Dokumentensuche: wie Schnitzeljagd nur lästiger
In zahlreichen Archiven finden sich noch die Überreste eines veralteten Dokumenten-Managements
Sicher erinnern Sie sich noch an dieses lustige Spiel aus Ihrer Kindheit. Doch was uns damals große Freude bereitete, ist heute im beruflichen Alltag alles andere als vergnüglich.
Zu den administrativen Tätigkeiten deutscher Büroangestellter gibt es zahlreiche Studien. Das Resultat einer aktuellen Umfrage (Statista, März 2018): 51 Prozent der Befragten gab an, täglich mehr als 60 Minuten Angebote, Aufträge, Rechnungen, Präsentationen, Kalkulationen, Vorlagen und andere Dateien zu suchen, zu drucken und abzulegen.
Eine Arbeitsweise, die laut Befragung nur jeder fünfte Mitarbeiter als effizient bewertet. Über die Hälfte der Befragten würde deswegen die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems, kurz: DMS, begrüßen.
Dokumenten-Management: was ist neu daran?
Schon vor langer Zeit wurden Dokumente gemanagt. Zunächst nur in dicken Aktenordnern und staubigen Archiven. Mit dem Einzug der Computer in Büros und Verwaltungen scannten die Mitarbeiter wichtige Rechnungen und Verträge dann ein und legten sie digital in Ordnerstrukturen ab.
Moderne Dokumenten-Management-Systeme nutzen heute Datenbanken und bieten Schnittstellen zu den unterschiedlichsten Systemen. Außerdem bieten sie neben der Dokumentenablage verschiedenste Zusatzfunktionen. Die Grenze zu Enterprise Content- (ECM) und Enterprise-Information-Management (EIM) ist dabei fließend.
Welche Mehrwerte schafft ein Dokumenten-Management-System?
Eine strukturierte und zentrale Archivierung wichtiger Dokumente nützt allen Unternehmen, die täglich eine Vielzahl von Informationen verarbeiten. Ein Dokumenten-Management-System ermöglicht hier die effiziente Ablage, Suche und Nutzung von Informationen. Fragen wie: „Wo ist der zugehörige Eingangsrechnungsbeleg?“ oder „Haben wir die letzte Ausgangsrechnung noch vorliegen?“ gehören damit der Vergangenheit an.
Einhaltung von Aufbewahrungspflichten
Gleichzeitig kann Ihnen ein modernes Dokumenten-Management-System die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erleichtern. Zu nennen wären hier beispielsweise die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Flexibler Zugriff und Versionierung
Dank zentraler Datenhaltung können Nutzer jederzeit und von überall aus auf wichtige Informationen zugreifen und diese bearbeiten. Dafür ist eine entsprechende Berechtigung erforderlich. Änderungen werden entsprechend protokolliert und Dokumente ggf. als neue Version angelegt. So bleiben auch ältere Stände erhalten und Veränderungen lassen sich leicht nachvollziehen.
Berechtigungsmanagement
Wer Dokumente lesen, verändern oder gar löschen darf, wird zentral gesteuert. Somit schaffen Sie Ordnung und stellen einen abteilungsübergreifenden Informationsfluss sicher. Zudem schützen Sie wichtige Unterlagen vor unbefugtem Zugriff, Veränderungen und dem Verschwinden.
Welche Vorteile bietet eine Systemintegration?
Noch effizienter wird Dokumentenmanagement, wenn die Software direkt an Systeme angebunden wird, die Dokumente erzeugen oder darauf zugreifen. So ermöglichen beispielsweise zeitgemäße ERP-Systeme eine Integration entsprechender Dokumenten-Management-Systeme.
In Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung und vielen weiteren „papierintensiven“ Bereichen lassen sich damit nicht nur Such-, sondern auch Durchlaufzeiten typischer Geschäftsprozesse drastisch verkürzen. Das ist möglich, indem zum Beispiel Angebote versioniert, automatisch zentral abgelegt und direkt aus der ERP-Maske aufgerufen werden können. Gleiches gilt für wichtige E-Mails, welche wahlweise per Drag & Drop oder voll automatisiert ins Dokumenten-Management-System überführt und bequem vom ERP-System aus angezeigt werden können.
Mit Hilfe von Workflows gestalten Sie außerdem Routineabläufe wie Lieferscheinprüfungen und anschließende Rechnungsfreigabe. Das spart Zeit, Geld und reduziert die Fehlerquote.
Fazit: Ein Dokumenten-Management-System spart Zeit und Kosten
Durch eine effizientere Ablage, Suche und Nutzung von Informationen und Belegen sorgt ein Dokumenten-Management-System für eine Zeit- und Kosteneinsparung. Denn trotz ausgefeilter Ordnerstruktur und Ablagevorschriften fallen in deutschen Büros täglich über 60 Minuten Arbeitszeit pro Mitarbeiter für die Suche nach Dokumenten an. Bei einem angenommenen Stundensatz von 40 Euro und 220 Arbeitstagen im Jahr bedeutet das jährliche Kosten pro Mitarbeiter in Höhe von 8.800 Euro. Eine Schnitzeljagd, die mittelständische Unternehmen teuer zu stehen kommt.
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