Design Review im Maschinenbau: Wie digitale Freigabeprozesse Fehler und Zeit sparen

Aber wüssten Sie genauso sicher zu sagen, ob die Fertigung mit genau diesem Stand geprüft hat? Ob der Einkauf die richtige Revision in der Hand hatte, als er beim Lieferanten angefragt hat? Ob der Kunde der letzten Änderung tatsächlich zugestimmt hat und ob Sie und Ihr Lieferant gerade über dieselben Anforderungen reden? Genau hier, sobald die Freigabe die reine Konstruktionswelt verlässt, wird es im Maschinen- und Anlagenbau erfahrungsgemäß teuer. Lesen Sie in diesem Beitrag, warum der Design Review als abteilungs- und unternehmensübergreifender Prozess über Kosten, Qualität und Termine entscheidet und wie ein digitaler Ansatz Fehler vermeidet und Durchlaufzeiten verkürzt.

Das Engineering hat seine Stände im Griff – und trotzdem geht es schief

Zunächst eine Entlastung: Die Versionierung von Konstruktionsdaten ist in vielen Unternehmen längst gelöst. Genau das ist die Aufgabe eines Produktdatenmanagements (PDM). Es hält Modelle, Zeichnungen und ihre Revisionen sauber, eindeutig und nachvollziehbar. Innerhalb der Konstruktion funktioniert das in der Regel gut.

Trotzdem entstehen teure Fehler und das hat einen handfesten wirtschaftlichen Hintergrund. Nach gängiger Meinung werden zwischen 70 und 80 Prozent der späteren Produktkosten bereits in Entwicklung und Konstruktion festgelegt, obwohl diese Phase selbst nur einen kleinen Teil der Kosten verursacht. Die VDI-Richtlinie 4800 Blatt 1 beziffert den hier determinierten Anteil der Herstellkosten sogar auf rund 85 Prozent. Die Konstruktion ist also der größte Hebel auf Ihre Kosten.

Nur: Dieser Hebel wirkt erst dann zuverlässig, wenn der freigegebene Stand auch wirklich bei allen ankommt, die ihn brauchen und wenn alle, die zustimmen müssen, dies auf der richtigen Grundlage tun. Und genau das ist eben keine Frage des PDM mehr. Es ist die Frage, ob Ihr Design Review über die Grenzen der Konstruktion hinaus trägt: zu Fertigung und Einkauf, zur Qualitätssicherung, zu Kunden, Lieferanten und Entwicklungspartnern.

Begriffe kurz eingeordnet

• PDM (Produktdatenmanagement): Verwaltet und versioniert die Konstruktionsdaten innerhalb des Engineerings und sorgt dafür, dass klar ist, welcher Stand gilt.
• Design Review: Die strukturierte Abstimmung und verbindliche Freigabe eines Stands über das Engineering hinaus, mit allen relevanten Abteilungen und externen Beteiligten.
• Freigabe/Revision: Der verbindlich gültige Stand eines Objekts, eindeutig gekennzeichnet, dokumentiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar.

Wo es wirklich hakt? Wenn die Freigabe die Konstruktionswelt verlässt.

Der Reibungspunkt liegt also nicht in der CAD-Versionierung, sondern an den Übergängen. Dort, wo der Stand das Engineering verlässt und Menschen ins Spiel kommen, die nicht im selben System arbeiten. Typische Fragen aus dem Alltag, die heute oft niemand sicher beantworten kann:

• Hat die Fertigung mit dem richtigen Stand geprüft? Wenn die Arbeitsvorbereitung eine überholte Revision begutachtet, ist die Freigabe wertlos – der Fehler ist programmiert.
• Hatte der Einkauf die aktuelle Grundlage? Eine Anfrage oder Bestellung auf Basis eines veralteten Stands zieht sich bis zum Lieferanten durch.
• Hat der Kunde wirklich zugestimmt? „Ich glaube, das war so abgestimmt“ ist kein belastbarer Nachweis, schon gar nicht, wenn es später zur Reklamation kommt.
• Reden Sie mit dem Lieferanten über dieselben Änderungen und Anforderungen? Unterschiedliche Stände auf beiden Seiten führen zu Bauteilen, die formal korrekt, aber sachlich falsch sind.
• Sind alle Kommentare wieder eingepflegt – und wer hat was angemerkt? Anmerkungen aus QS, Fertigung oder vom Kunden verteilen sich über Telefonate, PDFs und Postfächer. Was davon ist erledigt, was übersehen, was nie zugeordnet worden?

In der Praxis wird genau dieser abteilungs- und unternehmensübergreifende Abgleich noch häufig über ausgedruckte Zeichnungen, PDFs und E-Mail organisiert. Das ist, ehrlich gesagt, kein Prozess, das ist organisiertes Hoffen, dass am Ende alle denselben Stand meinen und keine Rückmeldung verloren geht. Es fehlt die eindeutige, gemeinsame Grundlage, es fehlt die Nachvollziehbarkeit, wer wann was auf welcher Basis freigegeben hat, und es fehlt die verbindliche Bestätigung der Beteiligten – intern wie extern.

Spätestens beim Kunden explodieren die Kosten: Die Zehnerregel

Warum ist gerade dieser Übergang so kritisch? Weil ein Fehler, der die Freigabe unbemerkt passiert, mit jeder weiteren Station dramatisch teurer wird. Die Zehnerregel der Fehlerkosten – international „Rule of Ten“ – beschreibt es als Erfahrungswert des Qualitätsmanagements: Die Kosten zur Behebung eines unentdeckten Fehlers steigen je Stufe der Wertschöpfung um etwa den Faktor zehn.

• Entwicklung und Konstruktion: Kostenfaktor 1. Ein Fehler, der hier entdeckt wird, kostet eine Einheit – eine Änderung im CAD, eine Diskussion im Team.
• Arbeitsvorbereitung und Prozessgestaltung: Faktor 10. Sobald der fehlerhafte Stand in Arbeitspläne, Stücklisten oder Bestellungen eingeflossen ist, steigt der Aufwand für Korrekturen deutlich.
• Fertigung und Endprüfung: Faktor 100. Wenn Bauteile bereits gefertigt oder montiert wurden, sind Nacharbeit, Ausschuss und Stillstandzeiten die Folge.
• Auslieferung und Nutzung beim Kunden: Faktor 1.000. Rückrufe, Reklamationen und Reputationsschäden multiplizieren die Kosten.

Die konkreten Faktoren schwanken je nach Branche, die Aussage ist robust. Und sie bekommt im unternehmensübergreifenden Kontext zusätzliche Schärfe: Je mehr Beteiligte (Abteilungen, Lieferanten, Kunden) einen Stand passieren, desto mehr Stationen gibt es, an denen eine falsche Revision oder eine übersehene Anmerkung durchrutschen kann. Ein Fehler, der erst beim Lieferanten zu Ausschuss oder beim Kunden zur Reklamation wird, kostet nicht nur Geld, sondern auch Vertrauen. Der Design Review ist der Punkt, an dem sich das in der günstigsten Phase abfangen lässt, sofern der Prozess so weit reicht wie Ihre Zusammenarbeit.

Was ein digitaler Design Review-Prozess leisten muss

Die Lösung ist nicht, das interne PDM zu ersetzen – das erledigt seinen Job. Die Lösung ist eine Schicht darüber, die den Review über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg trägt. Ein belastbarer digitaler Design Review-Prozess leistet vor allem fünf Dinge:

• Eine gemeinsame, eindeutige Grundlage: Alle Beteiligten, auch Fertigung, Einkauf, QS, Kunde und Lieferant, sehen genau den Stand, der zur Prüfung und Freigabe ansteht. Nicht eine PDF-Kopie von gestern, sondern den verbindlichen Stand.
• Strukturierte Kommentare mit Rückführung: Anmerkungen entstehen direkt am Modell oder an der Zeichnung, sind eindeutig einer Person zugeordnet und werden nachverfolgt, bis sie eingearbeitet sind. Die Frage „Wer hat das nochmal angemerkt und ist es erledigt?“ erübrigt sich.
• Verbindliche, dokumentierte Zustimmung: Wer freigibt, intern wie auf Kunden- oder Lieferantenseite, tut das nachvollziehbar und revisionssicher. Aus „ich glaube, das war abgestimmt“ wird ein belastbarer Nachweis.
• Abgestimmte Änderungen und Anforderungen über Unternehmensgrenzen: Sie und Ihr Lieferant arbeiten nachweislich auf demselben Stand. Missverständnisse über „welche Änderung eigentlich gemeint war“ verschwinden.
• Durchgängigkeit und Datenhoheit: Freigegebene Stände fließen kontrolliert in nachgelagerte Systeme und lassen sich gezielt mit Externen teilen, ohne dass Sie die Hoheit über Ihre Daten verlieren.

Der Nutzen ist unmittelbar: weniger Rückfragen und Nacharbeit, kürzere Durchlaufzeiten und eine belastbare Rückverfolgbarkeit über alle Beteiligten hinweg. Vor allem aber hängt das Wissen über den gültigen Stand nicht mehr an einzelnen Köpfen, Telefonaten oder Postfächern.

Worauf es bei der Einführung ankommt

Die gute Nachricht: Das muss kein Großprojekt sein und es wirft Ihr funktionierendes PDM nicht über den Haufen, sondern setzt darauf auf. In der Praxis bewährt sich ein schrittweises Vorgehen:

• Klare Rollen: Wer stößt eine Freigabe an, wer koordiniert, wer prüft, wer überarbeitet und welche Rolle spielen Fertigung, Einkauf, QS sowie externe Prüfer auf Kunden- und Lieferantenseite?
• Niederschwelliger Einstieg: Starten Sie mit einem klar abgegrenzten Anwendungsfall am kritischsten Übergang, nicht mit dem Versuch, alles auf einmal abzubilden.
• Integration statt Insellösung: Der Mehrwert entsteht, wenn der Review auf den vorhandenen Engineering-Daten aufsetzt und freigegebene Stände kontrolliert weitergegeben werden, an Abteilungen wie an Partner.

Ein gut aufgesetzter Design Review ist zugleich der natürliche Ausgangspunkt für die nächsten Schritte. Auf demselben Fundament lassen sich angrenzende Themen abbilden, die ebenfalls über die Konstruktionswelt hinausreichen, etwa ein strukturiertes Änderungswesen, die Abstimmung unterschiedlicher Stücklistensichten zwischen Konstruktion, Fertigung und Service oder Rückmeldungen aus Produktion und Feld. Diese Vertiefungen beleuchten wir in den folgenden Beiträgen dieser Reihe.

Fazit: Der Stand muss nicht nur stimmen – er muss ankommen

Die Versionierung Ihrer Konstruktionsdaten ist die halbe Miete und meistens die bereits gelöste Hälfte. Die andere, teurere Hälfte entscheidet sich dort, wo der Stand das Engineering verlässt: Hat die Fertigung das Richtige geprüft? Hat der Kunde verbindlich zugestimmt? Reden Sie mit dem Lieferanten über dieselbe Änderung? Sind alle Kommentare zurückgeflossen? Bleibt dieser Abgleich in PDF und E-Mail stecken, verschenken Sie den größten Hebel, den Sie haben, und tragen das Risiko bis zu Ihren Partnern und Kunden weiter.

Erkennen Sie sich im Freigabe-Chaos an den Schnittstellen wieder? Dann warten Sie nicht, bis der nächste falsche Stand in der Fertigung, oder schlimmer: beim Kunden, landet. Je früher Sie Ihren Design Review-Prozess über die Konstruktionswelt hinaus in den Griff bekommen, desto mehr Fehler, Kosten und Nerven sparen Sie sich. Handeln Sie jetzt! Wir schauen gemeinsam mit Ihnen an, wo Ihre Freigaben an den Übergängen zu Abteilungen, Kunden und Lieferanten haken und wie ein durchgängiger, abteilungs- und unternehmensübergreifender Prozess für Sie aussehen kann. Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin.

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Bildquellen:

• Ehrlenspiel, K.; Kiewert, A.; Lindemann, U.; Mörtl, M.: Kostengünstig Entwickeln und Konstruieren – Kostenmanagement bei der integrierten Produktentwicklung. 8. Auflage, Springer, Berlin/Heidelberg 2020 (Kostenfestlegung in Entwicklung/Konstruktion, ca. 70–80 %).
• VDI 4800 Blatt 1:2016-02: Ressourceneffizienz – Methodische Grundlagen, Prinzipien und Strategien. Beuth Verlag, Berlin (Anteil festgelegter Herstellkosten in der Produktentwicklung).
• VDI 2221: Methodik zum Entwickeln und Konstruieren technischer Systeme und Produkte.
• Zehnerregel der Fehlerkosten / „Rule of Ten“ – Erfahrungsregel des Qualitätsmanagements; vgl. DIN 55350-11 (Begriffe zum Qualitätsmanagement, qualitätsbezogene Kosten) sowie DIN EN ISO 9000.