Mietmanagement mit CAFM

7. Oktober 2020 CAFM N+P Redaktion

Die An- und Vermietung von Flächen zählt zu einer der Kernaufgaben im Facility Management. Dabei müssen verschiedenste Mietverhältnisse verwaltet und dokumentiert werden. Eine zuverlässige CAFM-Lösung unterstützt dabei, das Mietmanagement zu steuern und die administrativen Aufwände zu senken.

Herausforderungen beim Mietmanagement

„Insgesamt werden derzeit 125 Objekte mit etwa 400 wohnwirtschaftlichen oder gewerblichen Mieteinheiten verwaltet […]“ (Branche: Immobilienverwaltung)

„Kernaufgabe […] ist die Bereitstellung von Immobilien für öffentliche Zwecke, wie z. B. Schulen, Kindertagesstätten, Kultureinrichtungen und Verwaltungsgebäude. Derzeit werden […] 450 Einzelobjekte betreut.“ (Branche: Öffentliche Verwaltung/Kommune)

Als Verantwortlicher für das Facility Management, Schwerpunkt Mietmanagement, in Ihrem Unternehmen kommen Ihnen Zahlen solcher Größenordnung sicherlich bekannt vor. Vielleicht sind Sie bei deren Bearbeitung auch schon das eine oder andere Mal an Ihre Grenzen gestoßen, sei es hinsichtlich der Übersichtlichkeit, der Zuordnung bestehender Verträge oder auch der Auflistung einzelner Mieteinnahmen.

Dabei zählt das Mietmanagement zu einer der Kernaufgaben im Facility Management. Nicht nur die aktuellen An- und Vermietungen, auch Leerstandsflächen und auslaufende Verträge müssen automatisch im Blick behalten werden können. Die Anpassung von Verträgen, die Erstellung von Rechnungen, die Verfolgung von Fristen, die Dokumentation von Kautionszahlungen sowie die Zahlungsüberwachung der Mieteingänge inklusive Mahnwesen sorgen für hohe administrative Aufwände.

Um diese Aufwände zu senken, dabei jedoch dem Anspruch an eine professionelle An- und Vermietung von Immobilien gerecht zu werden, ist der Einsatz einer geeigneten Software im Facility Management mehr als essenziell. Nur so lassen sich innerhalb kürzester Zeit Fragestellungen wie diese beantworten:

• Wie hoch sind die Mieteinnahmen aus dem Gewerbepark?
• Für welche Mieter werden aufgrund ausstehender Zahlungen Mahnungen fällig?
• Welche Kosten entstehen jährlich durch die Anmietung von Flächen?
• Wie viel Fläche haben wir aktuell vermietet?

An- und Vermietungen mit Software zentral und transparent im Blick behalten

In den letzten Jahren hat sich im Facility Management immer stärker der Einsatz von CAFM-Lösungen etabliert. Die Softwarelösungen sind bereits bei vielen Unternehmen, öffentlichen Verwaltungen Banken und Sparkassen im Einsatz, da deren Facility Manager dadurch umfangreiche IT-Unterstützung bei den verschiedensten Aufgaben erhalten. Zum Mietmanagement gehören u. a. diese:

• Komfortable An- und Abmietung von Flächen
• Vermietung von Flächen inklusive Untervermietung
• Unterstützung bei der Abwicklung von Vermietungsaktivitäten, z. B. Mahnwesen
• Abrechnung der Nebenkosten

Eine geeignete CAFM-Software, wie SPARTACUS-Facility Management, bietet Ihnen als Facility Manager mit dem Schwerpunkt Mietmanagement folgende Funktionalitäten (Auszug):

• Erstellung und Zuordnung von Mietverträgen mit Nachverfolgung der gesamten Historie
• Erfassung von Indexmietverträgen mit automatischer Vormerkung zur Anpassung
• Verwaltung und Überwachung von Vertragsoptionen
• Stichtagsbezogene Ermittlung von nicht vermieteten Flächen
• Überwachung der Zahlungseingänge über Mieteingangsliste
• Grafische Darstellung der vermieteten Flächen und des Leerstands aktuellen Vermietungszustandes
• Erstellung von Mietvertragsdokumenten, Mietrechnungen und Schreiben
• Hinterlegung der Vertragskonditionen und Abgleich der geplanten Erlöse mit den tatsächlichen Zahlungen
• Erstellung der Betriebskostenabrechnung für die vermieteten Objekte für Privat- und Gewerbemieter
• Druck der Anschreibung und Abrechnungsschreiben nach Abschluss der Betriebskostenabrechnung

Sie haben weitere Herausforderungen im Facility Management?

Unser kostenfreies Whitepaper „Vorteile von CAFM im FM“ stellt Ihnen die zwölf wichtigsten FM-Prozesse detailliert vor und zeigt Ihnen auf, welche Vorteile sich durch den Einsatz einer CAFM-Lösung im FM ergeben. Um Unterstützung im Entscheidungsprozess zu erhalten, hält das Whitepaper außerdem Checklisten für Sie bereit, welche Sie bei der Auswahl eines geeigneten Systems nutzen können.

Bildquelle: Tim Reckmann/pixelio.de, N+P