APplus: Reportzuordnung in der Ausgabesteuerung

19. Oktober 2016 ERP Christian Götz

Im Blog-Beitrag wird erläutert, wie Sie mit APplus in wenigen Schritten eine E-Mail mit Anhang erstellen und gleichzeitig einen Seriendruck/-versand starten.

Im folgenden Beispiel soll ein Angebot per E-Mail aus APplus verschickt werden. Schritt für Schritt erläutern wir Ihnen dafür, wie Sie der Ausgabedefinition einen Report zuordnen und diesen damit automatisch an die zu versendende E-Mail anhängen.

Zuordnung eines Reports in der APplus-Ausgabesteuerung

Wenn Sie eine E-Mail über die Ausgabesteuerung aus einem Angebot in APplus versenden wollen, dann soll das jeweils aktuelle Angebot automatisch als PDF an die E-Mail angehängt werden.

Hierzu müssen Sie der Ausgabedefinition den entsprechenden Report für das Angebot zuordnen. Rufen Sie dazu die Ausgabedefinition unter Administration → Ausgabesteuerung auf.

Erstellen Sie hier eine neue Ausgabedefinition oder rufen Sie eine vorhandene Definition auf. In diesem Beispiel wird eine vorhandene Definition für die Zuordnung verwendet. Führen Sie auf der rechten Seite die Aufgabe „Report zuordnen…“ aus..

Klicken Sie im neuen Dialog auf die Listenauswahl neben „Report“ und wählen Sie als erstes „Sales“ und danach „angebotAngebot“.

Im nächsten Schritt legen Sie fest, wie das Angebot als Anhang heißen soll. In diesem Beispiel soll der Anhang „Angebot_AN12345“ heißen. Hierfür tragen Sie im Feld Dateinamen folgenden Text ein:

Angebot_{Angebot}

{angebot} ist eine Variable, welche für die Angebotsnummer steht. APplus wird an dieser Stelle automatisch die aktuelle Angebotsnummer einfügen.

APplus-Report in der Ausgabedefinition zuordnen

Im letzten Schritt müssen Sie noch einen Reportparameter angeben. Dieser wird benötigt, damit der Reportserver das richtige Angebot erstellen und als PDF zur Verfügung stellen kann. Klicken Sie hierfür auf die Listenauswahl neben dem Feld „Parameter“ und wählen Sie den Parameter „docNr“.

Der Parameter wird automatisch um die Variable {angebot} ergänzt, da Sie sich bereits in der Ausgabedefinition für das Angebot befinden.

Klicken Sie nun auf OK und speichern Sie die Ausgabedefinition.

Wenn Sie nun im Angebot über die Ausgabesteuerung eine E-Mail versenden wollen, werden Sie den Dateianhang bemerken. Über einen Klick auf das Vorschausymbol ganz rechts in der rot markierten Zeile können Sie dich die Datei noch einmal anschauen.