Umzugsmanagement mit CAFM

22. Januar 2019 CAFM Alexander Höppner

Von Zeit zu Zeit werden in Unternehmen aus internen und organisatorischen Gründen Umzüge notwendig. Je umfangreicher die Umzüge sind, desto wichtiger ist es, dass die Verantwortlichen bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation eine verlässliche Software nutzen können.

„Als weiterer FM-Prozess spielt das Umzugsmanagement eine große Rolle bei der IKK Südwest. Da bereits der Austausch von zwei Arbeitstischen zwischen zwei Büros als Umzug zählt, der zur späteren Nachvollziehbarkeit dokumentiert werden sollte, fallen bei der Krankenkasse sehr viele Vorgänge in diese Anwendung.“

Herausforderungen beim Umzugsmanagement

So wie es die IKK Südwest bereits beschreibt, werden im Rahmen des Gebäudebetriebs aus betriebsinternen Gründen regelmäßig Umzüge notwendig. Bereits der Austausch von Mobiliar gilt als Umzug, welcher für die spätere Nachvollziehbarkeit dokumentiert werden muss. Egal, ob ein Arbeitsplatz oder eine ganze Abteilung aufgrund von Umbaumaßnahmen umzieht, alle Vorgänge müssen zentral dokumentiert werden, sonst können keine Antworten auf die folgenden Fragestellungen gefunden werden: Welches Personal sitzt aktuell in welchem Gebäude? Wo stehen freie Arbeitsplätze für neue Mitarbeiter zur Verfügung? Welches Inventar muss wann und wohin umgezogen werden? Welche Mitarbeiter betrifft das?

• Umzüge unterschiedlichen Umfangs müssen geplant, vorbereitet und durchgeführt und zur späteren Nachvollziehbarkeit zentral dokumentiert werden.
• Es müssen verschiedene Umzugsvarianten geplant werden.

Unterstützung durch IT bei der Vorbereitung und Durchführung von Umzügen

Eine durchgängige CAFM-Lösung unterstützt Facility Manager vollumfänglich bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Umzügen. Dabei sollte die enge Verknüpfung mit den FM-Prozessen Flächenmanagement und Inventarmanagement stets sichergestellt werden, da für den Umzug relevante Informationen aus diesen Prozessen resultieren:

• Komfortable Ermittlung von verfügbaren Freiflächen
• Flexible Erstellung von Umzugsvarianten
• Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Veränderungen im jeweiligen Standort

Eine transparente CAFM-Software, wie SPARTACUS Facility Management®, unterstützt wesentlich beim Umzugsprozess. Mittels eines definierten Workflows können die Verantwortlichen jederzeit die Soll- und Ist-Zustände im Blick behalten und verlässliche Aussagen darüber treffen, von und zu welchem Ort sich Personal und Inventar bewegt haben. Reports und Auswertungen runden ein effizientes Umzugsmanagement ab und ermöglichen quasi auf Knopfdruck die Nachvollziehbarkeit von allen Umzugsaktionen. Folgende Kernfunktionalitäten dürfen bei einer CAFM-Lösung nicht fehlen:

• Planung von Umzügen
• Abwägung von Varianten anhand verschiedenster Kriterien
• Organisation der Abarbeitung der Umzüge
• Kennzeichnung von Umzugsobjekten mit Aufklebern mit Hinweis zum Zielort
• Listenausgabe (z. B. Stücklisten für Dienstleister)
• Erstellung von Türschildern

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Foto: Cornelia Menichelli / pixelio.de