Virtuelles Büro: 10 Tipps für den Betrieb im Homeoffice

27. März 2020 Digitalisierung Carolin Müller

Die aktuelle Situation stellt uns alle vor Herausforderungen, die wir so noch nicht kannten. Mit der kurzfristigen Umstellung auf Homeoffice und virtuelles Büro ergeben sich neue Probleme, die es zu bewältigen gilt. Mit diesem Blogbeitrag möchten wir unsere ganz persönlichen Erfahrungen aus den letzten Tagen mit Ihnen teilen und 10 Tipps für die Arbeit im virtuellen Büro geben.

1. Treffen Sie täglich Ihr Team – auch virtuell im Homeoffice

Das Fehlen der sozialen Kontakte und des persönlichen Austauschs mit Kolleginnen und Kollegen im Büro wird oft unterschätzt. Denken Sie nur daran, wie schnell man sich über den Arbeitstisch zu aktuellen Themen sowie Aufgabenstellungen austauscht und so gemeinsam Lösungen für aufkommende Herausforderungen findet.

Wir empfehlen, treffen Sie sich jeden Tag virtuell mit Ihrem Team. Dazu reicht bereits eine halbe Stunde. Diese Routine fördert das Teamgefühl und bietet jedem Teammitglied die Möglichkeit, einen Einblick in seine aktuellen Aufgaben- und Fragestellungen zu geben. Außerdem können so neue Impulse von den anderen Teammitgliedern eingeholt werden. Mit Videoübertragung wird das Meeting im virtuellen Büro noch persönlicher. Achten Sie also darauf, dass alle Teammitglieder über eine Webcam verfügen. Dabei sollten die gemeinsamen Teammeetings auch Raum für Small Talk und das gemeinsame Kaffeetrinken bieten.

Die Initiative sollte vom Teamleiter ausgehen. Er muss die Balance finden, zum einem die Möglichkeit zum Austausch zu bieten, die Strukturierung des Arbeitstages zu fördern und die Priorisierung der aktuellen Aufgaben zu unterstützen. Zum anderen sollte sich gleichzeitig nicht das Gefühl einstellen, dass eine permanente Kontrolle erfolgt. Schaffen Sie also eine gemeinsame Vertrauensbasis.

 

2. Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter ist individuell. Daher geht auch jeder Mitarbeiter anders mit einer Homeoffice-Situation um. Stellen Sie sich auf Ihre Mitarbeiter ein und bieten Sie den regelmäßigen Austausch im 1:1-Modus an. Als Teamleiter werden Sie ein Gespür dafür entwickeln, welcher Mitarbeiter welche Unterstützung und in welchem Umfang im virtuellen Büro benötigt. Auch hier empfehlen wir ein virtuelles Meeting mit Videoübertragung.

 

3. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter über die technische Ausstattung verfügt, die er benötigt

Neben dem regelmäßigen Austausch ist die technische Ausstattung das A und O für den Mitarbeiter. Um eine kurzfristige Umstellung auf Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten zu ermöglichen, muss eine stabile Infrastruktur, die mobile Hardware, ausreichend VPN-Zugänge, Internet-Telefonie und digitale Kollaborationstools umfasst, vorhanden sein. Wir sind bereits in unserem Blogbeitrag „Arbeiten im Homeoffice: Das sollten Firmen beachten“ detaillierter darauf eingegangen.

Da zuvor noch nie alle Mitarbeiter gleichzeitig den VPN-Zugang genutzt haben, mussten wir zunächst Lizenzen nachkaufen. Außerdem haben wir einen zweiten Einwahlserver aufgesetzt, um die Last zu verteilen.
Sparen Sie also nicht an der falschen Stelle und stellen Sie alle notwendige Technik und Tools bereit, die der Kollaboration und Kommunikation dienen. Um Frustration zu vermeiden, darf nicht versäumt werden, regelmäßig abzufragen, ob die technischen Rahmenbedingungen einwandfrei sind. Ihre Mitarbeiter sollten nicht damit beginnen, vermeidbare Workarounds zu entwickeln, um arbeitsfähig zu bleiben.

Reden Sie mit Ihren Mitarbeitern, um zu erfahren, ob in den privaten Räumlichkeiten überhaupt die Rahmenbedingungen gegeben sind, um im virtuellen Büro zu arbeiten. Ist die Bandbreite und Stabilität der Internetverbindung ausreichend? Wenn nicht, helfen Sie Ihren Mitarbeitern und stellen Ihnen beispielsweise UMTS-Sticks bereit. Viele Mobilfunkanbieter bieten darüber hinaus aktuell kostenlose Datenpakete an – dies kann in Gebieten mit schlechter DSL-Anbindung sehr hilfreich sein.

Benötigen Ihre Mitarbeiter einen zusätzlichen Monitor? Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, temporär einen Monitor aus dem Büro oder andere Ausstattung mit nach Hause zu nehmen.

Beim Einsatz eigener Hardware müssen dagegen bestimmte IT-Sicherheitsrisiken beachtet werden. Dies sollte nur in Absprache mit der IT-Administration geschehen. Zudem sind auch beim Homeoffice, insbesondere bei der Arbeit mit personenbezogenen Daten, datenschutzrechtliche Regeln zu beachten. Diese gleichen jedoch den Regeln im Büro. Beispielsweise sollten Mitarbeiter Ihren Computer bei Abwesenheit sperren oder dienstliche Unterlagen in abschließbaren Schränken aufbewahren.

 

4. Räumliche Abgrenzung im Homeoffice schaffen

Ihre Mitarbeiter sollten versuchen, sich auch im Homeoffice eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, in der sie konzentriert arbeiten können. Versuchen Sie mit Ihren Mitarbeitern Arbeitsmodelle zu finden, bei denen die Mitarbeiter trotz paralleler Kinderbetreuung ausreichend Zeit und Raum für die Arbeit im virtuellen Büro finden.

 

5. Ihre Mitarbeiter sollten ihre Arbeitszeiten planen

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten planen, beispielweise im Outlook-Kalender. Insbesondere in Phasen, in denen sich die Arbeitszeiten verschieben, ist es wichtig, dass alle Teammitglieder wissen, wann sie eine andere Person erreichen. Dabei sollten Ihre Mitarbeiter darauf achten, dass auch im Homeoffice die regelmäßigen Pausenzeiten eingehalten werden.

Wichtig ist, dass Sie offen mit Ihren Mitarbeitern darüber sprechen, wie sie ihre Arbeitszeiten in Abstimmung mit dem Partner oder der Familie realisieren können. Bei aufkommenden Herausforderungen sollte gemeinsam eine Lösung gefunden werden. Beispielsweise können halbe Tage Urlaub genommen werden. Damit kann man stundenweise im virtuellen Büro arbeiten und sich in der anderen Zeit beispielweise um die Kinderbetreuung kümmern.

 

6. Regelmäßiger Pulse-Check zwischen Geschäftsführung und Bereichs- bzw. Teamleitern

Insbesondere in ungewohnten und kritischen Situationen sollte es zu keinem Abbruch in der Kommunikation zwischen Geschäftsführung und Bereichs- bzw. Teamleitung kommen. Regelmeetings ermöglichen ein direktes Feedback aus beiden Richtungen. Herausforderungen werden frühzeitig bekannt. Entsprechend zeitnah kann so darauf reagiert werden.

 

7. Stellen Sie Videobotschaften der Geschäftsführung bereit

Um zu vermeiden, dass Mitarbeiter aufgrund der aktuellen Situation nervös und unsicher werden, sollte regelmäßig eine Kommunikation durch die Geschäftsführung erfolgen. Kurze, wöchentliche Videobotschaften bieten die Möglichkeit, persönlich an die Mitarbeiter heranzutreten und die aktuelle Situation zu erläutern sowie nächste Maßnahmen zu benennen – und nicht zuletzt auch positive Nachrichten kundzutun.

8. Lassen Sie Ihre Büroräume dennoch für Ihre Mitarbeiter offen

In gewissen Situationen kann es unumgänglich sein, dass die Mitarbeiter im Büro vor Ort sind. Schaffen Sie hier räumliche Distanz oder planen die Arbeit in aufgeteilten Teams im Schichtsystem. So vermeiden Sie, dass Mitarbeiter zu viel in Kontakt kommen. Im Ernstfall würde immer die Hälfte des Teams arbeitsfähig bleiben.

Aufgrund der aktuellen Situation werden immer mehr Meetings und Schulungen mit Partnern und Kunden online durchgeführt. Dazu ist man auf eine sehr stabile Internetverbindung angewiesen. Sollten Ihre Mitarbeiter einschätzen, dass sie für einen bestimmten Termin die Infrastruktur innerhalb der Firma benötigen, sollte es Ihnen ebenfalls weiterhin möglich sein, auf diese zurückzugreifen.

 

9. Gehen Sie offen mit Ihren Partnern und Kunden um

Der Großteil Ihrer Partner und Kunden wird Verständnis für die aktuelle Situation haben. Sprechen Sie offen mit ihnen darüber und klären Sie gemeinsam, wie sich aktuelle Projekte in gewohnter Qualität umsetzen lassen – auch virtuell. Wichtig ist, dass der Geschäftsbetrieb stabil aufrechterhalten wird und sie weiterhin für Kunden und Partner erreichbar sind. Egal, ob über ein ServiceDesk-Portal, E-Mail oder Telefon.

 

10. Planen Sie auch für Online-Termine Pausen ein

Wir empfehlen Ihnen, wie bei Vor-Ort-Terminen, maximal 1,5- bis 2-stündige Zeitslots einzuplanen und dann kurze Pausenzeiten anzubieten. So vermeiden Sie, dass die Konzentration abfällt. Je nach Inhalt des Termins sollte man die Inhalte ggf. auf 2 Tage strecken.

Wir hoffen, dass auch Ihnen, sofern möglich, die Umstellung auf Homeoffice gelingt.
Gern geben wir Ihnen weitere Tipps zum Umgang in der aktuellen Situation. Nutzen Sie dazu das Kontaktformular.

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