Aus dieser einen Änderung ist eine Reihe von Fehlannahmen entstanden – teils durch Verkürzung, teils durch Abschreiben voneinander. Wir haben uns die fünf verbreitetsten angesehen. Das Ergebnis vorweg: Die eigentliche Anforderung liegt nicht dort, wo die Diskussion sie vermutet. Sie ist kein Thema der Technischen Redaktion, sondern eines Ihrer Freigabe- und Änderungsprozesse.
MYTHOS 1: „AB 2027 MUSS DIE DOKUMENTATION DIGITAL SEIN.“
Artikel 10 Absatz 7 der Maschinenverordnung formuliert eine Kann-Regelung: Die Betriebsanleitung kann in digitaler Form bereitgestellt werden. Kann – nicht muss. Papier bleibt uneingeschränkt zulässig, und wer weiter druckt, ist am 20. Januar 2027 nicht plötzlich nicht mehr konform. Die Pflicht zur Online-Verfügbarkeit ist deshalb keine allgemeine Anforderung, sondern die Folge einer Entscheidung. Sie greift erst, wenn Sie sich für die digitale Bereitstellung entscheiden.
Und es gibt eine Korrektur in die andere Richtung: Warten müssen Sie auf 2027 auch nicht. Der Leitfaden zur Anwendung der Maschinenrichtlinie stellt in der Fassung von April 2024 fest, dass die Bestimmungen aus Artikel 10 Absatz 7 der Maschinenverordnung bei digitaler Bereitstellung die Übereinstimmung mit der noch geltenden Maschinenrichtlinie ermöglichen. Der Leitfaden ist Auslegungshilfe, nicht Rechtstext, die Richtung ist aber eindeutig. Die viel beschworene Stichtags-Dramaturgie ist damit für die digitale Anleitung weitgehend hinfällig, jedoch für die Verordnung insgesamt keineswegs. Bei den übrigen Neuerungen, etwa Software als Sicherheitsbauteil und dem erweiterten Begriff der wesentlichen Veränderung, ist der 20. Januar 2027 ein harter Stichtag. (siehe dazu Mythos 5)
Und trotzdem: Rechtlich freiwillig heißt nicht praktisch freiwillig. Fragen Sie einen Betreiber, ob er 2027 noch einen Aktenordner an der Maschine akzeptiert. Wer heute ausschreibt, erwartet durchsuchbare Informationen, die sich verlinken und ins eigene Instandhaltungssystem übernehmen lassen. Erst recht, wenn er selbst gerade seine Fabrik digitalisiert. Der Druck ist also real. Er kommt nur nicht aus der Verordnung, sondern vom Markt. Die Unterscheidung ist keine Wortklauberei. Wer wegen einer Frist digitalisiert, arbeitet auf einen Stichtag zu und ist danach fertig. Wer es tut, weil Kunden es erwarten, baut etwas, das dauerhaft tragen muss und landet bei den Fragen, um die es in diesem Beitrag geht.
MYTHOS 2: „DIGITAL BEDEUTET: PAPIER ABSCHAFFEN UND KOSTEN SPAREN.“
Die Erlaubnis kommt mit Bedingungen. Vier davon sind im Alltag entscheidend:
- Zugangshinweis: Auf der Maschine muss angegeben sein, wie auf die digitale Anleitung zugegriffen werden kann. Ist das an der Maschine nicht möglich, dann auf der Verpackung oder in einem Begleitdokument.
- Druck- und speicherbares Format: Die Anleitung muss jederzeit ausgedruckt, heruntergeladen und gespeichert werden können, ausdrücklich damit der Zugriff auch bei einem Maschinenausfall möglich bleibt.
- Papier auf Verlangen: Verlangt der Käufer zum Zeitpunkt des Kaufs eine gedruckte Fassung, muss er sie innerhalb eines Monats kostenlos erhalten.
- Nichtprofessionelle Nutzer: Bei Maschinen, die in die Hände von Verbrauchern gelangen können, müssen die wesentlichen Sicherheitsinformationen in Papierform vorliegen.
Der Druck verschwindet also nicht, er wird unplanbar. Sie brauchen weiterhin einen Prozess, der binnen eines Monats eine auftragsbezogene gedruckte Anleitung erzeugt. Die Aufwände für Bereitstellung, Zuordnung und Archivierung kommen hinzu. Die Ersparnis liegt nicht dort, wo man sie sucht.
MYTHOS 3: „DIE UMSTELLUNG IST EIN PROJEKT.“
Ein Projekt hat einen Abschluss. Diese Verpflichtung hat keinen. Wer digital bereitstellt, muss die Anleitung während der voraussichtlichen Lebensdauer der Maschine und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online zugänglich halten. Beides zusammen, nicht alternativ: Es gilt der längere Wert, zehn Jahre sind die Untergrenze. Bei einer Maschine, die zwanzig Jahre läuft, sind es zwanzig Jahre. Wichtig für die Planung: Die Frist hängt an der einzelnen Maschine, nicht an der Baureihe. Wer eine Baureihe fünfzehn Jahre lang liefert, hat eine mitlaufende Verpflichtung. Die letzte ausgelieferte Maschine zieht die Frist um mindestens zehn weitere Jahre nach hinten.
Der naheliegende Ausweg wäre, die voraussichtliche Lebensdauer kurz anzusetzen. Der funktioniert nicht: Nach unten ist wegen der Zehnjahresgrenze nichts zu gewinnen. Und diese Angabe ist kein Servicezeitraum, den Sie frei erklären. Sie ist eine zeitliche Grenze aus Ihrer Risikobeurteilung und muss zur konstruktiven Auslegung passen. Wer zehn Jahre erklärt und auf zwanzig konstruiert, schafft keine Entlastung, sondern einen Widerspruch in den eigenen Unterlagen.
Papier hatte bei alldem eine Eigenschaft, die nie als Vorteil diskutiert wurde: Es friert ein. Was 2019 im Ordner an der Maschine lag, liegt dort auch 2029. Der Auslieferungsstand war physisch konserviert, ohne dass es dafür einen Prozess brauchte. Digital friert nicht ein. Das ist kein Zustand, den man einmal herstellt, sondern einer, den man betreibt.
MYTHOS 4: „DIGITALE DOKUMENTATION IST SACHE DER TECHNISCHEN REDAKTION.“
Damit kein Missverständnis entsteht: Für Erstellung, Modularisierung, Übersetzung und Auslieferung von Informationen sind spezialisierte Redaktionssysteme das richtige Werkzeug. Dieser Abschnitt handelt von der Frage davor.
Die Maschinenverordnung verlangt keine Aktualisierung ausgelieferter Betriebsanleitungen. Es gibt keine Nachzugspflicht. Das gilt für den Regelfall. Löst eine sicherheitsrelevante Nichtkonformität Korrekturmaßnahmen aus, müssen auch ausgelieferte Maschinen adressiert werden. Dann ist es aber eine Rückruf- und keine Redaktionsfrage. Was die Verordnung stattdessen verlangt: In der Betriebsanleitung ist das Produktmodell, dem sie entspricht, klar zu beschreiben. Die Anforderung heißt also Verfügbarkeit plus eindeutige Zuordnung und nicht Aktualität.
Daraus folgt ein Fallstrick, der selten benannt wird. Sie müssen nichts nachziehen, aber Sie dürfen auch nicht einfach überschreiben. Wer eine Adresse je Maschinentyp pflegt und dort bei jeder Änderung den neuen Stand ablegt, erfüllt den Wortlaut und verliert dabei genau den Nachweis, den die Pflicht sichern soll. Nach der dritten Konstruktionsänderung ist für die 2028 ausgelieferte Maschine ein Konstruktionsstand hinterlegt, der nicht ihrer tatsächlichen Auslieferungskonfiguration entspricht. Auf Papier wäre das nicht passiert. Hier lohnt eine präzise Grenze. Verlangt sind Verfügbarkeit und die klare Angabe, welchem Produktmodell die Anleitung entspricht, nicht eine Versionierung je Seriennummer. Nur trägt die Modellzuordnung allein nicht, sobald sich innerhalb eines Modells etwas ändert, und das ist im Maschinen- und Anlagenbau der Normalfall. Rechtlich gefordert ist die Zuordnung; praktisch zwingend wird daraus die Version.
Damit stellt jede Änderung nach der Auslieferung vier Fragen:
- Betrifft diese Änderung ausgelieferte Maschinen oder nur die nächste Serie?
- Welche Seriennummern konkret?
- Wird der Stand draußen nachgezogen oder muss der alte Stand bewusst erhalten bleiben?
- Wer hat das entschieden, und ist die Entscheidung in fünf Jahren noch nachvollziehbar?
Diese Fragen hat Papier nie gestellt. Und kein einzelnes System beantwortet sie: Das Redaktionssystem kennt Dokumentversionen, aber keine Seriennummern. Das ERP kennt Lieferungen, aber keine Freigabestände. Das PDM kennt Konstruktionsstände, es endet aber in der Regel mit der Freigabe und weiß nicht, was am Ende in welcher Maschine verbaut und ausgeliefert wurde.
Was fehlt, ist keine weitere Ablage, sondern eine Lebenslaufakte: ein Datensatz je Maschine, der über die gesamte Lebensdauer festhält, welche Konfiguration ausgeliefert wurde, welche Dokument- und Softwarestände dazugehören und welche Änderung wann von wem freigegeben wurde.
Und das ist genau der Punkt, an dem die Zuständigkeit wechselt. Ein PDM sichert den Stand, bis er freigegeben ist. Das ist seine Aufgabe, und darin ist es meist gut. Was danach passiert, ist Sache eines PLM. Die Führung des Produkts über seinen Lebenszyklus, vom Auftrag über die ausgelieferte Konfiguration bis in Service und Umbau. Der Unterschied ist keine Frage der Systemgröße, sondern der Reichweite. Und die Maschinenverordnung verschiebt die Anforderung genau über diese Grenze – von der Konstruktion in den Lebenszyklus.
Dieselbe Logik löst eine Sorge, die viele Hersteller zu Recht haben. Stromlauf- und Medienpläne frei im Netz zu haben, ist kein erstrebenswerter Zustand. Der Hebel dagegen ist nicht der Login vor der Betriebsanleitung, sondern der Zuschnitt der Dokumente. Die technischen Unterlagen sind ohnehin nicht Gegenstand der Veröffentlichung. Sie werden aufbewahrt und auf Verlangen der Marktaufsicht vorgelegt. Und Schaltpläne gehören nur so weit in die Betriebsanleitung, wie sie für die Arbeiten erforderlich sind, die der Betreiber selbst ausführen darf. Sind Eingriffe in die elektrische Ausrüstung dem Fachpersonal vorbehalten, gehören sie in eine separate Wartungsanleitung für diese Zielgruppe. Welcher Inhalt in welchem Dokument für welche Zielgruppe steht, mit welchem Freigabestand, das ist eine Architekturentscheidung, und sie muss vor der Digitalisierung fallen. Wer erst hochlädt und dann trennt, hat schon veröffentlicht.
MYTHOS 5: „SOFTWARE IST EIN ANDERES THEMA.“
Die Maschinenverordnung erweitert die Begriffsbestimmung der Sicherheitsbauteile. Erfasst sind nun neben Bauteilen physischer, digitaler oder gemischter Art auch Software. Anhang III verlangt, dass sicherheitsrelevante Software gekennzeichnet, gegen unbeabsichtigte und beabsichtigte Verfälschung geschützt und jederzeit in leicht zugänglicher Form auffindbar ist und, dass die Maschine Belege über Eingriffe in ihre Software sammelt.
Damit ist der Softwarestand Teil der Maschinenkonfiguration. Ein Update, das das Verhalten der Maschine verändert, ist keine reine IT-Maßnahme mehr, sondern eine Änderung an der Maschine. Ob daraus eine wesentliche Veränderung wird, ist im Einzelfall zu bewerten und die Frage stellt sich aber bei jedem Update.
In der Praxis laufen hier zwei Welten getrennt: Mechanik und Elektrik im Änderungswesen des Engineerings, Software in der Versionsverwaltung der Automatisierung – eigene Freigaben, eigene Werkzeuge, keine gemeinsame Zuordnung zur Seriennummer. Wer in zehn Jahren belegen soll, welcher Dokumentstand zu welcher Maschine gehörte, muss dieselbe Frage für den Softwarestand beantworten können. Das ist per Definition kein Redaktionsthema.
Begriffe kurz eingeordnet:
- Maschinenverordnung (MVO): Verordnung (EU) 2023/1230, anzuwenden ab 20. Januar 2027. Ersetzt die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, ohne nationalen Umsetzungsakt.
- Betriebsanleitung: die Information für den Nutzer nach Anhang III. Für ihre digitale Bereitstellung gilt Artikel 10 Absatz 7; für die EU-Konformitätserklärung gilt Absatz 8 entsprechend.
- Technische Unterlagen: interne Nachweisdokumentation – Risikobeurteilung, Zeichnungen, Berechnungen, Prüfberichte. Wird der Marktaufsicht vorgelegt, nicht veröffentlicht.
- Wesentliche Veränderung: eine vom Hersteller nicht vorgesehene physische oder digitale Änderung, die eine neue Gefährdung schafft oder ein Risiko erhöht. Wer sie vornimmt, wird rechtlich zum Hersteller.
- PDM: versioniert Konstruktionsdaten innerhalb des Engineerings bis zur Freigabe.
- PLM: führt das Produkt über den Lebenszyklus – ausgelieferte Konfiguration je Maschine, Änderungen, Dokument- und Softwarestände.
- Lebenslaufakte: der maschinenbezogene Datensatz, der diese Angaben zusammenhält und die Zuordnung nachweisbar macht.
- Redaktionssystem (CCMS): Werkzeug zur Erstellung, Modularisierung und Auslieferung technischer Information.
Und wenn Sie Maschinen nicht bauen, sondern betreiben? Wer eine Anlage wesentlich verändert, umbaut oder mehrere Maschinen zu einer Gesamtheit verknüpft, übernimmt die Rolle des Herstellers, mit denselben Pflichten, einschließlich neuer Konformitätsbewertung. Die Fragen dieses Beitrags stellen sich dann eins zu eins. Nur meist ohne die Prozesse, die ein Maschinenbauer dafür schon hat.
Wissen vertiefen: Digitale Dokumentation in der Praxis
Wie lassen sich digitale Dokumentation, durchgängige Produktinformationen und die Anforderungen der EU-Maschinenverordnung in der Praxis umsetzen? Diese drei Webcast-Aufzeichnungen liefern Antworten und konkrete Impulse.
FAZIT: NICHT DIGITALISIEREN – ZUORDNEN KÖNNEN
Rechtlich müssen Sie 2027 nicht digital dokumentieren. Praktisch werden Sie es tun, weil Ihre Kunden es erwarten. Damit verpflichten Sie sich aber nicht auf eine Umstellung, sondern auf eine Zuordnung, die zehn Jahre und länger belastbar bleibt: welcher Dokumentstand, welcher Softwarestand, welche Maschine und wer das freigegeben hat. Das entscheidet sich nicht in der Redaktion, sondern in Ihren Freigabe- und Änderungsprozessen. Dort wird festgelegt, was bei einer Änderung mit den Maschinen passiert, die schon draußen stehen.
Ein Selbsttest: Nehmen Sie eine Maschine, die Sie vor sechs Jahren ausgeliefert haben. Können Sie in zehn Minuten sagen, welcher Dokument- und welcher Softwarestand mitgegangen ist und wer die letzte Änderung daran freigegeben hat? Wenn diese Antwort länger dauert, ist das kein Dokumentationsproblem. Es ist ein Engineering-Datenproblem und es wird nicht kleiner, wenn Sie die Anleitung ins Netz stellen.
Sprechen Sie mit uns! Als Prozess- und Beratungspartner schauen wir gemeinsam mit Ihnen, wie Konstruktionsstand, Softwarestand, Auslieferung und Dokumentation bei Ihnen zusammenfinden, bevor der Stichtag die Frage für Sie stellt.
Disclaimer: Dieser Beitrag ordnet die Anforderungen aus praktischer Sicht ein und ersetzt keine rechtliche oder sicherheitstechnische Prüfung im Einzelfall.
Quellen:
- Verordnung (EU) 2023/1230 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Juni 2023 über Maschinen, insbesondere Artikel 3 (Begriffsbestimmungen), Artikel 10 Absätze 7, 8 und 9 sowie Anhang III Abschnitte 1.1.9 und 1.7.4. Amtsblatt der EU vom 29. Juni 2023.
- Europäische Kommission: Leitfaden für die Anwendung der Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, Edition 2.3, April 2024, insbesondere § 255 (Auslegungshilfe, nicht rechtsverbindlich).
- DIN EN ISO 12100:2011: Sicherheit von Maschinen – Allgemeine Gestaltungsleitsätze, Abschnitt 5.3 (Grenzen der Maschine, zeitliche Grenzen).
- DIN EN ISO 13849-1: Sicherheit von Maschinen – Sicherheitsbezogene Teile von Steuerungen, zur angenommenen Gebrauchsdauer und zu Austauschintervallen verschleißbehafteter Bauteile.
- DIN EN ISO 20607: Sicherheit von Maschinen – Betriebsanleitung.
- BGHM – Berufsgenossenschaft Holz und Metall: FAQ zur Maschinenverordnung.
- VDI-Handlungsempfehlung Gebrauchsdauer in der funktionalen Sicherheit – ergänzend zur Lebensdauer-Thematik.
