Mit Diamant®/3 ganz einfach ins neue Wirtschaftsjahr – Teil 1/2

14. Juni 2023 ERP Catharina Ruppl

Alle Jahre wieder – das Jahresende ist schneller da, als man denkt. Damit die Buchhaltung nicht in Hektik verfällt, unterstützt Diamant an vielen Stellen die Vorbereitungen auf das neue Wirtschaftsjahr. Wir zeigen im Blog-Beitrag, wie genau das aussehen kann.

Mit einem Klick die Eröffnungsbilanz für das neue Wirtschaftsjahr erstellen

Erkennen Sie sich wieder? Die klassische kaufmännische Ausbildung hat uns gelehrt, dass am Ende eines Wirtschaftsjahres die Abschlussbuchungen vorgenommen werden und somit eine Schlussbilanz erstellt wird. Zu einem Beginn des Wirtschaftsjahres werden anschließend die Buchungen für eine Eröffnungsbilanz erfasst. Die Berechnung der einzelnen Salden und der Abschluss der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sind nur einige der vorbereitenden Maßnahmen für die Abschlussbuchungen.

So geht es schneller: Diamant Software erkannte den Mehraufwand und bietet im Standard eine Funktion, um Anfangsbestände automatisiert zu ermitteln und anschließend vom Vorjahr in das neue Wirtschaftsjahr zu übertragen. Mit einem Klick steht Ihnen die Eröffnungsbilanz zur Verfügung und Sie können direkt mit dem Tagesgeschäft beginnen.

Voraussetzung: Das Sachkonto ist als „AB-Bestandskonto vortragen“ markiert.

Die Bilanz rufen Sie unter Berichte/Finanzbuchhaltung/Bilanz ab. Ihnen stehen standardmäßig zusätzlich eine Bewegungsbilanz, Bilanz mit Vorjahreswerten und Planbilanz zur Verfügung.

Unser Tipp: Kennen Sie bereits die Verlinkungen in Diamant®/3? Mit einem Klick erhalten Sie weitere Informationen ohne weitere Auswertungen aufrufen zu müssen. In unserem Beispiel können Sie aus der Bilanz direkt alle Buchungen der Periode einsehen, in dem Sie auf den Saldo klicken. Über die Verlinkung im Sachkonto wechseln Sie direkt in die jeweiligen Stammdaten.

Keine extra Aufwände zur Erfassung von Belegen in verschiedenen Wirtschaftsjahren

Erkennen Sie sich wieder? Sicherlich ist es auch in Ihrem Unternehmen der Fall, dass Belege sowohl für das neue Wirtschaftsjahr als auch für das Vorjahr im Umlauf sind. Vielleicht haben Sie auch bisher darauf geachtet, diese akkurat zu trennen und Belege für das neue Wirtschaftsjahr separat zu sammeln. Die Belege für das vergangene Jahr werden anschließend bevorzugt bearbeitet, da diese noch die Salden beeinflussen und somit den Anfangsbestand verändern.

So geht es schneller: In Diamant®/3 müssen Sie nun keine Rücksicht auf eine Trennung nehmen. Haben Sie bereits das neue Wirtschaftsjahr angelegt und die Anfangsbestände vorgetragen, werden Bestandsveränderungen aus dem Vorjahr im Folgejahr automatisch berücksichtigt. Es müssen keine manuellen Belege für eine Eröffnungsbilanz erstellt werden. Es ist also kein manueller Eingriff notwendig. Wir können somit sicherstellen, dass die Bilanz im Gleichgewicht bleibt und keine Differenzen zwischen den einzelnen Jahren entstehen.

Voraussetzung: Das Sachkonto ist als „AB-Bestandskonto vortragen“ markiert.

In zwei Schritten Wirtschaftsjahr anlegen und Bestände sowie Belegnummernkreise vortragen lassen

Nutzen Sie direkt die Automatik: Unter Einstellungen/Wirtschaftsjahre legen Sie das Folgejahr an. Diamant schlägt Ihnen automatisch Beginn und Ende sowie das Kürzel eines Wirtschaftsjahres vor, sodass Sie lediglich die Speicherung vornehmen müssen. Mit einem Klick tragen Sie die Anfangsbestände und die Belegnummernkreise für das neue Wirtschaftsjahr vor. Bitte beachten Sie, dass während des Vortrags keine weiteren Mitarbeiter aktiv sind. Ebenfalls empfängt Diamant zu diesem Zeitpunkt keine Daten aus den Vorsystemen, z. B. aus APplus mittels Echtzeit-Übergabe NuPc0nnectF+R.

Unter Einstellungen/Stammdaten/Belegarten werden Ihnen alle Belegtypen aufgelistet. In einer Belegart legen Sie fest, ob ein Belegnummernkreis definiert wurde und ob dieser automatisch von Diamant hochgezählt wird. Ist die automatische Belegnummernvergabe nicht aktiv, so wird bei der Belegerfassung geprüft, ob die Belegnummer zur Definition passt.

Empfehlung: Arbeiten Sie mit einem Vorsystem, werden die Belegnummern für Eingangs- und Ausgangsrechnungen meist von diesem vergeben. Für allgemeine Umbuchungen bspw. zwischen Sachkonten (Belegart SA) oder Personenkonten (Belegart PP) bietet sich ein automatischer Belegnummernkreis ebenfalls an.