAFM Digitalisierung N+P Redaktion

Desk Sharing ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende keinen fest zugewiesenen Schreibtisch haben, sondern die Arbeitsplätze flexibel und nach Bedarf teilen. Es ist Teil der Bemühungen vieler Unternehmen, ihre Arbeitsumgebungen agiler, effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Der Blogbeitrag zeigt auf, wie eine IT-Lösungen diese Bestrebungen unterstützt.

Arbeitsplatzsituationen und -anforderungen werden immer komplexer

Michael arbeitet am liebsten jeden Tag von 8 bis 14 Uhr im Büro am voll ausgestatten Arbeitsplatz. Kerstin ist viel im Außendienst tätig und daher meistens nur freitags im Office.

Maria liebt die Flexibilität, die es seit einigen Jahren gibt und arbeitet bevorzugt mobil von zuhause aus.

Stefan, Beate und Christin sind in den drei verschiedenen Niederlassungen aktiv und treffen sich nur zweimal im Monat im Headquarter, um einen gemeinsamen Bürotag zu verbringen.

Diese Szenarien lassen sich beliebig fortführen. Sie sind ein Spiegel für die sich wandelnden Arbeitsweisen und -formen, welche immer individueller, flexibler sowie komplexer werden. Diese werden gestützt durch neue Technologien bzw. IT-Lösungen (z. B. Microsoft Teams), welche neue Kommunikationsmöglichkeiten eröffnen und damit die Ortsunabhängigkeit der Mitarbeitenden ermöglicht. War es vor Jahren noch üblich, dass die Anwesenheit im Büro erforderlich war und für alle Arbeitskräfte, unabhängig von einer regelmäßigen Anwesenheit, Arbeitsplätze „auf Vorrat gehalten wurden“, gehen immer mehr Unternehmen über, Desk-Sharing-Modelle zu etablieren.

Was ist Desk Sharing?

Beim Desk Sharing können abhängig von den aktuellen Anforderungen und Aufgaben verschiedene Arbeitsplätze genutzt werden. Dies kann bedeuten, dass sich Angestellte einen Schreibtisch mit anderen Kollegen teilen oder dass sie sich in einem flexiblen Arbeitsbereich wie einem Coworking Space aufhalten möchten.

Arbeitsplatzressourcen werden damit optimal ausgelastet und genutzt. Das wiederum kann für Unternehmen auch zu Kosteneinsparungen führen, da weniger feste Arbeitsplätze und Büroflächen benötigt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass Desk Sharing nicht für alle Unternehmen oder Arbeitsumgebungen geeignet ist. In einigen Branchen oder Aufgabenbereichen kann es weiterhin erforderlich sein, dass Mitarbeiterende über feste Arbeitsplätze verfügen, z. B. aufgrund von spezifischen technischen Anforderungen oder Datenschutzbestimmungen.

Arbeitsplätze effizient mit IT-Unterstützung verwalten und reservieren

Um Desk Sharing erfolgreich umzusetzen, ist eine IT-Lösung erforderlich, die die Verwaltung und Reservierung von Arbeitsplätzen ermöglicht. Die folgenden Vorteile bringt der Einsatz einer IT-Lösung mit sich:

„Ich bin in der kommenden Woche Dienstag und Mittwoch im Büro und brauche einen Arbeitsplatz in der oberen Etage. Kann ich noch etwas reservieren?“

Vereinfachte Suche und Reservierung von Arbeitsplätzen mit bestimmten Merkmalen und Ausstattungen

„Morgen will die gesamte Abteilung im Büro arbeiten. Gibt es noch verfügbare Plätze oder sind bereits alle belegt? Wie ist die Auslastung alternativ in der Folgewoche?“

Vermeidung von Doppelbuchungen sowie Auswertungen nach Belegung, Auslastung und Kosten

 

„In dieser Woche sind alle Arbeitsplätze jeden Tag belegt. Es sollte eine Reinigung des gesamten Büros am Ende der Woche erfolgen.“

Grundlage für IoT-bezogene weitere Funktionen, wie z. B. Steuerung der Beleuchtung, des Klimas und der Reinigung

 

Desk-Sharing mit Hilfe einer CAFM-Lösung organisieren

Für die Organisation eines Desk-Sharing-Modells bietet sich der Einsatz einer CAFM-Lösung an, die bereits die Grundstruktur des Bürogebäudes enthält. In dieser können durch einen Facility Manager oder eine andere verantwortliche Person, Arbeitsplätze definiert werden. Bei einem Arbeitsplatz kann dann bspw. hinterlegt werden, ob dieser für eine Reservierung zur Verfügung steht. Außerdem können Namen, Fläche sowie weitere Ausstattungsmerkmale definiert werden.

Darüber hinaus kann die verantwortliche Person auch definieren, wie der weitere Prozess nach der Arbeitsplatzreservierung ist. Soll die Reservierung direkt bestätigt werden oder soll erst eine Freigabe durch einen verantwortlichen Mitarbeitenden erfolgen? Soll eine E-Mail versendet werden oder nicht?

Mitarbeitende sollten einfach und komfortabel über ein Buchungssystem (z. B. per Web oder App) einen Überblick zu verfügbaren Arbeitsplätzen erhalten, welche sie nach ihren Anforderungen filtern und selektieren können. Die übersichtliche Darstellung in einem Buchungskalender hilft den Anwendern, auf einen Blick zu erfahren, wann welche Arbeitsplätze zur Verfügung stehen.

Wurde der gewünschte Arbeitsplatz ausgewählt, sollte die Buchung mit Unterstützung einer Eingabemaske unkompliziert erfolgen. Der Mitarbeitende kann bspw. den Zeitraum festlegen (Datum und Uhrzeit), eine Bezeichnung vergeben, den Reservierungstyp auswählen, die Anzahl der Personen definieren oder weitere Bemerkungen vornehmen. Bei einer geeigneten Lösung ist der Mitarbeitende bereits in der Anwendung eingeloggt/hinterlegt, sodass seine Kontaktdaten direkt übernommen und der Buchung zugeordnet werden können. Ist es entsprechend konfiguriert, erhält die Person eine Reservierungsbestätigung per E-Mail.

Eine IT-Lösung, die bei der Arbeitsplatzreservierung unterstützt, sollte die folgenden Funktionen bereithalten:

• Darstellung von reservierbaren Arbeitsplätzen mit der Verknüpfung zu Räumen oder Flächen
• Hinterlegen von Ausstattungsmerkmalen des Arbeitsplatzes
• Anzeige bei Überschreitung der max. Anzahl der möglichen Arbeitsplätze in einem Raum
• Überblick über alle Reservierungen/Buchungen
• Definition einer befristeten Belegung, auch als Grundlage für eine Abrechnung
• Definition von Merkmalen, wie z. B. Zeiten, Preis und Ausstattung für die Buchung von Arbeitsplätzen
• Reservierung von ein oder mehreren Arbeitsplätzen über eine Kalenderfunktion
• Reservierung von möglichen, ergänzenden Serviceleistungen, wie z. B. Catering

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