19. März 2020 AEC/BIM CAFM CAM Digitalisierung ERP Mechanik
Immer mehr Unternehmen stellen für mehr Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance ihrer Mitarbeiter auf Homeoffice und mobiles Arbeiten um. Für manche Firmen gehört dies schon lange zum gelebten Standard. Andere sind dagegen erstmals mit dieser Situation konfrontiert. Wir geben Tipps für die Umsetzung von Homeoffice und mobiler Arbeit.
So kann er aussehen, der Arbeitsplatz im Homeoffice
Logischerweise bedarf es für das Büro in den eigenen vier Wänden einer mobilen Hardware. Am besten sind hier Unternehmen aufgestellt, deren Mitarbeiter mit Notebooks ausgestattet sind. Das ermöglicht die Arbeit von jedem Arbeitsplatz aus – egal ob in der Firma oder zu Hause. Die mobilen Computer bieten inzwischen zudem höchste Performance bei kleinstem Gewicht.
Werden im Unternehmen dagegen noch Tower-PCs genutzt, so lassen sich zur Not auch diese ins Homeoffice transportieren und nutzen. Da viele dieser Computer jedoch noch nicht über WLAN verfügen, muss hier zwingend ein LAN-Anschluss in der eigenen Wohnung zur Verfügung stehen.
Auch die Nutzung privater Endgeräte (bring your own device) ist möglich. Hier müssen jedoch bestimmte IT-Sicherheitsrisiken beachtet werden. Dies sollte nur in Absprache mit der IT-Administration geschehen.
Nach dem Start des Computers kann sich der Mitarbeiter über den VPN-Client in das Unternehmensnetzwerk einwählen
Um die täglichen Aufgaben von zu Hause aus erledigen zu können, muss der Mitarbeiter auf alle nötigen Ordner und Dokumente des Unternehmens wie gewohnt zugreifen können. Das ermöglicht eine VPN-Verbindung (Virtual Private Network).
Diese schafft eine verschlüsselte und damit geschützte Verbindung zwischen dem zu Hause genutzten Computer und den Servern des Unternehmens. Dafür ist die Installation einer Software nötig, dem VPN-Client, über den sich der Mitarbeiter nach dem Hochfahren des Computers mit wenigen Klicks in das Unternehmensnetzwerk einwählen kann.
Voraussetzung für die Nutzung von VPN ist der Einsatz einer Business-Firewall oder einer SSL-VPN Appliance im Unternehmen.
Telefonieren geht auch im Homeoffice dank Headset und Internet-Telefonie
Im Homeoffice müssen Mitarbeiter die Möglichkeit haben, wie gewohnt intern und extern zu telefonieren. An dieser Stelle sind Unternehmen mit fest installierten Telefonen im Nachteil. Besser ist dagegen der Einsatz von Firmen-Handys.
Noch besser ist jedoch die Nutzung einer VoIP-Lösung (Voice over Internet Protocol) mit SoftClient anstelle eines Tischtelefons. Über eine Software mit Hilfe eines Headsets können Mitarbeiter so unter ihrer gewohnten Rufnummer direkt von ihrem Laptop aus Anrufe tätigen und entgegennehmen. Eine solche TK-Lösung kann lokal im Unternehmen eingerichtet werden oder über Hosting bzw. Cloud-Angebote genutzt werden.
Die Zusammenarbeit und Kommunikation mit Kollegen, Partnern und Kunden gehört zum Arbeitsalltag eines jeden. Beides ist für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb unerlässlich. Das gilt umso mehr für das Arbeiten im Homeoffice. Neben E-Mail und VoIP bieten hier zahlreiche Tools die Möglichkeit des digitalen Austausches.
Eines dieser Tools ist Microsoft Teams. Als Bestandteil von Microsoft 365 bietet es zahlreiche Funktionen, die die interne sowie externe Zusammenarbeit und Kommunikation, auch aus dem Homeoffice heraus, ermöglichen. So kann über Einzel- und Gruppenchats sowie Video- oder Telefonkonferenzen mit Kollegen, Partnern und Kunden kommuniziert werden.
Der Anzahl der Gesprächsteilnehmer sind dabei kaum Grenzen gesetzt. Diese benötigen außerdem nicht zwingend eine Microsoft Teams-Lizenz. Das vereinfacht insbesondere die Kommunikation und Zusammenarbeit mit externen Personen. Zudem lassen sich dabei auch Dokumente und Bildschirmansichten mit den Teilnehmern teilen. Dadurch können Vertriebstermine, Kundengespräche, Teammeetings oder auch Events unkompliziert online durchgeführt werden.
Digitales Teamwork: Präsentationstermin als Videokonferenz
Für die Durchführung von Meetings und eine digitale Zusammenarbeit eignet sich alternativ auch das Tool Go-To-Meeting. Damit ist es unkompliziert möglich, Video- und Telefonkonferenzen zu starten und aufzuzeichnen. Auch dieses Tool ermöglicht durch das Teilen von Dokumenten und Bildschirmansichten die Zusammenarbeit aus dem Homeoffice heraus.
Auch die Videotelefonie-Lösung jitsi ermöglicht die digitale Kommunikation. Das kostenfreie Tools überzeugt durch seine einfache Bedienung und erfordert keine User-Konten.
Ein weiteres nützliches Tool ist Yammer. Das Programm ist ebenfalls Bestandteil von Microsoft 365 und eine Art Facebook für Unternehmen. Darüber lassen sich Informationen und Medien unternehmensübergreifend teilen, liken und kommentieren. Damit ermöglicht das Tool eine unternehmensübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit trotz Arbeit im Homeoffice oder an unterschiedlichen Standorten.
Die Arbeit im heimischen Umfeld kann angenehm, aber auch herausfordernd sein. Aus diesem Grund sind eine strukturierte Arbeitsweise und das Setzen von Zielen entscheidend. Für die nötige Konzentration ist außerdem auf eine ruhige Arbeitsatmosphäre und genügend Licht zu achten.
Arbeitsrechtlich sollte der Unterschied zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten berücksichtigt werden. Bei Homeoffice handelt es sich um einen fest installierten Arbeitsplatz zu Hause. Der Arbeitsgeber stellt die dafür notwendige Ausstattung und muss prüfen, ob die arbeitsschutzrechtlichen Standards im heimischen Büro erfüllt sind. Während der Arbeitnehmer in diesem Fall von zu Hause aus arbeiten muss, ist der Arbeitsort beim mobilen Arbeiten dagegen egal. Weitere arbeitsrechtliche Details finden sich hier.
Zudem sind auch beim Homeoffice, insbesondere bei der Arbeit mit personenbezogenen Daten, datenschutzrechtliche Regeln zu beachten. Diese gleichen jedoch den Regeln im Büro. Beispielsweise sollte der Computer bei Abwesenheit gesperrt werden oder dienstliche Unterlagen in abschließbaren Schränken aufbewahrt werden.
In unserer Checkliste finden Sie nochmals alle wichtigen Aspekte im Überblick. Einige der genannten Punkte lassen sich innerhalb von kurzer Zeit umsetzen.
Gern unterstützen wir Sie in der aktuellen Situation und auch in Zukunft kurzfristig bei der Umstellung auf Homeoffice sowie mobiles Arbeiten. Zudem stehen wir Ihnen für Fragen jederzeit zur Verfügung. Nehmen Sie daher gern Kontakt zu uns auf.
Bilder: Andrea Piacquadio@pexels, N+P Informationssysteme GmbH
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