Raumreservierung und Assetreservierung mit CAFM

30. August 2018 CAFM Julian Nücklich

Im Gebäudebetrieb besteht immer wieder die Anforderung, dass ein Raum für eine Besprechung oder eine Veranstaltung bereitgestellt werden muss. Um die Raumsuche, Reservierungsanfrage, Reservierungsbestätigung und Reservierungsabrechnung zu unterstützen, nutzen Facility Manager CAFM-Lösungen.

„Die Anschaffung einer CAFM-Software stand für uns unter dem Ziel, den Workflow einheitlicher, schneller und somit effizienter zu gestalten.“

Herausforderungen beim Reservierungsmanagement

Facility Manager müssen verschiedene Reservierungsanfragen für Räume und andere Assets (z. B. Pkw) aufeinander abstimmen. Dabei sind die Anforderungen an die Räumlichkeiten und Assets vielfältig. Zu den wichtigsten Kriterien zählen bei der Raum- und Assetsuche das Datum, die Uhrzeit, der Standort, die Personenzahl sowie die vorhandene Ausstattung. Die Administration von Reservierungen verursacht hohe Koordinationsaufwände. Dennoch müssen schnell und präzise Antworten auf folgende Fragestellungen gefunden werden: Welcher Raum ist wann für eine Besprechung mit sechs Personen frei? Woher bekomme ich einen Beamer und eine Leinwand für den Termin dazu? Wie kann ich ein Catering für die Besprechungszeit hinzubuchen? Nicht zuletzt soll damit auch der Anspruch an effiziente Workflows, so wie sie die IKK Südwest beschreibt, erfüllt werden.

• Die Suche nach geeigneten Räumen und Assets muss anhand verschiedener Kriterien ermöglicht werden.
• Verschiedene Reservierungsanfragen müssen aufeinander abgestimmt werden, um Überschneidungen zu vermeiden.
• Software-Unterstützung beim durchgängigen Reservierungsmanagement

Software-Unterstützung beim Reservierungsmanagement

Um bei den vielen unterschiedlichen Reservierungsanfragen den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass es zu keinen Doppelbelegungen kommt, hat sich bei den verantwortlichen Mitarbeitern der Einsatz von CAFM-Lösungen etabliert. Diese unterstützt nicht nur den Sachbearbeiter beim Bestätigungs- und Abrechnungsprozess sondern auch den Mitarbeiter bei der Suche und Anfrage:

• Reservierung und Buchung von Besprechungs- und Konferenzräumen sowie anderer Assets
• Bestellung von Zusatzleistungen wie z. B. Verpflegung und Medientechnik
• Bereitstellung der Räume und Flächen inklusive der Zusatzleistungen

Eine geeignete CAFM-System sollte Facility Manager und Gebäudenutzer bei der optimalen Nutzung der Raum- und Assetressourcen unterstützen und Doppelbelegungen zu vermeiden. Dafür muss der komplette Reservierungsprozess zentral abgebildet werden. Dieser reicht von der Suche nach geeigneten Ressourcen bis hin zur Abrechnung der Reservierung:

• Kategorisierung von Reservierungsobjekten
• Kategorisierung nach der vorhandenen Technik
• Kategorisierung nach der Kapazität
• Visualisierung von Reservierungsobjekten
• Suche nach Objekten anhand verschiedener Kriterien
• Durchführung der Reservierung mit periodisch wiederkehrenden Zeiträumen
• Dokumentation der Objektübergabe mittels Formular
• Reservierungsbestätigung mit Informationen zu Objekt, Zeitraum und Kosten

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Foto: reas stix / pixelio.de