Digitale Prozesse brauchen smartes Rechnungswesen!

8. Februar 2023 Digitalisierung ERP Gastbeitrag Martin Rückert, Diamant Software GmbH

Im Rechnungswesen und Controlling bietet die Digitalisierung und die damit einhergehende Automatisierung eine Reihe an Vorteilen und Chancen. Mitarbeitende werden von der Rolle des Datentypisten in die Rolle des sogenannten Prozess-Piloten befördert. Computer werden nicht müde, sind nicht gestresst und können langweilige und starre Aufgaben wieder und wieder ausführen. Die künstliche Intelligenz kann also den Menschen an der Stelle entlasten, wo es sinnvoll und effizient ist. Trotzdem wird der Mensch nicht aus dem Prozess ausgeschlossen und dort involviert, wo menschliche Intelligenz, Erfahrungen oder Menschlichkeit gefragt ist. Denn KI-Modelle können den Mensch nicht vollständig ersetzen, sie sind nicht zu komplexen Schlussfolgerungen in der Lage und können so, aufgrund von noch nicht abgeschlossenen Digitalisierungsprojekten, keinen vollständigen Blick auf alle Prozesse nehmen. Welche Möglichkeiten und Trends dazu gibt es bereits und welche wird es in der Zukunft geben?

Welche Vorteile bietet uns das smarte Rechnungswesen?

Digitale Prozesse brauchen smartes Rechnungswesen, denn auch im Rechnungswesen ist die Digitalisierung schon längst angekommen. Mithilfe von KI können Prozesse automatisiert und optimiert werden, vor allem in der digitalen Fabrik ist dies besonders sinnvoll. Das Rechnungswesen und Controlling hilft bei allen wichtigen Finanzprozessen, dazu zählen Absatzplanung, Marketing, Einkauf, Auftragssteuerung, Produktion, Vertrieb und Service. Der Hauptfokus liegt dabei darauf, eine mit allen Unternehmensprozessen frühzeitig und sorgfältig abgestimmte Produktionsplanung und Gestaltung der Fabrik, vornehmen zu können. Durch das smarte Rechnungswesen ergeben sich einige Vorteile im Bereich der Organisation und Prozesse, der Mitarbeitenden und der Fertigungstechnologie.

 

Organisatorische Prozesse

Ziel bei den organisatorischen Prozessen ist es, die gesamten Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten. Durch ein smartes Rechnungswesen kann man von kürzeren Durchlaufzeiten, einer besseren Planung und mehr Self-Service für bessere Interaktion der Prozesse mit den Mitarbeitenden durch Automatisierung profitieren.

 

Kürzere Durchlaufzeiten

Rechnungsverständnis im Rechnungseingangsmanagement

Ein Beispiel dafür ist bei der nachfolgenden Grafik zu sehen. Diese zeigt einen Screenshot aus einem Maschinenraum in Rechnungseingangsmanagement. Links ist eine gescannte Rechnung zu sehen, auf welcher sich viele relevante Informationen befinden. Die Software des smarten Rechnungswesens hat diese alle erkannt und bunt untermalt für eine bessere Übersicht. Allerdings geht es im Rechnungseingangsmanagement nicht nur um das einfache Erkennen eines Textes, sondern es geht um viel komplexere Prozesse, welche die KI übernimmt. Der Fokus liegt dabei auf dem Rechnungsverständnis, was bedeutet, dass das Verständnis dafür vorliegt, welche Felder auszufüllen sind, welche eine Bedeutung für den nachgelagerten Prozess haben. Die Daten werden automatisch auf der Rechnung erkannt und können dann an ein nachgelagertes Rechnungswesen- und/oder ERP-System übertragen werden. Beispiele dafür sind die Übertragung von Lieferdaten oder Fälligkeitsdaten an das Forderungsmanagement.

Dokumenten-Management

Auch das Dokumenten-Management ist ein wichtiger Bestandteil, denn dadurch wird die Bearbeitung riesiger Datenbanken verhindert. Mithilfe von KI werden Rechnungen seitenweise in zugehörige Kategorien klassifiziert und können so weiterbearbeitet oder übertragen werden. Durch diese Automatisierung werden kürzere Durchlaufzeiten ermöglicht, weil Prozesse schneller und effizienter bearbeitet werden.

 

Automatisierung in Rechnungsprozessen

Das smarte Rechnungswesen liest das Bankkonto automatisch aus und findet die passenden Zu- und Abbuchungen zu den passenden offenen Posten. Durch die KI lassen sich solche Prozesse durch maschinell gelernte Modelle, welche auf statistischen Verfahren beruhen, effizienter und smarter gestalten. Der Mensch wird an der richtigen Stelle entlastet, indem Zeit und Aufwand erspart werden.

 

Bessere Planung

Budget Controlling

Automatisierte Prozesse ermöglichen kürzere Durchlaufzeiten und sind damit Basis für eine bessere und aktuellere Planung. Das Budget Controlling ist ein wichtiger Bestandteil davon. Dieses ermöglicht, das man Einzel- und Gesamtpreise mit entsprechenden Steuersätzen extrahieren kann und so automatisch kontrolliert wird, ob alles seine Richtigkeit hat. Durch eine schnellere Zuordnung von entstandenen Kosten und Einkünften wird Budgetcontrolling wesentlich aktueller und automatisch möglich, was die Budgetkontrolle viel näher ans Tagesgeschäft rückt, ohne umständliche, manuelle Abfrage von manuell zusammengetragenen Zahlen.

 

Automatisierung in Rechnungsprozessen

Die künstliche Intelligenz findet Ähnlichkeiten in der Bestellnummer und dem Verwendungszweck der dazugehörigen Rechnung und kann so automatisch geeignete Geschäftsvorfälle vorschlagen, welche dann nur noch vom Menschen bestätigt werden müssen. Durch die Automatisierung werden Ungenauigkeiten hervorgebeugt, Tippfehler vermieden und Prozesse extrem beschleunigt. Das bietet die Grundlage für eine bessere Planung und Gestaltung der Prozesse, da Daten früher und verlässlicher zur Verfügung stehen.

Predictive Analytics

Auch dies ist ein wichtiges Thema, welches dem Rechnungswesen neue Chancen und Möglichkeiten bietet. Predictive Analytics ermöglicht es, Daten in die Zukunft zu extrapolieren, das nennt man in der KI Zeitreihenvorhersage. Durch die KI ist es also möglich mit neuronalen Netzen von einer beliebigen KPI bzw. Businesszahl eine Vorhersage für die Zukunft vorzunehmen, um darauf aufbauend eine präzise Finanzplanung und Simulationen machen zu können. Durch Simulationen kann man analysieren, wie sich bestimmte Kennzahlen auf andere Kennzahlen auslösen und in Zukunft entwickeln. Anhand eines Schiebereglers kann man beispielsweise untersuchen, wie sich der Umsatzerlös verändert, wenn der Materialaufwand in unterschiedlichen Zeitintervallen skaliert wird. Aufgrund dieser Möglichkeiten können präzise und aufschlussreiche Erkenntnisse gewonnen werden, um diese für die Planung der Geschäftsprozesse einzusetzen.

Ein konkretes Beispiel dafür wird in der Grafik gezeigt. Es zeigt einen exemplarischen Screenshot mit einem Confidence Interwall, einem Upperbound, einem Lowerbound und einem Mittelmaß. Die Kennzahlenvorhersage funktioniert hier extrem gut, besonders wenn man mit historischen Daten arbeiten kann. Wenn man abweichende Daten hat, wie beispielsweise aus der Coronakrise, ist es schwieriger, jedoch hat sich auch hier gezeigt, dass sich der Algorithmus sehr schnell anpasst und auch in solchen Fällen anwendbar ist. Durch eine Klassifizierung der Kurven in der Abbildung kann man anschließend erkennen, ob es sich hier um eine hoch monotone Kurve handelt, sie sich periodisch wiederholt oder andere Eigenschaften aufweist.

 

Mehr Self-Service für Mitarbeitende

Der Self-Service für Mitarbeitende bedeutet übersetzt die Selbstbedienung am Arbeitsplatz. Darunter versteht man webbasierte Programme oder Anwendungen, mit der Mitarbeitende eigenständig und ohne Wartezeiten auf andere Kollegen, Daten selbst anlegen, anzeigen, ändern oder Genehmigungsprozesse starten können. Mitarbeiter-Selfservice ist darauf ausgelegt, die Prozesse effizienter zu gestalten, indem wichtige Aufgaben digitalisiert und automatisiert werden. Gleichzeitig wird die Kontrolle über die eigenen Daten gesteigert und die Mitarbeiter sind in der Lage, sich um die Erfüllung der Prozesse zu kümmern. Durch mehr Self-Service wird die Arbeit den Mitarbeitenden deutlich vereinfacht.

 

Interaktion mit den Mitarbeitenden

 

Das Ziel von der KI im Bereich der Mitarbeitenden liegt darin, die Prozesse besser zu gestalten und den Mitarbeitenden keine zusätzliche Belastung auszusetzen bzw. sie zu entlasten. Wenn organisatorische und administrative Prozesse besser laufen und besser bedient werden, dann liegen für die Planung geeignetere Daten vor. Außerdem funktionieren auch alle anderen Prozesse besser. Dafür ist es allerdings wichtig, dass die Bedienung dieser Prozesse einfach ist, mehr Self-Service möglich ist und kein großes Vorwissen benötigt wird.

Mithilfe einer Sprachassistentin, die in die Software eingebunden ist, wird das ermöglicht. Diese lässt sich mobil bedienen, kann kommunizieren und liest Sachen vor. Außerdem erklärt und unterstützt sie bei Prozessen, lässt sich aber auch komplett abschalten, wenn gewünscht. So ist es möglich alle Prozesse durch die Sprache unabhängig von Ort und Zeit, durch eine leichte Bedienung, auszuführen. Dazu gehört zum Beispiel die Abfrage nach noch zu erledigenden Aufgaben oder die Genehmigung von Rechnungen. Mit der bereits erwähnten Zeitreihenvorhersage ist es auch hier möglich Kennzahlen abzufragen oder zu analysieren und eine Vorhersage für die Liquidität aus dem Finanzbereich geben zu lassen. Die Software kann also eine Reihe an Aufgaben erfüllen und ist sehr komplex. Wird diese Funktionsvielfalt nicht benötigt, können auch Gelegenheitsnutzer die wesentlichen Funktionen schnell und ohne Einarbeitungszeit mithilfe der Sprachassistentin nutzen. Dabei werden keine Vorkenntnisse benötigt, die nur „Buchhaltungsprofis“ kennen. Durch diese individuelle Anpassung und die Vorteile dieser Software können Prozesse besser bedient werden.

 

 

Zukunftsaussichten

In Verbindung mit der Digitalisierung und der Automatisierung wird sich oft die Frage gestellt, wie sich die Zukunft entwickelt. Wird die KI den Menschen weg automatisieren, so dass der Mensch ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr benötigt wird?

Wünschenswert ist es, dass sich in Zukunft ein Mensch-Maschine-Team entwickelt und der Mensch nicht abgelöst wird, sondern Hand in Hand mit der Maschine funktioniert. Das bedeutet, dass er nicht der Erfüllungsgehilfe der Maschine wird, also nur Datenpunkte verbal einführt, sondern das Mensch und Maschine im Team interagieren. Ziel ist es, dass die Maschine eine Wissensrepräsentation des Menschen hat und umgekehrt. Die Mensch-Maschine-Interaktion soll Vertrauen aufbauen und das Gefühl von Teamarbeit vermitteln, denn nur dann lässt sich aus Erfahrungen auch der Mensch gerne helfen. Das bedeutet, dass die Maschine und der Mensch an dem gleichen übergeordneten Prozess arbeiten, aber unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Ein Beispiel dafür wäre, dass die Maschine eine Überweisung ausführt, der Mensch allerdings sich darum kümmert den Mahnprozess menschlicher zu gestalten und die Kunden dementsprechend erinnert. Beide Prozessteilnehmer haben dabei das Wissen über die Aktion des jeweils anderen.

Ergänzend dazu gibt es sogar sogenannte virtuelle Aufseher, die verstehen, welches Teammitglied welche Aufgaben am effektivsten und effizientesten ausführen kann und die Aufgaben dementsprechend verteilt. Auch wenn dies vielleicht beunruhigend oder befremdlich klingt, zeigt die Forschung, das diese Vorgehensweise oft zu besseren Prozessen führt. Grund dafür ist, dass die Maschine objektiver und datenbasierter entscheidet und der Mensch oft subjektiv entscheidet. Diese Mensch-Maschine-Interaktion wird in Zukunft viele wichtige Prozesse in Unternehmen optimieren.

 

 

N+P als Digitalisierungspartner

Durch die Möglichkeiten der neuen digitalen Technologien schaffen wir es für unsere Kunden eine digitale und smarte Zukunft im Bereich des Rechnungswesens zu schaffen. Wenn sie weitere Informationen zu diesem Thema wünschen, können Sie sich gerne die Aufzeichnung unseres Vortrags im Rahmen der Smart Factory Days 2022 unter folgendem Link anhören: https://smart-factory-days.nupis.de/digitale-prozesse-brauchen-smartes-rechnungswesen.

 

Quellen: N+P, Shutterstock, Prof. Dieter Fischer (University of Applied Science North Switzerland)