Von PSP zu Vault: Software-Migration ohne Reibungsverlust

29. Januar 2020 Mechanik N+P Redaktion

Im Oktober 2014 kündigte Autodesk die Einstellung von Productstream Professional in 2017 an. Seitdem haben zahlreiche Unternehmen im Bereich Datenmanagement nach Alternativen gesucht. Auch wir haben einige Kunden bei der Neuauswahl geeigneter Software-Lösungen betreut und vermehrt bei der Migration nach Vault unterstützt.

Warum überhaupt eine PDM-Lösung wie Vault einsetzen?

Das Aufgabenspektrum in Unternehmen wird immer stärker durch rasch wachsende Märkte sowie wechselnde Anforderungen seitens der Kunden beeinflusst. Doch um auch über eine lange Zeit erfolgreich agieren zu können, sind flexible und reibungslos funktionierende Fertigungsprozesse von enormer Bedeutung. Die Produktentwicklung bildet dabei den Kern aller Wertschöpfungsprozesse. Hier entstehen große Datenmengen, die die Grundlage für nachgelagerte Arbeitsschritte und Abteilungen bilden.

In unseren Kundenprojekten zur Migration von Productstream (PSP) auf Autodesk Vault haben wir festgestellt, dass die Verwaltung aller entstehenden Daten ohne vorhandenes PDM-System bereits innerhalb kurzer Zeit zum Problem wird. Dabei werden Konstruktionsdaten und -dokumente zu Beginn über die normale File-Ablage organisiert. Allerdings gelangten die Abteilungen schnell an ihre Grenzen, was Übersichtlichkeit, Auffindbarkeit und Revisionssicherheit anging. Und eine standortübergreifende Zusammenarbeit von Teams war nur mit großen organisatorischen Aufwänden machbar, da zu keinem Zeitpunkt klar war, wer gerade an welchem Datenbestand arbeitete und ob es sich dabei um die aktuellste Version handelte.

Mithilfe einer Datenmanagement-Software lassen sich viele Prozesse automatisieren und dadurch vereinfachen. Diese eine zentrale und eindeutige Datenquelle stellt jederzeit den reibungslosen und fehlerfreien Informationsfluss entlang der Wertschöpfungskette im Unternehmen sicher.

Vorgehen bei der Migration von PSP zu Vault

Eine Migration überschreitet in ihrer Komplexität weit eine regelmäßige Aktualisierung oder ein Upgrade auf eine neue Software-Version. Neben einem grundlegenden Wechsel der Software-Infrastruktur sind häufig auch die eingesetzte Hardware, erlernte Prozessabläufe und nicht zuletzt der Nutzer betroffen. Gerade aus diesem Grund funktioniert ein solches Projekt nur mit genauer Planung und guter Vorbereitung.

In unseren Projekten wurden zumeist die relevanten Schlüsselfaktoren für eine erfolgsversprechende Umsetzung definiert. Diese umfassen i. d. R. einen detaillierten Projektplan, den Datenbestand an sich sowie das verantwortliche Projektteam. Bei einer gemeinsamen Erarbeitung der Faktoren entsteht dann automatisch der Effekt, dass auch alle Involvierten das gleiche Ziel vor Augen haben und gemeinschaftlich für das Projekt einstehen und es vorantreiben.

Projektplanung aufstellen

Um eine Vorgehensweise bei der Umsetzung von Migrationsprojekten zu definieren, bildet der Projektplan die Grundlage für alle Beteiligten. Er fungiert als eine Art Arbeitsanweisung. Definiert sind dabei nicht nur Anfang und Ende des Projektes sowie relevante Meilensteine. Einzelne Arbeitsschritte werden zu Aufgabenpaketen geclustert, mit Verantwortlichkeiten und einzuhaltenden Terminen versehen, damit auch nachgelagerte Aufgaben fristgerecht abgearbeitet werden können.

Projektteam etablieren

Weiterhin ist es zu empfehlen, auf beiden Seiten – also auf Seite des IT-Dienstleistern sowie auf Seite des Kunden – ein Projektteam zu etablieren. Beide Parteien müssen sich ihrer Aufgaben bewusst sein, Verantwortlichkeiten wahrnehmen und verbindlich in der Abarbeitung von Aufgaben agieren.

Datenbestand säubern

Um eine Migration von Productstream nach Vault erfolgreich zu gestalten, ist nicht zuletzt der vorhandene Datenbestand für die Migration vorzubereiten. Ziel ist eine „saubere“ Datenbasis im Altsystem. Dabei sollten doppelte Datensätze bereinigt, sogenannte Karteileichen gelöscht und fehlende Verknüpfungen wiederhergestellt werden. Mithilfe von Testmigrationen kann dann geprüft werden, ob alle Informationen aus der alten Software in Vault richtig ankommen und auch die Weiterbearbeitung gewährleistet ist.

Anwender mitnehmen

Nicht zuletzt macht man alle Anwender mit der neuen Software-Umgebung vertraut. Neben Anwenderschulungen hat sich gezeigt, dass auch das frühzeitige Aufsetzen von Testumgebungen zu einem schnellen Kennenlernen von Vault führten. Dies förderte ebenfalls die interne Wissensvermittlung unter Kollegen.

Funktionale Mehrwerte von Vault

Vault unterstützt Konstrukteure dabei, ihre Innovationskraft zu erhöhen, da das aufwendige Suchen von Dateien entfällt. Ein leichtes Handling des Systems steigert dabei die Performance und ermöglicht ein modernes Engineering.

• • Im Vergleich zu Productstream punktet Vault mit Funktionalitäten, die das Arbeiten einfacher, übersichtlicher und logischer gestalten.
  • Durch die Office-Integration wird die Organisation von Arbeitsanweisungen oder Betriebsanleitungen erleichtert.
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    Verknüpfung von Vault-Funktionalitäten im Inventor-Menü

    Auch Nicht-Konstrukteure, wie Marketing, Vertrieb und Produktmanagement, können auf Vault zugreifen und Produktvisualisierungen für Präsentationen oder den Angebotsprozess erstellen. Das entlastet die Konstruktion.

  • Vault bietet umfassende Möglichkeiten für ein durchgängiges Änderungsmanagement, z. B. eine intuitive Verwaltung und Automatisierung von Änderungsaufträgen.
  • Das vorhandene Freigabewesen ermöglicht die Definition von verschiedenen Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen.
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    Dashboards in Autodesk Vault: Übersicht zu Bauteilen und Duplikaten von Bauteilen in Prozent

    Eine lückenlose Bearbeitungshistorie ist zu jedem Zeitpunkt transparent.

  • Durch die Technologie des Ein- und Auscheckens von Dateien für deren Bearbeitung ist jederzeit sichergestellt, dass nicht zur gleichen Zeit von verschiedenen Benutzern auf einen Datensatz zugegriffen werden kann.
  • In Vault werden ausgecheckte Dateien lokal bearbeitet. Das führt zu einem erheblichen Performance-Gewinn.

Noch mehr Performance für die Entwicklungsabteilung

Damit sich Konstrukteure auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, haben wir mit den NuPTools clevere Produktivitäts-Tools entwickelt, die bei der Automatisierung von alltäglichen und teils umständlichen Routineaufgaben wie der Erstellung von Projektordnern oder dem Löschen verwaister Dateien aus Autodesk Vault heraus helfen.

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Bildquellen: Autodesk, N+P Informationssysteme, ©pisauikan/©Pexels@pixabay.com