Aufbewahren oder Löschen – fristgerecht mit NuPproTask
Egal ob DSGVO oder GoBD – der Gesetzgeber definiert jeweils verschiedene Fristen, welche die Weiterverarbeitung von Dokumenten festlegt. So sieht zum Beispiel die DSGVO die Einteilung verschiedener Dokumententypen und -arten vor. Genau darin bietet die DMStec-Lösung von PRO.FILE Mehrwerte. Denn bereits im Standard ist es möglich, Dokumente nach Ablage im System korrekt zu klassifizieren.
NuPproTask erweitert diesen Funktionsumfang zusätzlich. So werden je nach Dokumentenart Aufgaben bzw. Fristen hinterlegt. Dies geschieht mithilfe einer Konfigurationsdatei im Hintergrund. Steht eine Frist kurz vor Ablauf, so informiert das System automatisch die zuständigen Personengruppen oder Prüfer. Diese definieren dann das weitere Verfahren, wie bspw. das Verlängern oder Löschen der Dokumente. So kann diese Erinnerung zum Beispiel am Ende eines Workflows stehen um nach Artikel 17 der DSGVO (Recht auf Löschung) zu handeln. Dieser Prozess lässt sich selbstverständlich auch auf Dokumente in Workflows adaptieren. So können diese dann zu Erinnerungen oder Eskalationen hinzugefügt werden. Zusätzlich ist es möglich offene Aufgaben durch ein Gantt-Diagramm oder einen Report auszuwerten und zu überwachen.
Angebotsgültigkeit – Wahrung der jeweiligen Fristen
NuPproTask kann auch in anderen Bereichen bei der täglichen Arbeit unterstützen. So auch bei der Verwaltung von Angeboten und deren Gültigkeit. Wird ein neues Angebot im DMStec (PRO.FILE) abgelegt, so erfolgt eine automatische Klassifizierung durch das System. Wie in der Abbildung dargestellt, können Hinweise bzw. Beschreibungen für eine genauere Zuordnung hinzugefügt werden. Durch die Auswahl der passenden Dokumentenart, hier „Angebot“, kann auch die dazugehörige Aufgabe ausgewählt und angelegt werden. Diese Aufgabe wird dann mit dem Angebotsdokument verknüpft.
Angebotsklassifizierung im PRO.FILE
In nachfolgendem Beispiel wurde eine Angebotsgültigkeit hinterlegt. Dazu wird eine Aufgabe angelegt, in der die Ablauffrist des Angebots angegeben ist. In der Abbildung ist zu erkennen, dass es sich in diesem Fall um eine Frist von 30 Tagen handelt, aber auch andere Fristen können im System konfiguriert werden. Sollte dieses Ablaufdatum nun kurz bevorstehen, so wird der hinterlegte Verantwortliche darüber informiert und kann in diesem Fall das Angebot beim Kunden nachfassen.
Aufgabenübersicht im PRO.FILE
Ausweis- und Befähigungsdokumente im Blick
Ein weiterer Anwendungsfall für NuPproTask ist die Verwaltung von Ausweis- bzw. Befähigungsdokumenten der Mitarbeiter. Dabei kann es sich um verschiedene Dokumente handeln, vom Schweißer-Pass eines Fertigungsmitarbeiters, über Reisepässe der Außendienst-Angestellten, bis hin zur A1-Bescheinigung für längere Auslandsentsendungen. Gerade die Gültigkeit der A1-Bescheinigung sollte genau eingehalten werden, da hier empfindliche Bußgelder von mehreren Tausend Euro im Raum stehen. Wird ein Ausweisdokument im System abgelegt, so erfolgt auch hier eine automatische Klassifizierung, welche die dazugehörigen Aufgaben vorschlägt und anlegt. So kann, wie im Fall der Abbildung, ein Ablaufdatum zum dazugehörigen Ausweisdokument hinterlegt werden. Vor Ablauf werden dann die zuständigen Personal-Mitarbeiter informiert, um diese Bescheinigungen fristgerecht erneuern bzw. ggf. verlängern zu können.
Verwaltung von Ausweisdokumenten
Neben den präsentierten Beispielen gibt es selbstverständlich noch weitere Anwendungsfälle in NuPproTask, welches das tägliche Arbeiten vereinfacht. So auch die Artikelverfolgung bei zeitlich begrenzten Artikeln.
Vorteile von NuPproTask
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass NuPproTask eine Vielzahl von nutzbringenden und hilfreichen Funktionen beinhaltet. Im Folgenden noch einmal alle Vorteile auf einen Blick:
- Grundlage für eine rechtssichere Ablage gemäß GoBD
- Einhaltung von Lösch-/Aufbewahrungsfristen
- Vermeidung von Dokumenten-Massen
- Eskalation bei Zeitüberschreitungen, sowie
- Überwachung mit Gantt-Diagramm oder Report
Wenn sie noch mehr zum Tool NuPproTask erfahren möchten oder zum Dokumentenmanagement-System von PRO.FILE, können Sie sich im Folgenden unser Whitepaper „Management von technischen Dokumenten“ herunterladen oder einen persönlichen Beratungstermin vereinbaren. Nehmen Sie dafür einfach Kontakt zu uns auf.
Bildquellen: N+P Informationssysteme GmbH, Pixabay
