Budgetmanagement und Kostentransparenz im FM

„Die Anwendung der Software […] ist letztlich ein Zusammenfügen vieler Puzzleteile zu einem Ganzen und ein immerwährender Prozess. […] Wir sind am Ball geblieben und erhalten nun einen Gesamtüberblick über die anfallenden Aufgaben und entstehenden Kosten der Immobilienbewirtschaftung des Saalekreises.“

Herausforderungen beim Budgetmanagement – die Funktion einer CAFM-Lösung für die Erhöhung der Kostentransparenz

Ähnlich wie der Landkreis Saalekreis sehen sich auch andere öffentliche Verwaltungen, Sparkassen und Banken sowie Unternehmen damit konfrontiert, Aufgaben im Rahmen der Gebäude- und Anlagenbewirtschaftung im Budget- und Kostenrahmen umzusetzen. Dabei entstehen die verschiedensten Fragestellungen, welche ohne den Einsatz einer geeigneten Software nur schwer beantwortbar sind: Auf welches Budget muss die letzte Wartungsrechnung gebucht werden? Wie viel Budget ist nach der ersten Jahreshälfte noch für die Instandhaltungsmaßnahmen verfügbar? Liegen wir im freigegebenen Kostenrahmen beim Erweiterungsbau des Verwaltungsgebäudes?

• Aktivitäten, die dem sicheren und nachhaltigen Betrieb dienen, müssen im definierten Kostenrahmen umgesetzt werden.
• Festgelegte Budgets müssen zentral dokumentiert werden.
• Es müssen permanent Kosten- und Ausgabenkontrollen erfolgen.

Mit Software Budgets planen und Kosten im Blick behalten

Um umfassende Unterstützung bei der Budgetplanung und Kostenkontrolle in der Gebäudebewirtschaftung zu erhalten, können Facility Manager eine Software nutzen. Im Rahmen des Facility Managements hat sich der Einsatz einer sog. CAFM-Software etabliert. Der Einsatz solch einer Software unterstützt folgende Aufgaben:

• Flexible und detaillierte Budgetplanung – projekt- oder zeitraumbezogen
• Exakte Kostenkontrolle durch Soll-Ist-Abgleich und Prognosen
• Ableitung und Initiierung von Steuerungsmaßnahmenlö
• Verlässliches Monitoring und Kennzahlenermittlung

Im Detail bietet eine geeignete CAFM-Lösung, wie SPARTACUS-Facility Management®, den verantwortlichen Mitarbeitern folgende Funktionalitäten (Auszug):

• Anlage und Zuordnung von Budgets nach verschiedenen Kriterien
• Zuordnung von Aufgaben mit definierten Plankosten zu Budgets
• Rechteabhängige Definition von kostenrelevanten Vorgängen
• Zuordnung von Eingangsrechnungen zu Budgets
• Unterstützung von Budgethierarchien
• Reservierung von Budgets
• Nachträgliche Anpassung der Budgets
• Aktueller Abgleich der Plan- und Ist-Kosten
• Laufende Kontrolle der Budgeteinhaltung

Foto: Thorben Wengert / pixelio.de