ERP-Projekteinführung: Das funktioniert auch virtuell

20. April 2020 ERP Roman Wolf

Denkt man an eine ERP-Projekteinführung oder an ein ERP-Update, geht man davon aus, dass der Dienstleister im Unternehmen vor Ort sein muss. Aber ist das auch heute noch so? Wir zeigen, dass diese Vorhaben mit den notwendigen Tools, virtuellen Projektteams, Online-Schulungen und Webcasts auch virtuell umsetzbar sind.

Dienstleistungen im Rahmen der ERP-Projekteinführung – Wie kommen diese eigentlich zum Kunden?

Dienstleistung ist seit jeher eine Aufgabe, die von den meisten Kunden und Dienstleistern als Vor-Ort Termin gewünscht und erbracht wird – so auch bei der ERP-Projekteinführung. Der Vorteil liegt dabei in einer persönlichen Kommunikation. Außerdem kann man sich einen Überblick über die Gegebenheiten vor Ort machen und die Menschen hinter den Telefonnummern kennenlernen.

Für die Dienstleister bedeutet das immer eine Fokussierung auf die anstehenden Aufgaben vor Ort. Jedoch stehen auch gewisse Reisezeiten und damit verbundene Kosten dahinter. Der Dienstleister kann sich entsprechend vorbereiten, Unterlagen und Handbücher ausdrucken und vorlegen sowie im Lehrer-Schüler-Modus seine Workshops und Schulungen durchführen. Fragen und Diskussionen sind ausdrücklich erwünscht.

Wie kann man das bisherige Vorgehen bei der ERP-Projekteinführung aufbrechen?

Die Dienstleistungen umfassen bei der ERP-Projekteinführung meistens diese 3 Schwerpunkte:

1. Erstellung des Fachkonzeptes und Schulung der Key-User auf Basis der durchgeführten Workshops und Abstimmungstermine
2. Technische Einrichtung und Implementierung des ERP-Systems in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung sowie den Key-Usern inklusive Installation der Software auf den Servern, Einbindung in die IT-Infrastruktur, Durchführung der Konfiguration sowie Integration weiterer Systeme (z. B. CAD-Software)
3. Schulung der Mitarbeiter – idealerweise durch Key User, finale Datenübernahme und Go-Live

Spricht denn irgendetwas dagegen, Schulungen, Einweisungen oder gar ganze Softwareeinführungen online durchzuführen? Eigentlich nicht. Alle Parteien müssen sich lediglich umgewöhnen, dass man keinen Ansprechpartner mehr „zum Anfassen“ hat. Außerdem sollte man auch die Fokussierung auf die entsprechenden Inhalte aufrechterhalten. Gelieferte Unterlagen müssen ggf. etwas mehr im Selbststudium bearbeitet werden – wie bei einem Fernstudium, nur ohne Abschluss.

Machen digitale Dienstleistungen bei der ERP-Projekteinführung Sinn?

Diese Frage kann man für Kunde und Dienstleister ganz klar mit „ja“ beantworten. Denn dank der notwendigen Tools, virtuellen Projektteams, Online-Schulungen und Webcasts ist das auch virtuell möglich. Wir gaben bereits in unserem Blogbeitrag „Virtuelles Büro“ 10 Tipps, wie man auch virtuell zusammenarbeiten kann. Was unternehmensintern funktioniert, funktioniert jedoch auch unternehmensübergreifend. Dabei empfehlen wir unbedingt die Verwendung der Videofunktionalität. Das Aktivieren der Kamera ist zwar für die meisten noch befremdlich, verringert aber die Gefahr, dass die Fokussierung verloren geht. Außerdem wird der Anschein einer richtigen Präsenzveranstaltung erweckt.

Der Vorteil auf Kundenseite liegt nicht nur in der Möglichkeit einer dezentralen Schulung, sondern auch in einer Kosteneinsparung. Dezentral deshalb, weil die involvierten Kollegen nicht zwingend an einem gemeinsamen Ort (z. B. Schulungsraum) sein müssen, sondern im besten Fall sogar aus dem Homeoffice heraus teilnehmen können.

Somit spart man als Kunde nicht nur Nebenkosten für den Dienstleister, sondern auch interne Kosten – eine Win-Win-Situation für den Kunden und den Dienstleister. Zudem entfallen die Kosten für das Catering, die Hotelübernachtung sowie die km-Pauschalen.

Für den Dienstleister entfallen zudem Reisezeiten und ein entspannter Trainer erwartet seine Teilnehmer zum digitalen Schulungsbeginn. Notwendige Unterlagen werden digital bereitgestellt und gemeinsam bearbeitet – der ökologische Fußabdruck wird immer grüner.

Solange also alle Fachabteilungen bei der Erstellung des Fachkonzeptes einbezogen werden, ausreichend Personalkapazitäten für die Aufbereitung der Stammdaten sichergestellt werden und ausreichend Pufferzeiten für unvorhergesehene Projektsituati­onen oder Kapazitätsengpässe sowie nach dem Go-Live eingeplant sind, steht der virtuellen Implementierung des ERP-Systems nichts im Wege.

Fazit

Unsere Welt dreht sich immer schneller und viele Unternehmen stehen immer wieder vor neuen Herausforderungen, egal ob auf Kunden- oder Lieferantenseite. Diesen Herausforderungen müssen wir uns stellen und gemeinsame Lösungen finden. Die Erbringung von digitalen Dienstleistungen hält aufgrund der aktuellen Situation immer mehr Einzug in das Geschäfts- und Privatleben.

Dadurch ergeben sich aber ebenso unerwartete Chancen. Egal ob ERP, CAD, PLM oder andere unternehmensrelevante Software – Schulungen zu Neuerungen, Modulerweiterungen oder komplette Neueinführungen – das alles wird weiterhin notwendig sein. Den Zeitpunkt und die Art der Umsetzung bestimmen Kunde und Dienstleister gemeinsam – egal ob vor Ort oder virtuell.

Erfahren Sie in der Meldung „Virtuelle Zusammenarbeit zwischen RB Solutions und N+P“ mehr darüber, wie ein ERP-Update virtuell durchgeführt werden kann.

Schritte für eine erfolgreiche ERP-Projekteinführung

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist mit einem personellen und finanziellen Aufwand sowie einem Eingriff in die Unternehmensabläufe verbunden. Daher ist eine gut durchdachte Planung von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines ERP-Projektes. Dabei ist es egal, ob die Projekteinführung bei Ihnen vor Ort oder virtuell erfolgt. Sie wollen wissen, was Sie bei einer ERP-Einführung erwartet? In diesem Whitepaper finden Sie unsere Checkliste für eine erfolgreiche ERP-Einführung mit zahlreichen Tipps.