APplus: Seriendruckfunktion zum Erstellen der Weihnachtspost nutzen

Um eine neue Vertriebsaktion anzulegen, geben Sie im Feld „Vertriebsaktion“ den Namen für die Vertriebsaktion ein. Durch einen Klick auf ❶ „Neuer Datensatz“ wird eine neue Kampagne/Vertriebsaktion angelegt. Über dem Button ❷ „Datensatz ändern“ lassen sich jederzeit Änderungen in der Vertriebsaktion speichern (Solange sich diese im Status 1 (❸) befindet).

Als nächstes ordnen Sie der Kampagne/Vertriebsaktion eine Aktivitätsart zu. Bei der Aktivitätsart muss darauf geachtet werden, dass der Kenner „Serienbriefe erzeugen“ aktiv gesetzt ist.

Eine Vertriebsaktion obliegt einer bestimmten Aktivitätsart. Innerhalb dieser Vertriebsaktion kann man somit mehrere Vertriebsaktionen und Aktivitäten hintereinander schalten (Folgeaktionen).

Nun wählen Sie die Word-Vorlage, welche Sie als Grundlage für den Serienbrief verwenden wollen. Mit einem Klick auf „Ok“ wird der Verzeichnispfad der Vorlage in das Feld eingetragen. Hinweis: Wenn die gewünschte Vorlage nicht zur Verfügung steht, dann schauen Sie sich den Punkt „Word-Vorlagen in APplus erstellen“ weiter unten in diesem Blog-Beitrag an.

Im Feld Klasse geben Sie nun den Namen für die Klasse an und klicken auf „Neuer Datensatz“.

Über die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten und Selektionskriterien, die hier zur Verfügung stehen, können Sie die Adressen für Ihre Weihnachtspost ganz individuell einschränken.

Wenn Sie beispielsweise Kunden aus ausgewählten Ländern anschreiben wollen, dann wählen Sie im Feld „Länder“ das gewünschte Land (hier können auch mehrere Länder gewählt werden) und im Feld Kunde den Eintrag „Nur Kunden“. Danach klicken Sie auf „Datensatz ändern“ und im Anschluss auf „Zuordnung anlegen“.

Sollten Sie sich ein wenig mit SQL auskennen, können Sie selbst eine Abfrage im Reiter „SQL-Abfrage“ erstellen und hinterlegen. Hierfür müssen allerdings die Filterkriterien in den Feldern leer sein.

Nachdem Sie Ihre Adressklasse fertig angelegt haben, wechseln Sie zurück in die Kampagne und öffnen den Reiter „Klassenauswahl“. Hier klicken Sie auf das Plus und suchen Ihre gewünschte Adressklasse.

Als nächstes fügen Sie der Vertriebsaktion ein Aktivitätsdatum hinzu. Optional kann man auch die Zeiten von „Beginn“ und „Ende“ definieren. Klicken Sie im Anschluss auf „Aktivitäten anlegen“.

APplus hat nun alle Adressen der Adressklasse in den Reiter „Ansicht“ übernommen. Dargestellt werden die nun angelegten Aktivitäten der Vertriebsaktion. (Wichtig: Die Sicht „Aktivitäten“ muss ausgewählt sein.)

Die Kampagne befindet sich jetzt im Status „2 Aktivitäten angelegt“ und es wurde für jede Adresse eine Aktivität angelegt. Die Briefe für Ihre Weihnachtspost können nun gedruckt werden.

Sie haben die Wordvorlage zusammengestellt, gespeichert und im Feld „URL-Vorlage“ erfasst, die Vertriebsaktion zur Serienbrieferzeug aufgebaut und über „Aktivitäten anlegen“ den Status der Kampagne in “2 Aktivitäten angelegt“ erzeugt? Dann können Sie sich jetzt über den Button „Serienbrief drucken“ (kleines Druckersymbol in der APplus-Menüleiste) die Serienbriefe erzeugen und in Word öffnen lassen, über E-Mail verschicken oder als Fax abschicken.

Bei der Auswahl von „E-Mail“ lässt sich noch entscheiden, ob der Text der Wordvorlage direkt dem E-Mail-Text entspricht oder dieser als Anhang verschickt werden soll.

Wurden die Serienbriefe versendet oder in Word geöffnet, sieht man das Ergebnis unter dem Reiter „Ansicht“. Hier sind alle adressspezifischen Vertriebsaktionen angelegt. Unter der Spalte „Ergebnis“ sieht man den Status der einzelnen Vertriebsaktionen (nun „versendet“). Sobald sich die Vertriebsaktion im Status “3 beendet“ befindet, wurden die E-Mails versandt.

Ergebnis E-Mail-Versand: Letztendlich erhalten alle angegeben E-Mail-Adressen in den Adressen der APplus-Adressklasse eine E-Mail.

Hinweis: Um Serienbriefe als E-Mail verschicken zu können, muss zunächst auf dem Client/Server entsprechende Software vorhanden sein, mit der man E-Mails verschicken kann (z. B. MS Outlook). Weiterhin muss der Mailversand in APplus eingerichtet sein.

In den Word-dots werden Felder, die APplus automatisch mit den Daten der Adressklasse füllen soll, wie folgt beschrieben:
«firma1», «firma2», «name», «strasse», «plz», «ort», «plz2»

Diese Felder beinhalten eine Feldfunktion namens „MergeField“, die eingefügt werden muss. Zu finden in MS Office Word unter: „Einfügen“ – „Feld“ – „Feldname“ = MergeField. In neueren Office-Versionen unter: „Einfügen“ – „Schnellbausteine“ – „Feld“. Bei „Feldname“ wird der Name des Datenfeldes eingetragen und anschließend auf „Ok“ geklickt. Der Inhalt zwischen den Tags entspricht hierbei dem Datenfeld in der Datenbank. Es sind die Feldnamen der Maske „Adresse bearbeiten“ zu benutzen. Diese findet man auch als Tool-Tip auf der Benutzeroberfläche von APplus, wenn man mit dem Mauszeiger über ein Feld geht. Ansonsten lässt sich eine Word-dot-Vorlage genauso schreiben wie ein Word-Dokument.