Kennzahlen sind die Grundlage eines erfolgreichen Facility Managements. In diesem Blogbeitrag geben wir einen Überblick über wichtige Kennzahlen, aus denen sich anschließend Optimierungsmöglichkeiten ableiten lassen.
Aufbauend auf seinen Erfahrungsschatz aus über 25 Jahren CAFM-Vertrieb, versteht sich Harry Liedtke als Koordinator im CAFM-Projektvertrieb. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der ganzheitlichen Betrachtung des Gebäudelebenszyklus unter Einschluss der konkreten Situation beim Kunden. Ein Best-of findet sich im N+P-Blog wieder.
Kennzahlen sind innerhalb des Facility Managements für verschiedene Bereiche nutzbar. Dieser Blogbeitrag konzentriert sich im Folgenden insbesondere auf Kostenkennzahlen und Basiswerte für verschiedene Gebäude, welche ins Verhältnis zu anfallenden Kosten gesetzt werden.
Kostenkennzahlen im Facility Management
Kostenkennzahlen stellen die Kosten verschiedener Bereiche des Facility Managements, wie z. B. der Reinigung oder dem Vermietungsmanagement, dar.
Langfristig können sie Aufschluss darüber geben, wie sich diese Bereiche und in welchem Maß verändern. In der Regel ist dabei nicht eine einzelne Kennzahl entscheidend, sondern die Summe verschiedener Variablen, die Entwicklungen und Trends möglichst umfassend darstellen. Diese Summe ist jedoch immer auch im Kontext der Marktsituation zu betrachten. Zum Beispiel können gestiegene Reinigungskosten sowohl durch einen größeren Reinigungsaufwand, als auch durch gestiegene Preise (z. B. durch gestiegene Mindestlöhne) begründet sein. Kostenkennzahlen für Immobilien sind weiterhin untergliedert in z. B. Nutzungskosten, Kosten des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagements.
Unterstützung bei der Ermittlung und Darstellung von Kennzahlen im Facility Management
Um die Prozesse im Facility Management zu optimieren und Kosten zu senken, ist es zunächst notwendig, sich einen Überblick zu verschaffen. Mit Hilfe eines CAFM-Systems können verschiedene FM-Daten erfasst, gesammelt, analysiert und ausgewertet werden. Ein CAFM-System, wie SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS), bildet die zentrale Plattform für die Verknüpfung der Daten zu Gebäudegrößen, anfallenden Kosten und Erträgen sowie zu verschiedenen Medienverbräuchen (Strom, Wasser, Gas usw.).
Ein CAFM-System sollte standardmäßig Kennzahlen laut den Normen DIN 276 bzw. DIN 18960 enthalten. Also Kennzahlen zu Betriebskosten, Instandhaltungskosten, Ver- und Entsorgungskosten sowie Kosten des Objektmanagements. Diese können anschließend zusätzlich einem Verursacher, wie einem Objekt oder einer Anlage, zugewiesen werden. Somit ist immer ersichtlich, an welchem Objekt und in welcher Höhe Kosten verursacht wurden.
Neben Standardreports können in einem geeigneten CAFM-System individuelle Kennzahlen definiert werden. Diese kann man sich dann auf Knopfdruck in anschaulichen Reports darstellen lassen. Hinzu kommen branchenspezifisch vorgeschriebene Reports, die durch das eingesetzte CAFM-System unterstützt werden sollten. Beispielsweise müssen Kommunen regelmäßig Energieberichte vorlegen.
Herausforderungen im Facility Management?
Unser Whitepaper „Vorteile von CAFM im FM“ stellt Ihnen die wichtigsten FM-Prozesse detailliert vor und zeigt Ihnen auf, welche Vorteile sich durch den Einsatz einer CAFM-Lösung im FM ergeben.
Folgende Reports und Auswertungen haben sich im Facility Management bewährt
Buchungen nach Kostenart/Kostenträger/Kostenstelle sowie nach Maßnahmen oder Umlagefähigkeit
Kostenentwicklungen und Vergleiche
Abfallmengen in einem festgelegten Zeitraum
Auslastung der Reinigungskräfte
Reinigungskosten und -pläne
Bilanzen von Gebäuden oder Gebäudekomplexen
Jahresverbräuche für Gebäude oder Gebäudekomplexe – auch im Vergleich
Monatsverbräuche für Gebäude oder Gebäudekomplexe
Kostenarten als Basis für Auswertungen im CAFM-System SPARTACUS
Benchmarking mit CAFM
Außerdem kann ein CAFM-System dabei unterstützen, Basiswerte wie z. B. Flächen oder Mitarbeiterzahlen für jedes Gebäude zu ergänzen und verschiedene Gebäudearten, wie zum Beispiel Schulen oder Bürogebäude, zu klassifizieren. Setzt man Kosten in Relation zu solchen Basiswerten, können Reports erstellt werden, die eine Vergleichbarkeit verschiedener Gebäude ermöglichen.
Stromkostenvergleich pro Gebäude in SPARTACUS
Eine Benchmark-Funktion erlaubt Vergleiche von Soll- und Referenzwerten. Auch hier werden die Vergleiche in Relation zu Basiswerten betrachtet, also z. B. der Wasserverbrauch pro Mitarbeiter oder Stromkosten je Quadratmeter.
Vergleich Stromkosten verschiedener Gebäude über mehrere Jahre in SPARTACUS
Aufbauend auf seinen Erfahrungsschatz aus über 25 Jahren CAFM-Vertrieb, versteht sich Harry Liedtke als Koordinator im CAFM-Projektvertrieb. Dabei liegt der Schwerpunkt auf der ganzheitlichen Betrachtung des Gebäudelebenszyklus unter Einschluss der konkreten Situation beim Kunden. Ein Best-of findet sich im N+P-Blog wieder.
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Eine Benchmark-Funktion erlaubt Vergleiche von Soll- und Referenzwerten. Auch hier werden die Vergleiche in Relation zu Basiswerten betrachtet, also z. B. der Wasserverbrauch pro Mitarbeiter oder Stromkosten je Quadratmeter.
