APplus: Seriendruckfunktion zum Erstellen der Weihnachtspost nutzen

18. November 2016 ERP

Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie Sie Serienbriefe über APplus an Ihre Geschäftspartner versenden können. Eine Grundvoraussetzung hierfür ist das CRM-Modul in APplus.

Die APplus-Weihnachtskampagne

In der folgenden Schrittabfolge nutzen Sie die Seriendruckfunktion zum Erstellen und Versenden Ihrer Weihnachtspost:

  1. Anlegen einer „Kampagne“ im APplus CRM-Modul
  2. Anlegen einer „Adressklasse“ zur Auswahl der Empfänger
  3. Verknüpfung von Kampagne und Adressklasse
  4. Serienbriefe erstellen und ausdrucken

Anlegen der APplus-Kampagne

Ein Hinweis vorweg: Um die Kampagnen/Vertriebsaktionen richtig nutzen zu können, sollten Aktivitäts- und Adressstammdaten entsprechend gepflegt sein.

Unter CRM → Kampagnen → Kampagnen bearbeiten finden Sie die Kampagnen/Vertriebsaktionen.

Um eine neue Vertriebsaktion anzulegen, geben Sie im Feld „Vertriebsaktion“ den Namen für die Vertriebsaktion ein. Durch einen Klick auf ❶ „Neuer Datensatz“ wird eine neue Kampagne/Vertriebsaktion angelegt. Über dem Button ❷ „Datensatz ändern“ lassen sich jederzeit Änderungen in der Vertriebsaktion speichern (Solange sich diese im Status 1 (❸) befindet).

APplus-Kampange anlegen

Als nächstes ordnen Sie der Kampagne/Vertriebsaktion eine Aktivitätsart zu. Bei der Aktivitätsart muss darauf geachtet werden, dass der Kenner „Serienbriefe erzeugen“ aktiv gesetzt ist.

Eine Vertriebsaktion obliegt einer bestimmten Aktivitätsart. Innerhalb dieser Vertriebsaktion kann man somit mehrere Vertriebsaktionen und Aktivitäten hintereinander schalten (Folgeaktionen).

Aktivitätsart an der Vertriebsaktion vergeben

Nun wählen Sie die Word-Vorlage, welche Sie als Grundlage für den Serienbrief verwenden wollen. Mit einem Klick auf „Ok“ wird der Verzeichnispfad der Vorlage in das Feld eingetragen. Hinweis: Wenn die gewünschte Vorlage nicht zur Verfügung steht, dann schauen Sie sich den Punkt „Word-Vorlagen in APplus erstellen“ weiter unten in diesem Blog-Beitrag an.
Dokumentenvorlage auswählenund der Kampagne zuordnen

Anlegen einer Adressklasse in APplus

Um der Kampagne die richtigen Empfänger zuzuweisen, legen Sie in einem nächsten Schritt die passende Adressklasse an.

Unter CRM → Stammdaten → Adressklasse finden Sie die dafür notwendige APplus-Maske.

Im Feld Klasse geben Sie nun den Namen für die Klasse an und klicken auf „Neuer Datensatz“.

Über die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten und Selektionskriterien, die hier zur Verfügung stehen, können Sie die Adressen für Ihre Weihnachtspost ganz individuell einschränken.

Adressklasse für Adressauswahl in APplus anlegen

Wenn Sie beispielsweise Kunden aus ausgewählten Ländern anschreiben wollen, dann wählen Sie im Feld „Länder“ das gewünschte Land (hier können auch mehrere Länder gewählt werden) und im Feld Kunde den Eintrag „Nur Kunden“. Danach klicken Sie auf „Datensatz ändern“ und im Anschluss auf „Zuordnung anlegen“.
Filterkriterien für Adressauswahl in APplus definieren

Sollten Sie sich ein wenig mit SQL auskennen, können Sie selbst eine Abfrage im Reiter „SQL-Abfrage“ erstellen und hinterlegen. Hierfür müssen allerdings die Filterkriterien in den Feldern leer sein.
Adressen per SQL-Abfrage in APplus auswählen


Ihre Adressklasse ist nun fertig und kann in der Kampagne hinterlegt werden.

Verknüpfung von Kampagne und Adressklasse

Nachdem Sie Ihre Adressklasse fertig angelegt haben, wechseln Sie zurück in die Kampagne und öffnen den Reiter „Klassenauswahl“. Hier klicken Sie auf das Plus und suchen Ihre gewünschte Adressklasse.
APplus-Adressklasse mit Kampagne verbinden

Als nächstes fügen Sie der Vertriebsaktion ein Aktivitätsdatum hinzu. Optional kann man auch die Zeiten von „Beginn“ und „Ende“ definieren. Klicken Sie im Anschluss auf „Aktivitäten anlegen“.
Aktivitäten zur APplus-Kampagne anlegen

APplus hat nun alle Adressen der Adressklasse in den Reiter „Ansicht“ übernommen. Dargestellt werden die nun angelegten Aktivitäten der Vertriebsaktion. (Wichtig: Die Sicht „Aktivitäten“ muss ausgewählt sein.)

Die Kampagne befindet sich jetzt im Status „2 Aktivitäten angelegt“ und es wurde für jede Adresse eine Aktivität angelegt. Die Briefe für Ihre Weihnachtspost können nun gedruckt werden.

Aktivitäten der Kampagne anzeigen lassen

Serienbriefe mit APplus erstellen und drucken

Damit die Funktion der Serienbrieferstellung in APplus genutzt werden kann, muss die Kampagne/Vertriebsaktion im Status „2 Aktivitäten angelegt“ sein. Vorher kann der Serienbriefdruck nicht stattfinden.

Sie haben die Wordvorlage zusammengestellt, gespeichert und im Feld „URL-Vorlage“ erfasst, die Vertriebsaktion zur Serienbrieferzeug aufgebaut und über „Aktivitäten anlegen“ den Status der Kampagne in “2 Aktivitäten angelegt“ erzeugt? Dann können Sie sich jetzt über den Button „Serienbrief drucken“ (kleines Druckersymbol in der APplus-Menüleiste) die Serienbriefe erzeugen und in Word öffnen lassen, über E-Mail verschicken oder als Fax abschicken.

Bei der Auswahl von „E-Mail“ lässt sich noch entscheiden, ob der Text der Wordvorlage direkt dem E-Mail-Text entspricht oder dieser als Anhang verschickt werden soll.

Wurden die Serienbriefe versendet oder in Word geöffnet, sieht man das Ergebnis unter dem Reiter „Ansicht“. Hier sind alle adressspezifischen Vertriebsaktionen angelegt. Unter der Spalte „Ergebnis“ sieht man den Status der einzelnen Vertriebsaktionen (nun „versendet“). Sobald sich die Vertriebsaktion im Status “3 beendet“ befindet, wurden die E-Mails versandt.

Ergebnis E-Mail-Versand: Letztendlich erhalten alle angegeben E-Mail-Adressen in den Adressen der APplus-Adressklasse eine E-Mail.

Hinweis: Um Serienbriefe als E-Mail verschicken zu können, muss zunächst auf dem Client/Server entsprechende Software vorhanden sein, mit der man E-Mails verschicken kann (z. B. MS Outlook). Weiterhin muss der Mailversand in APplus eingerichtet sein.

Weihnachtspost als APplus-Serienbrief

Weihnachtspost als APplus-Serienbrief

Weihnachtspost als APplus-Serien-E-Mail

Weihnachtspost als APplus-Serien-E-Mail

Word-Vorlagen in APplus erstellen

„Word-dots“ sind die Vorlagen der Serienbriefe in APplus. Sie werden unter folgendem absoluten Pfad im Verzeichnis von APplus abgelegt:

Absoluter Pfad: http://[Servername] / [P2plus_Web] / WebServer / Worddots / [Dot-Vorlage]
Beispiel Pfad:    http://        sv00       / APplusRef61  / WebServer / Worddots / WeihnachtenEnowa.dot

In den Word-dots werden Felder, die APplus automatisch mit den Daten der Adressklasse füllen soll, wie folgt beschrieben:
«firma1», «firma2», «name», «strasse», «plz», «ort», «plz2»
Diese Felder beinhalten eine Feldfunktion namens „MergeField“, die eingefügt werden muss. Zu finden in MS Office Word unter: „Einfügen“ – „Feld“ – „Feldname“ = MergeField. In neueren Office-Versionen unter: „Einfügen“ – „Schnellbausteine“ – „Feld“. Bei „Feldname“ wird der Name des Datenfeldes eingetragen und anschließend auf „Ok“ geklickt. Der Inhalt zwischen den Tags entspricht hierbei dem Datenfeld in der Datenbank. Es sind die Feldnamen der Maske „Adresse bearbeiten“ zu benutzen. Diese findet man auch als Tool-Tip auf der Benutzeroberfläche von APplus, wenn man mit dem Mauszeiger über ein Feld geht. Ansonsten lässt sich eine Word-dot-Vorlage genauso schreiben wie ein Word-Dokument.

Wordvorlage in APplus erstellen

APplus Tool-Tip


Folgende Feldnamen können im Serienbrief verwendet werden:

Feldnamen die im APplus-Serienbrief zur Verfügung stehen

Zusatz zu «anrede»:

  • Je nach eingestelltem „MFP“ wird das „Sehr geehrte“ oder „Sehr geehrter“ automatisch geschrieben und muss somit nicht in der Dot-Vorlage separat geschrieben werden
  • Aufbau von «anrede»: Sehr geehrte/r (ohne „MFP“) + name
    (! Auch wenn im Feld „MFP“ ‚Herrn‘ steht, wird im Serienbrief ‚Herr‘ gedruckt)

Achten Sie zum Schluss bitte darauf, dass Ihr Word-Dokument auch als „.dot“ abgespeichert wird!

Dateityp für Serienbrieferstellung in APplus

 

Download

In vier Schritten zur Weihnachtspost APplus Seriendruckfunktion

Name (Pflichtfeld)

E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)

Firma (Pflichtfeld)

 


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