Die E-Rechnungspflicht ist in Deutschland bereits gestartet. Seit 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Ab dem 01.01.2027 sind Firmen mit einem Jahresumsatz ab 800.000 Euro verpflichtet, E-Rechnungen auch zu versenden. Ab dem 01.01.2028 gilt diese Pflicht grundsätzlich für alle.
Damit wird die E-Rechnung für viele Unternehmen vom Zukunftsthema zur konkreten Aufgabe. Denn es reicht nicht aus, Rechnungen künftig einfach als PDF per E-Mail zu verschicken. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, damit die enthaltenen Daten maschinell verarbeitet werden können.
In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate relevant: XRechnung und ZUGFeRD. Während die XRechnung als XML-Datei bereitgestellt wird, kombiniert ZUGFeRD ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Der Vorteil liegt in der automatisierten Verarbeitung der Rechnungsdaten, ohne dass diese manuell aus einem Dokument übertragen werden müssen.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für Unternehmen?
Für Unternehmen bedeutet die E-Rechnungspflicht mehr als eine technische Umstellung. Rechnungsprozesse müssen geprüft, Stammdaten ergänzt und Mitarbeitende auf neue Abläufe vorbereitet werden.
Besonders wichtig sind dabei:
- korrekte Geschäftspartnerdaten
- geeignete E-Mail-Adressen für den Rechnungsversand
- gepflegte Bank- und Firmendaten
- klare Freigabe- und Prüfprozesse
- revisionssichere Dokumentenablage
- passende ERP- und DMS-Systemlandschaft
Gerade im Rechnungseingang zeigt sich das Potenzial der E-Rechnung. Wo heute noch PDF- oder Papierrechnungen manuell geprüft und im ERP-System erfasst werden, können strukturierte Rechnungsdaten künftig eingelesen, geprüft und mit Bestellungen automatisiert abgeglichen werden. Das reduziert manuelle Arbeit und macht Abweichungen schneller sichtbar.
E-Rechnung direkt im ERP-System APplus verarbeiten
Mit dem APplus Feature Pack E-Rechnung lassen sich die Formate XRechnung und ZUGFeRD direkt im ERP-Kontext verarbeiten. Die Konvertierung erfolgt über das APplus Business Integration Framework. Die vom Hersteller Asseco unterstützten DMS-Systeme d.velop und DMStec werden für die Dokumentenablage eingebunden.
N+P unterstützt Anwender des ERP-Systems APplus dabei, die passende Umsetzung für ihre bestehende Systemlandschaft zu finden – von der Prüfung der Voraussetzungen bis zur Implementierung und Testbegleitung.
Bei Ausgangsrechnungen werden die relevanten Informationen in den Stammdaten des ERP-Systems gepflegt. Dazu gehören das gewünschte Rechnungsformat, die Versandart, die E-Mail-Adresse und gegebenenfalls die Leitweg-ID. Nach der Freigabe kann APplus die Rechnung konvertieren und im passenden Format per Ausgabesteuerung versenden.
Bei Eingangsrechnungen unterstützt APplus den Prozess vom Upload bis zur Weiterbearbeitung. Das ERP-System prüft das Format, liest Rechnungsdaten aus, erzeugt bei Bedarf eine lesbare PDF-Ansicht und gleicht die Daten mit vorhandenen Lieferanten und Bestellungen ab. Auch Mengen, Preise und Steuerschlüssel können geprüft werden.
Treten Abweichungen auf, werden diese transparent angezeigt. Die Fachabteilung kann gezielt reagieren, ohne die Rechnung vollständig manuell nachzubearbeiten.
Mehr Transparenz durch Protokollierung und Flow Mode
Ein weiterer Vorteil liegt in der Nachvollziehbarkeit. Verarbeitungsschritte wie Formatvalidierung, Mapping und Datenprüfung werden protokolliert. Dadurch bleibt erkennbar, welche Informationen übernommen wurden und an welcher Stelle Fehler oder Warnungen aufgetreten sind.
In neueren APplus-Versionen können E-Rechnungsprozesse zusätzlich über Flow Boards abgebildet werden. Mitarbeitende sehen dadurch auf einen Blick, welche Rechnungen noch geprüft werden müssen, wo Abweichungen bestehen und welche Vorgänge weiterverarbeitet werden können.
Vor der Umsetzung: ERP- und DMS-Systemlandschaft prüfen
Welche Lösung passt, hängt von der vorhandenen Systemlandschaft ab. Relevant sind unter anderem die eingesetzte ERP-Version, der APplus-Fixstand, vorhandene DMS-Systeme und bestehende Lösungen im Rechnungseingangsmanagement.
Für das APplus Feature Pack E-Rechnung ist APplus ab Version 7.1 Fixstand 05 notwendig. Bei älteren Versionen oder individuellen Systemumgebungen empfiehlt sich eine individuelle Prüfung.
Auch internationale Anforderungen sollten berücksichtigt werden. Betriebsstätten, ausländische Mandanten oder Umsatzsteuerregistrierungen in anderen Ländern können zusätzliche Vorgaben auslösen. Zudem gewinnt PEPPOL als standardisierter Übertragungsweg zunehmend an Bedeutung. Für internationale Szenarien kann APplus bei Bedarf um ergänzende Lösungen, zum Beispiel mit Avalara, erweitert werden.
N+P begleitet die Einführung
N+P unterstützt Anwender des ERP-Systems APplus bei der Vorbereitung und Umsetzung der E-Rechnung. Dazu gehören die Prüfung der vorhandenen Systemlandschaft, individuelle Beratung, Angebotserstellung, Implementierung, Einweisung sowie Unterstützung in der Testphase.
Empfehlenswert ist ein frühzeitiger Start, damit die Lösung spätestens im November 2026 implementiert und getestet ist. So bleibt im Dezember ausreichend Kapazität für Jahresabschluss, Inventur und laufende Aufgaben.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist ein klarer Handlungsauftrag für Digitalisierung. Gleichzeitig bietet sie die Chance, Rechnungsprozesse effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten.
Mit APplus lassen sich XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten, Ausgangsrechnungen direkt aus dem ERP-System erstellen, Eingangsrechnungen prüfen und Dokumente im DMS ablegen.
Sie möchten wissen, ob Ihre ERP-Umgebung mit APplus bereit für die E-Rechnung ist? N+P prüft gemeinsam mit Ihnen Systemvoraussetzungen, Prozesse und nächste Schritte – und begleitet die Umsetzung bis zur produktiven Nutzung.
Bildquelle: N+P
