Digitalisierung im Vertriebs- und Angebotsprozess

2. Februar 2022 Digitalisierung Matthias Süß

Individuell konfigurierte Produkte sind mittlerweile zur Normalität geworden. Damit verbunden ist jedoch auch ein hoher Aufwand für die Erstellung spezifischer Angebote. Hinzu kommt, dass Angebote gern auch über Ausschreibungen eingeholt werden, wodurch die Anbieter im enormen Wettbewerb zueinander stehen. Daher müssen Angebote kurzfristig erstellt, mit überzeugenden Inhalten versehen und fristgerecht übermittelt werden, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Die Digitalisierung der Prozesse im Vertriebs- und Angebotswesen bietet einige Chancen. Wir geben im Blogbeitrag einen Einblick in diese.

Chance 1: Beschleunigung der Vertriebsprozesse

Eine grobe Konstruktion ist die Grundlage für eine verlässliche und wirtschaftliche Preiskalkulation. Insbesondere bei komplexen und kundenindividuellen Produkten ist der Erstellungsaufwand dafür jedoch sehr hoch und mit zahlreichen Abstimmungen zwischen Vertriebs- und Konstruktionsabteilung verbunden.

Digitalisierung und Automatisierung bieten an dieser Stelle ein großes Potenzial zur Beschleunigung der Vertriebsprozesse und der Erhöhung der Erfolgsquote. Doch wie genau kann das funktionieren?

Um Zeit zu sparen, lassen sich Kundenanfragen beispielsweise durch CAD-Automatisierung in verschiedenen Varianten automatisch konstruieren. Dafür müssen lediglich, die vom Interessenten gewünschten, Maße über einen Produktkonfigurator eingegeben werden und schon erfolgt die automatische Konstruktion per Knopfdruck unter Berücksichtigung bereits bekannter Artikel. Zusätzlich erfolgen innerhalb weniger Augenblicke die automatische Erstellung und Speicherung von Zeichnungen und Stücklisten, welche anschließend mit einem konkreten Angebot an den Interessenten weitergeleitet werden können. Die Stücklisten werden zudem auch automatisch an das ERP-System übertragen und stehen somit auch direkt Einkauf und Fertigung zur Verfügung.

Nach Freigabe des Angebots können demnach die notwendigen Daten direkt an die Maschine übermittelt werden. Dies umfasst u. a. CAD- und NC-Daten sowie die Optimierung der Bearbeitungsreihenfolge und Aufspannsituation an der Bearbeitungsmaschine. Dieser digitale Prozess wird durch eine Verknüpfung und somit Interaktion des ERP- und CAD-Systems möglich.

Beispiel eines Produktkonfigurators

Kundenmeinung der Firma erfal GmbH & Co. KG nach Implementierung des Produktkonfigurators

Die Firma erfal GmbH & Co. KG entwickelt, fertigt und vertreibt Sonnenschutz- und Insektenschutzprodukte sowie Vorhangstangen und Dekorationsartikel, die in individuellen Maßen nachgefragt werden. Der interne Aufwand für die Auftragsabarbeitung der Produktanfragen war bislang sehr hoch. Auch hier wurden zur Lösung des Problems die bisher langwierigen Prozesse automatisiert und verknüpft.

 

Chance 2: digitale Modelle als überzeugende Präsentation beim Interessenten

Um den Interessenten vom dargelegten Angebot zu überzeugen, sollte bereits ein digitaler Entwurf vom fertigen Produkt beigefügt werden. Digitale Modelle oder 3D-Grafiken geben bereits eine klare Vorstellung vom angebotenen Produkt oder von Produktvarianten. Insbesondere im Maschinen- und Anlagenbau bieten sich 3D-CAD-Modelle an, die Interessenten unkompliziert über Cloud-basierte Online-Plattformen via Link, beispielsweise innerhalb des Angebotes, oder auch über Export-Dateien bereitgestellt werden. Der Interessent benötigt dafür kein CAD-Programm und kann unkompliziert über den Browser zugreifen, das Produkt durch Drehen oder eine „Explosionsdarstellung“ im Detail inspizieren und Änderungswünsche sowie Kommentare hinterlassen.

Während sich Interessenten früher noch direkt beim Anbieter vor Ort ein Bild von der Maschine oder Anlage gemacht haben, kann dies heute digital und ortsunabhängig erfolgen. Das spart Zeit, schont Ressourcen und schafft einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen mit traditionellen Prozessen.

Fazit

Die Digitalisierung von Prozessen senkt nicht nur den Abstimmungsbedarf zwischen Vertrieb, Konstruktion, Einkauf und Fertigung, sondern ermöglicht gleichzeitig die Bearbeitung von mehr Angeboten. Zudem erhöht sich die Angebotsqualität und ermöglicht eine deutliche Abgrenzung zum Wettbewerb, wenn Angebote überzeugend und ansprechend visualisiert sind. Durch den automatischen Datenfluss zwischen den verknüpften Systemen entstehen auch weniger Fehlerquellen. Darüber hinaus ist eine schnelle und verlässliche Preiskalkulation heutzutage das A und O des wirtschaftlichen Überlebens.

Wie schaffen Fertigungsunternehmen den Schritt zur Digitalisierung?

So viele Chancen die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen auch bieten, so komplex scheint für viele Unternehmen die Initiierung und Umsetzung selbst. Auch die Kosten und Zeitaufwände für die Umstellung oder Erweiterung der bisherigen Systemlandschaft sind eine große Hürde. Viele Unternehmen scheuen sich daher, das nötige Risiko einzugehen. Zudem wird auch die damit einhergehende Umstellung von oftmals bereits lang etablierten Prozessen als eine Herausforderung wahrgenommen.

Um diese Hürden abzubauen, empfiehlt sich ein gut geplantes Vorgehen. Dabei kann schrittweise vorgegangen werden, um den Nutzen für das Unternehmen auszuloten. Zudem sollten Konzeption und Umsetzung in Zusammenarbeit mit einem IT-Partner erfolgen, welcher in der Lage ist, die Unternehmensprozesse nachzuvollziehen, gemeinsam Optimierungspotenziale herauszuarbeiten und gleichzeitig bei der Umsetzung durch die Implementierung von Soft- und Hardware unterstützen kann

Unser Angebot: ein Digitalisierungsworkshop zum Erkennen von Potenzialen und Ableiten von notwendigen Prozessschritten.

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