Formatumstellung bei DATEV: die wichtigsten Maßnahmen zur Umstellung

30. Januar 2018 ERP N+P Redaktion

Seit 01.01.2018 müssen wir uns nicht nur an eine neue Jahreszahl in der täglichen Arbeit gewöhnen, sondern auch an eine Änderung beim Datenaustausch mit Produkten des Softwareanbieters DATEV eG.

Folgende Formate sind nicht mehr einlesbar:

• Postversandformat ((KNE und OBE), Beispiel EV01 und ED00001 bzw. DV01 und DE001)

• DAMO32 Rechnungswesen-Schnittstelle (TXT-Dateien)

Es handelt sich dabei um technisch veraltete Datenaustauschformate. Damit können sowohl Buchungsstapel als auch die Stammdaten in diesen Formaten nicht mehr verarbeitet werden.

Die wichtigsten Tipps zur Umstellung haben wir Ihnen zusammengefasst für die Anwendung von:

• Diamant®/3 Rechnungswesen und DATEV-Integration Output/Input
• APplus und die DAMO32 Rechnungswesen-Schnittstelle

Anwender von Diamant®/3 Rechnungswesen

Eine Umstellung auf das neue Format ist bereits ab dem Release 3.5 möglich. Der Hersteller Diamant Software unterstützt das aktuelle Standardformat, welches seitens DATEV unter dem Begriff „DATEV-Format“ geführt wird und eine ASCII-Datei darstellt. Dazu gibt es Formatvorgaben, die sowohl beim Import als auch beim Export organisatorisch zu berücksichtigen sind.

Haben Sie das Modul „DATEV-Integration Output“ im Einsatz, so versenden Sie Daten aus Ihrem Diamant®/3 Rechnungswesen an ein Steuerbüro, um beispielsweise die Steuerbilanz erstellen zu lassen. Mit dem Modul „DATEV-Integration Input“ können Sie Daten von Dritten in Ihrer Rechnungswesen-Software einlesen, beispielsweise Lohn- und Gehaltsbuchungen oder Abschlussbuchungen Ihres Steuerbüros. Um beiden Modulen der Diamant-Software die Arbeit zu ermöglichen, sind die Daten im Sachkontenstamm zu pflegen.

DATEV-Integration Output

Häufig entspricht der verwendete Kontenrahmen bzw. Kontenplan nicht zu 100 % dem vom Steuerberater genutzten DATEV-Standardkontenrahmen. Somit muss man die Restriktionen des Steuerberaters bei der Kontenneuanlage in Diamant®/3 berücksichtigen und muss sich dazu auch immer vorab mit dem Steuerbüro über die Kontonummer und deren Bezeichnung abstimmen. Eine reibungslose Verarbeitung ohne großen Abstimmungsaufwand in der standardisierten DATEV-Systematik ist mit dem Release 3.5 der Diamant-Software möglich. Hierbei wird im Sachkonto im Block DATEV eine Verbindung (Mapping) erzeugt. Abweichungen bei den Sachkontennummern zwischen den beiden Systemen werden über die Eintragung im Feld Zielkonto für DATEV-Export verbunden.

Zudem ist dabei zu definieren, ob es sich bei dem Konto um ein DATEV-Automatikkonto handelt. In DATEV erfolgt für viele Aufwands- und Erlöskonten (z. B. 8400-Erlöse 19 % Umsatzsteuer) die Umsatzsteuerberechnung ohne Angabe von Steuerschlüsseln, da sich hinter den Konten eine Systematik verbirgt.

Damit keine doppelte Steuer berechnet wird, ist es wichtig, genau bei diesen Konten die Checkbox DATEV-Automatikkonto zu aktivieren.

Ihr Steuerberater kann Ihnen helfen, alle DATEV-Automatikkonten zu identifizieren. Sind die Stammdaten in den betroffenen Sachkonten gepflegt, so finden Sie den Export der Daten wie gewohnt im Menü unter Dienste/Export/DATEV. Dort tragen Sie im Reiter Durchführen die für einen Export benötigten allgemeinen Parameter ein. Wichtig ist nun, dass Sie hier das DATEV-Format „ASCII“ auswählen, um den Export im richtigen Format durchführen zu können. Darauf müssen Sie nur beim ersten Export achten, da die eingestellten Daten als Vorbelegung gelten und bei erneutem Aufruf zur Verfügung stehen.

DATEV-Integration Input

Wie bereits beim Modul DATEV-Integration Output erwähnt, werden in der Software der DATEV eG viele Aufwands- und Erlöskonten ohne Angabe von Steuerschlüsseln gebucht. Bei diesen sogenannten „Automatikkonten“ erfolgt die Berechnung der Umsatzsteuer automatisch. Deshalb sind in den Dateien, die der Steuerberater zur Verfügung stellt, keine Steuerschlüssel angegeben. So ist es notwendig, in den Stammdaten des Sachkontos im Block DATEV die Angabe zu ergänzen.

Wichtig bei der Einrichtung der Stammdaten: vor dem ersten Import einer Datei im DATEV-Format bei den betroffenen Konten die Checkbox „DATEV-Automatikkonto“ aktivieren und im Feld „StS für DATEV-Import“ den Steuerschlüssel eintragen, der vom Sachverhalt dem umsatzsteuerlichen Tatbestand des Automatikkontos entspricht.

Lassen Sie das Feld leer, so verwendet das System den Steuerschlüssel, der als Buchungsvorschlag im Feld „Steuerschlüssel“ im Sachkonto eingetragen ist. Ist auch dieses Feld nicht gefüllt, wird vom System der erste Steuerschlüssel aus der Steuerschlüsseltabelle unter Einstellungen/Belege verwendet, der einen Prozentsatz von 0 % enthält. Haben Sie die Stammdaten erfolgreich gepflegt, so können Sie den Import der Datei im DATEV-ASCII-Format im Menü unter Belege/Buchungsschnittstelle durchführen.

Für den DATEV-Importvorgang gibt es verschiedene Verarbeitungsvarianten. Welche das sind und welche Auswirkungen diese haben, haben wir Ihnen in einer Download-Datei zusammengestellt. Fordern Sie die kostenfreie Datei über das unten stehende Formular an.

Anwender von APplus mit der DAMO32 Rechnungswesen-Schnittstelle

Sie können die vom Hersteller Asseco Solutions AG veröffentlichten Solution Packs installieren. Für APplus 6.3 gilt das Solution Pack 63F08 seit Oktober 2017. Für die APplus Version 5.2 steht das Solution Pack 52F43 zur Verfügung. Beide Solution Packs haben eine leistungsgleiche Schnittstelle.

Verwenden Sie eine andere Version und/oder können aus Kapazitätsgründen derzeit kein Update durchführen? Wir unterstützen Sie gern mit unserem Lösungspaket APplus DATEV3! Die Leistungen des Lösungspaketes haben wir in einer Download-Datei für Sie zusammengefasst. Fordern Sie diese über das Formular an.

Benötigen Sie Unterstützung oder haben Sie Fragen? Wir helfen Ihnen gern weiter – kontaktieren Sie uns!

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