Gerade in einer wirtschaftlich anspruchsvollen Phase sind Geschwindigkeit, Flexibilität und transparente Abläufe entscheidende Einflussfaktoren. Internationaler Wettbewerbsdruck, demografische Veränderungen und volatile Märkte erhöhen den Anpassungsdruck auf Industrieunternehmen.
Viele dieser äußeren Faktoren lassen sich kaum beeinflussen. Sehr wohl steuern lässt sich jedoch, wie schnell und effizient die Prozesse im eigenen ERP-System ablaufen. Hier setzt der APplus Flow Mode an und verbindet einzelne Aufgaben und Belege zu einem durchgängigen und transparenten Unternehmensprozess, statt sie isoliert zu bearbeiten.
Was bremst effizientes Arbeiten im ERP wirklich aus?
Ein ERP-System stellt zahlreiche Informationen und Funktionen bereit. Doch mehr Funktionen beschleunigen die Abläufe nicht automatisch. Im Arbeitsalltag müssen Anwender häufig wissen, in welcher Maske sie welche Eingabe vornehmen, welchen Beleg sie anschließend öffnen und welche Abteilung sie danach informieren müssen.
Der eigentliche Geschäftsprozess gerät dabei schnell aus dem Blick. Mitarbeiter bearbeiten einzelne Aufgaben, wechseln zwischen verschiedenen Bereichen und stimmen sich zusätzlich per E-Mail, Telefon oder Zuruf ab. Fehlt eine Information oder übersieht jemand einen Bearbeitungsschritt, bleibt der Vorgang liegen.
Der APplus Flow Mode verändert diese Perspektive: Nicht mehr der einzelne Beleg bestimmt die Arbeitsweise, sondern der Prozess.
Wie Flow Mode prozessorientiertes Arbeiten unterstützt
Der APplus Flow Mode stellt Geschäftsprozesse übersichtlich auf prozessorientierten Boards dar. Swimlanes bilden beispielsweise Bearbeitungsstände, Prozessphasen oder Verantwortungsbereiche ab. Dadurch erkennen die Beteiligten unmittelbar, wo sich ein Vorgang befindet, welche Informationen ihnen noch fehlen und welcher Schritt als Nächstes erforderlich ist.
Statt verschiedene Aufgabenlisten und Masken abzuarbeiten, bewegen Anwender den Vorgang per Drag-and-drop durch den definierten Prozess. Hinterlegte Regeln fordern Eingaben gezielt an, führen Prüfungen durch, stoßen Freigaben an und lösen nachfolgende Aktionen aus.
Aus der Frage „Welche Aufgabe muss ich als Nächstes bearbeiten?“ wird damit die wesentlich wichtigere Frage: „Wo befindet sich der gesamte Vorgang und was benötigt er, um weiterzulaufen?“
Konstruktion als Teil des Unternehmensprozesses
Was passiert, wenn Vertrieb und Arbeitsvorbereitung bereits mit einem Auftrag planen, während entscheidende Konstruktionsdaten oder Freigaben noch fehlen?
In vielen Fertigungsunternehmen ist die Konstruktion ein zentraler Bestandteil der Auftragsabwicklung. Trotzdem werden CAD- und PLM-Prozesse häufig noch als eigener Bereich betrachtet. Die Abstimmung von Zeichnungen, Stücklisten, Änderungsständen und Freigaben mit den kaufmännischen und produktionstechnischen Abläufen übernehmen die Mitarbeiter bislang manuell.
Mit einem durchgängigen Flow in APplus lässt sich die Konstruktion gezielt in den Unternehmensprozess einbinden. Ein Vorgang kann beispielsweise erst dann für die Arbeitsvorbereitung oder Fertigung freigegeben werden, wenn die notwendigen CAD-Daten vorliegen und der vorgesehene Freigabestatus im PLM erreicht wurde.
Damit werden CAD und PLM nicht zu nachgelagerten Datenquellen, sondern zu aktiven Bestandteilen der Prozesssteuerung. Änderungen werden früher sichtbar, Übergaben nachvollziehbarer und nachfolgende Bereiche erhalten die benötigten Informationen zum richtigen Zeitpunkt.
Besonders bei kundenindividuellen Produkten trägt diese Verbindung dazu bei, Rückfragen, veraltete Datenstände und unnötige Wartezeiten zu reduzieren.
Bereichsübergreifend arbeiten statt Aufgaben weiterzureichen
Geschäftsprozesse enden nicht an Abteilungsgrenzen. Vertrieb, Konstruktion, Einkauf, Arbeitsvorbereitung, Fertigung, Logistik und Rechnungswesen greifen häufig nacheinander oder parallel auf denselben Vorgang zu.
Der APplus Flow Mode ermöglicht es, diese Bereiche innerhalb einer gemeinsamen Prozesslogik miteinander zu verbinden. Jeder Beteiligte sieht, was bereits erledigt wurde, welche Informationen noch fehlen und an welcher Stelle eigenes Handeln erforderlich ist.
Der Vertrieb erkennt beispielsweise, ob noch eine technische Freigabe aussteht. Ob alle erforderlichen Konstruktionsdaten vorliegen, sieht die Arbeitsvorbereitung. Die benötigten Informationen erhält die Fertigung, sobald der vorgelagerte Prozessschritt abgeschlossen ist.
Statt einen Vorgang lediglich an die nächste Abteilung weiterzureichen, arbeiten alle Beteiligten entlang eines transparenten Gesamtprozesses. Das reduziert den Abstimmungsaufwand, verkürzt die Reaktionszeiten und verhindert, dass Vorgänge an organisatorischen Schnittstellen ins Stocken geraten.
APplus Flow Mode im praktischen Prozessablauf
Ein typischer Ablauf kann bereits mit der Freigabe eines Kundenauftrags beginnen. Benötigt der Auftrag konstruktive Anpassungen, wird zunächst die Konstruktion eingebunden. Der Vorgang erhält den entsprechenden Bearbeitungsstatus. Die zuständigen Mitarbeitenden sehen, welche Informationen und Aufgaben noch offen sind.
Sobald Zeichnungen, Stücklisten und Freigaben aus CAD und PLM vorliegen, kann der Vorgang in die Arbeitsvorbereitung wechseln. Erst wenn alle definierten Voraussetzungen erfüllt sind, startet APplus Flow Mode den nächsten Prozessschritt.
Anschließend werden die benötigten Auftrags- und Fertigungsinformationen gezielt an APplusMES übergeben. Die Fertigung kann auf einer verlässlichen Datenbasis starten und ihre Rückmeldungen wiederum für die nachfolgenden Prozessschritte bereitstellen.
Auch die Finanzbuchhaltung fügt sich in diesen Ablauf ein. Standardintegrationen stellen die relevanten Daten bereit und übernehmen deren Übergabe. Der entscheidende Vorteil liegt deshalb im schnellen und weitgehend automatisierten Prozessdurchlauf – ohne unnötige manuelle Zwischenstationen.
Dieses Beispiel zeigt nur eine mögliche Ausprägung. Entscheidend ist nicht der konkrete Musterprozess, sondern die Möglichkeit, unterschiedliche Bereiche, Systeme und Verantwortlichkeiten zu einem durchgängigen Ablauf zu verbinden.
APplus Flow Mode in der Praxis vertiefen
Sie möchten einzelne Prozessschritte genauer kennenlernen? In unseren Webcast-Aufzeichnungen zeigen wir, wie sich PLM, Fertigung und Finanzbuchhaltung mit APplus zu durchgängigen Abläufen verbinden lassen.
Standardprozesse flexibel an das Unternehmen anpassen
Kein Unternehmen arbeitet exakt wie ein anderes. Freigabestufen, Verantwortlichkeiten, Informationsbedarfe und Bearbeitungsreihenfolgen unterscheiden sich je nach Organisation, Produkt und Branche.
Ein wesentlicher Vorteil vom APplus Flow Mode liegt deshalb in seiner Flexibilität. Bewährte Standardprozesse können als Grundlage dienen und dort individuell erweitert werden, wo unternehmensspezifische Anforderungen einen echten Unterschied machen.
So lassen sich eigene Flows gestalten, ohne auf die Vorteile standardisierter Abläufe zu verzichten. Ändern sich Zuständigkeiten, Produkte oder Marktanforderungen, kann auch der Prozess angepasst werden. Diese Flexibilität hilft Unternehmen, schneller auf Veränderungen zu reagieren und ihre Abläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Routine automatisieren und Fachkräfte gezielt einsetzen
APplus Flow Mode kann Routineaufgaben automatisieren und definierte Folgeaktionen auslösen. Pflichtangaben werden gezielt angefordert, Regeln in den Ablauf integriert und nachfolgende Bearbeitungsschritte automatisch vorbereitet oder gestartet.
Dies reduziert den manuellen Aufwand. Gleichzeitig verkürzen sich Durchlaufzeiten und das Risiko, dass notwendige Schritte vergessen werden. Stärker auf Entscheidungen, Ausnahmen und Aufgaben konzentrieren können sich die Mitarbeiter dort, wo ihr Fachwissen tatsächlich benötigt wird.
Automatisierung bedeutet dabei nicht, die Kontrolle aus der Hand zu geben. Sie schafft vielmehr einen verlässlichen Rahmen, in dem Standardvorgänge schneller ablaufen und Abweichungen frühzeitig sichtbar werden.
Fazit: Geschwindigkeit entsteht durch durchgängige Prozesse
Wie wettbewerbsfähig ist ein Unternehmen, wenn zwar alle notwendigen Informationen vorhanden sind, der Prozess dazwischen aber immer wieder ins Stocken gerät?
Der Flow Mode in APplus macht aus einzelnen Aufgaben einen transparenten und geführten Unternehmensprozess. Swimlanes schaffen Orientierung, Drag-and-drop vereinfacht die Bearbeitung und hinterlegte Regeln sorgen dafür, dass das System Informationen gezielt anfordert und Folgeschritte zuverlässig auslöst.
Besonders wertvoll wird dieser Ansatz, wenn er neben den klassischen ERP-Bereichen auch Konstruktion, CAD, PLM, MES und die Finanzbuchhaltung einbezieht. Daten werden nicht nur zwischen Abteilungen und Systemen übertragen, sondern zum richtigen Zeitpunkt innerhalb eines abgestimmten Gesamtprozesses bereitgestellt.
Das schafft genau jene Vorteile, die Unternehmen angesichts struktureller Veränderungen benötigen: mehr Flexibilität, höhere Geschwindigkeit, kürzere Reaktionszeiten und eine effizientere Nutzung vorhandener Ressourcen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht mehr nur: Wie schnell bearbeiten Ihre Mitarbeitenden einen einzelnen Beleg? Sondern: Wie schnell und sicher durchläuft der gesamte Vorgang Ihr Unternehmen?
N+P unterstützt Sie dabei, bestehende Abläufe zu analysieren, Konstruktion und Fertigung einzubinden und mit APplus Flow Mode einen durchgängigen Prozess vom ersten Auftragsschritt bis zur weiteren kaufmännischen Verarbeitung zu gestalten.
Bildquellen: N+P
