27. März 2020 Digitalisierung
Die aktuelle Situation stellt uns alle vor Herausforderungen, die wir so noch nicht kannten. Mit der kurzfristigen Umstellung auf Homeoffice und virtuelles Büro ergeben sich neue Probleme, die es zu bewältigen gilt. Mit diesem Blogbeitrag möchten wir unsere ganz persönlichen Erfahrungen aus den letzten Tagen mit Ihnen teilen und 10 Tipps für die Arbeit im virtuellen Büro geben.
Das Fehlen der sozialen Kontakte und des persönlichen Austauschs mit Kolleginnen und Kollegen im Büro wird oft unterschätzt. Denken Sie nur daran, wie schnell man sich über den Arbeitstisch zu aktuellen Themen sowie Aufgabenstellungen austauscht und so gemeinsam Lösungen für aufkommende Herausforderungen findet.
Virtuelles Teammeeting
Wir empfehlen, treffen Sie sich jeden Tag virtuell mit Ihrem Team. Dazu reicht bereits eine halbe Stunde. Diese Routine fördert das Teamgefühl und bietet jedem Teammitglied die Möglichkeit, einen Einblick in seine aktuellen Aufgaben- und Fragestellungen zu geben. Außerdem können so neue Impulse von den anderen Teammitgliedern eingeholt werden. Mit Videoübertragung wird das Meeting im virtuellen Büro noch persönlicher. Achten Sie also darauf, dass alle Teammitglieder über eine Webcam verfügen. Dabei sollten die gemeinsamen Teammeetings auch Raum für Small Talk und das gemeinsame Kaffeetrinken bieten.
Die Initiative sollte vom Teamleiter ausgehen. Er muss die Balance finden, zum einem die Möglichkeit zum Austausch zu bieten, die Strukturierung des Arbeitstages zu fördern und die Priorisierung der aktuellen Aufgaben zu unterstützen. Zum anderen sollte sich gleichzeitig nicht das Gefühl einstellen, dass eine permanente Kontrolle erfolgt. Schaffen Sie also eine gemeinsame Vertrauensbasis.
Jeder Mitarbeiter ist individuell. Daher geht auch jeder Mitarbeiter anders mit einer Homeoffice-Situation um. Stellen Sie sich auf Ihre Mitarbeiter ein und bieten Sie den regelmäßigen Austausch im 1:1-Modus an. Als Teamleiter werden Sie ein Gespür dafür entwickeln, welcher Mitarbeiter welche Unterstützung und in welchem Umfang im virtuellen Büro benötigt. Auch hier empfehlen wir ein virtuelles Meeting mit Videoübertragung.
So kann er aussehen, der Arbeitsplatz im Homeoffice
Neben dem regelmäßigen Austausch ist die technische Ausstattung das A und O für den Mitarbeiter. Um eine kurzfristige Umstellung auf Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten zu ermöglichen, muss eine stabile Infrastruktur, die mobile Hardware, ausreichend VPN-Zugänge, Internet-Telefonie und digitale Kollaborationstools umfasst, vorhanden sein. Wir sind bereits in unserem Blogbeitrag „Arbeiten im Homeoffice: Das sollten Firmen beachten“ detaillierter darauf eingegangen.
Da zuvor noch nie alle Mitarbeiter gleichzeitig den VPN-Zugang genutzt haben, mussten wir zunächst Lizenzen nachkaufen. Außerdem haben wir einen zweiten Einwahlserver aufgesetzt, um die Last zu verteilen.
Sparen Sie also nicht an der falschen Stelle und stellen Sie alle notwendige Technik und Tools bereit, die der Kollaboration und Kommunikation dienen. Um Frustration zu vermeiden, darf nicht versäumt werden, regelmäßig abzufragen, ob die technischen Rahmenbedingungen einwandfrei sind. Ihre Mitarbeiter sollten nicht damit beginnen, vermeidbare Workarounds zu entwickeln, um arbeitsfähig zu bleiben.
Reden Sie mit Ihren Mitarbeitern, um zu erfahren, ob in den privaten Räumlichkeiten überhaupt die Rahmenbedingungen gegeben sind, um im virtuellen Büro zu arbeiten. Ist die Bandbreite und Stabilität der Internetverbindung ausreichend? Wenn nicht, helfen Sie Ihren Mitarbeitern und stellen Ihnen beispielsweise UMTS-Sticks bereit. Viele Mobilfunkanbieter bieten darüber hinaus aktuell kostenlose Datenpakete an – dies kann in Gebieten mit schlechter DSL-Anbindung sehr hilfreich sein.
Benötigen Ihre Mitarbeiter einen zusätzlichen Monitor? Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, temporär einen Monitor aus dem Büro oder andere Ausstattung mit nach Hause zu nehmen.
Beim Einsatz eigener Hardware müssen dagegen bestimmte IT-Sicherheitsrisiken beachtet werden. Dies sollte nur in Absprache mit der IT-Administration geschehen. Zudem sind auch beim Homeoffice, insbesondere bei der Arbeit mit personenbezogenen Daten, datenschutzrechtliche Regeln zu beachten. Diese gleichen jedoch den Regeln im Büro. Beispielsweise sollten Mitarbeiter Ihren Computer bei Abwesenheit sperren oder dienstliche Unterlagen in abschließbaren Schränken aufbewahren.
Ihre Mitarbeiter sollten versuchen, sich auch im Homeoffice eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, in der sie konzentriert arbeiten können. Versuchen Sie mit Ihren Mitarbeitern Arbeitsmodelle zu finden, bei denen die Mitarbeiter trotz paralleler Kinderbetreuung ausreichend Zeit und Raum für die Arbeit im virtuellen Büro finden.
Lassen Sie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten planen, beispielweise im Outlook-Kalender. Insbesondere in Phasen, in denen sich die Arbeitszeiten verschieben, ist es wichtig, dass alle Teammitglieder wissen, wann sie eine andere Person erreichen. Dabei sollten Ihre Mitarbeiter darauf achten, dass auch im Homeoffice die regelmäßigen Pausenzeiten eingehalten werden.
Wichtig ist, dass Sie offen mit Ihren Mitarbeitern darüber sprechen, wie sie ihre Arbeitszeiten in Abstimmung mit dem Partner oder der Familie realisieren können. Bei aufkommenden Herausforderungen sollte gemeinsam eine Lösung gefunden werden. Beispielsweise können halbe Tage Urlaub genommen werden. Damit kann man stundenweise im virtuellen Büro arbeiten und sich in der anderen Zeit beispielweise um die Kinderbetreuung kümmern.
Arbeitszeiten planen
Insbesondere in ungewohnten und kritischen Situationen sollte es zu keinem Abbruch in der Kommunikation zwischen Geschäftsführung und Bereichs- bzw. Teamleitung kommen. Regelmeetings ermöglichen ein direktes Feedback aus beiden Richtungen. Herausforderungen werden frühzeitig bekannt. Entsprechend zeitnah kann so darauf reagiert werden.
Videobotschaften der Geschäftsführung
Um zu vermeiden, dass Mitarbeiter aufgrund der aktuellen Situation nervös und unsicher werden, sollte regelmäßig eine Kommunikation durch die Geschäftsführung erfolgen. Kurze, wöchentliche Videobotschaften bieten die Möglichkeit, persönlich an die Mitarbeiter heranzutreten und die aktuelle Situation zu erläutern sowie nächste Maßnahmen zu benennen – und nicht zuletzt auch positive Nachrichten kundzutun.
In gewissen Situationen kann es unumgänglich sein, dass die Mitarbeiter im Büro vor Ort sind. Schaffen Sie hier räumliche Distanz oder planen die Arbeit in aufgeteilten Teams im Schichtsystem. So vermeiden Sie, dass Mitarbeiter zu viel in Kontakt kommen. Im Ernstfall würde immer die Hälfte des Teams arbeitsfähig bleiben.
Aufgrund der aktuellen Situation werden immer mehr Meetings und Schulungen mit Partnern und Kunden online durchgeführt. Dazu ist man auf eine sehr stabile Internetverbindung angewiesen. Sollten Ihre Mitarbeiter einschätzen, dass sie für einen bestimmten Termin die Infrastruktur innerhalb der Firma benötigen, sollte es Ihnen ebenfalls weiterhin möglich sein, auf diese zurückzugreifen.
Der Großteil Ihrer Partner und Kunden wird Verständnis für die aktuelle Situation haben. Sprechen Sie offen mit ihnen darüber und klären Sie gemeinsam, wie sich aktuelle Projekte in gewohnter Qualität umsetzen lassen – auch virtuell. Wichtig ist, dass der Geschäftsbetrieb stabil aufrechterhalten wird und sie weiterhin für Kunden und Partner erreichbar sind. Egal, ob über ein ServiceDesk-Portal, E-Mail oder Telefon.
Wir empfehlen Ihnen, wie bei Vor-Ort-Terminen, maximal 1,5- bis 2-stündige Zeitslots einzuplanen und dann kurze Pausenzeiten anzubieten. So vermeiden Sie, dass die Konzentration abfällt. Je nach Inhalt des Termins sollte man die Inhalte ggf. auf 2 Tage strecken.
Wir hoffen, dass auch Ihnen, sofern möglich, die Umstellung auf Homeoffice gelingt.
Gern geben wir Ihnen weitere Tipps zum Umgang in der aktuellen Situation. Nutzen Sie dazu das Kontaktformular.
Anna Moosfeld sagt: Ich finde, es ist ein guter Hinweis, mit UMTS-Sticks zu arbeiten, falls im virtuellen Büro die Internetverbindung überlastet ist. Unsere Kollegen in Wien sind noch alle im Homeoffice. Bei einigen ist die Internetverbindung sehr schlecht, gerade, wenn mehrere Geräte dran hängen.
Sehr gut geschrieben und empfehlenswerte Tips, sowohl für AG als auch AN.
Danke!
Franziska Klose sagt: Hallo Herr Lippold,
vielen Dank für Ihren Kommentar.
Es freut uns sehr, dass Ihnen unser Beitrag gefällt.
Bleiben Sie gesund und viele Grüße
Franziska Klose von der N+P Informationssysteme GmbH
Desk Sharing ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende keinen fest zugewiesenen Schreibtisch haben, sondern die Arbeitsplätze flexibel und nach Bedarf teilen. Es ist Teil der Bemühungen vieler Unternehmen, ihre Arbeitsumgebungen agiler, effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Der Blogbeitrag zeigt auf, wie eine IT-Lösungen diese Bestrebungen unterstützt.
Die Entwicklung von Produkten, Maschinen und Anlagen findet unter immer größerem Zeitdruck statt. Die Realität in vielen Fällen: Entwicklung, Produktion und Vertrieb arbeiten am gleichen Produkt, aber auf einer unterschiedlichen Informationsbasis. Mehr denn je ist eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und somit durchgängige digitale Daten notwendig, diese gelingt nur auf einer gemeinsamen Basis für die Informationen.
Viele Fertigungsunternehmen arbeiten im Engineering oder bei der Fertigung ihrer Erzeugnisse mit externen Partnern zusammen. Ob Fremdfertigung oder -konstruktion, Angebotsanfragen oder interne/externe Projektzusammenarbeit - die digitale Verwaltung der Produktdaten und das zentrale Datenmanagement spielen dabei eine entscheidende Rolle. Wir zeigen, wie Unternehmen mit einfachen Werkzeugen durch einen sicheren und ortsunabhängigen Zugriff auf Projektdaten ihren Geschäftsbetrieb sichern und damit verbundene Herausforderungen bewältigen, um zukünftig mehr Effizienz und Wettbewerbsvorteile zu schaffen.
Danke für den Tipp, räumliche Distanz im Büro zu schaffen oder die Arbeit in aufgeteilten Teams im Schichtsystem zu planen. Mein Neffe hat keine Angst vor der Arbeit in Präsenz auch während der Pandemie. Er möchte aber in einem Unternehmen arbeiten, das gerade über ein kluges Schichtsystem verfügt.