Automatisierung in der Anlagenbuchhaltung

28. September 2017 ERP

In unserem Blogbeitrag zur Automatisierung in der Anlagenbuchhaltung stellen wir Ihnen einige Tipps zur Optimierung von Abläufen vor. Im Ergebnis können Sie mit nur wenigen Schritten bis zu 45 Minuten pro zu buchendem Beleg sparen. Wir haben verschiedene Aufgaben der Buchhaltung mit Praxisbeispielen vorbereitet. Alle Tipps für automatisierte Abläufe in der Anlagenbuchhaltung stellen wir am Ende des Beitrags in einer eingebundenen PDF zum Download zur Verfügung. Dabei fokussieren wir uns auf die Themen:

  • Abschreibungen automatisch buchen
  • Abschreibungen automatisch mit Kore-Aufteilung buchen
  • Automatische Aktivierung des Anlagevermögens
  • Doppelte Datenerfassung vermeiden
  • Beleg und Wirtschaftsgut in einem Schritt erfassen
  • Automatische Nummernvergabe für Wirtschaftsgüter
  • AfA-Methode automatisch vorschlagen
  • Automatisches Warnsystem bei der Erfassung

Abschreibungen automatisch buchen

→ Gesparte Zeit nach Umsetzung des Tipps: 30 Minuten pro Beleg


Praxisbeispiel 1: Manuelle Erfassung der tatsächlichen Abschreibungen

Sie rufen unter Berichte/Anlagenbuchhaltung einen Bericht zur AfA-Berechnung ab und buchen manuell die Abschreibung auf Anlagen (AfA). Es könnte sich dabei um die Berichte „AfA“ oder „AfA nach Kostenstellen“ handeln.

Diamant Anlagenbuchhaltung Bericht zur AfA-Berechnung

 

Praxisbeispiel 2: Manuelle Erfassung der kalkulatorischen Abschreibungen

Sie erfassen manuell die kalkulatorische AfA monatlich, sodass die Kosten auf die einzelnen Perioden verteilt sind und in den Auswertungen berücksichtigt werden. Am Ende des Wirtschaftsjahres lösen Sie die kalkulatorische AfA auf und buchen Sie entweder nach der Berechnung durch die Diamant®/3 Anlagenbuchhaltung, nach den Werten des Steuerberaters oder einer anderen Liste.

Auf dem Weg zur Automatisierung in der Anlagenbuchhaltung

  1. Schritt: Aufgrund der Hinterlegung der entsprechenden Abschreibungskonten als auch Anlagenkonten können Sie die Abschreibung auf Anlagen (AfA) automatisch buchen lassen. Dabei können verschiedene Kostenstellen, Kostenträger oder Projekte berücksichtigt werden.
  2. Schritt: Den Zeitpunkt und Rhythmus zur Belegübernahme per Knopfdruck bestimmen dabei Sie. Sie entscheiden, ob die Abschreibung monatlich, quartalsweise oder gar jährlich gebucht werden soll. Für eine gleichmäßige Verteilung und detaillierte Auswertung empfehlen wir die monatliche Buchungsausgabe der Abschreibungen.

 

Diamant Anlagenbuchhaltung automatischer NummernkreisStandardmäßig wird von Diamant®/3 die Belegart „SA“ mit automatischem Nummernkreis verwendet. Sie können aber auch eine eigene Belegart verwenden.

 

Diamant Anlagenbuchhaltung Belegart einstellenUm die eigene Belegart einzustellen, gehen Sie wie folgt vor:
Unter Einstellungen/Grundeinstellungen/Konfiguration/firmenübergreifende Einstellungen/ANBU/Anlage/Belegart Buchungsausgabe geben Sie das Kürzel der Belegart für die Abschreibungen an. In unserem Beispiel lautet diese „AFA“.

Diamant Anlagenbuchhaltung BelegnummernkreisAnschließend muss die Belegart unter Einstellungen/Stammdaten/Belege/Belegarten angelegt sein. Ebenfalls wird der Belegnummernkreis unter Einstellungen/Stammdaten/Belege/Belegkreise angelegt und der Belegart zugeordnet.

 

Automatische Aktivierung des Anlagevermögens

→ Gesparte Zeit nach Umsetzung des Tipps: 20 bis 30 Minuten pro Beleg

 

Praxisbeispiel 1: Erfassung der Belege durch Buchhalter in der Finanzbuchhaltung

Bereits bei der Erfassung einer Eingangsrechnung über eine Neuanschaffung geben Sie das jeweilige Sachkonto im Anlagevermögen an.

Diamant Anlagenbuchhaltung Beispielbuchungssatz

 

Anschließend erfassen Sie den Zugang manuell in der Anlagenbuchhaltung.

Praxisbeispiel 2: Erfassung der Belege durch Mitarbeiter im Einkauf im ERP- bzw. Vorsystem

Sie haben ein ERP-System, z. B. APplus, oder anderes Vorsystem im Einsatz und die Belegerfassung von Eingangsrechnungen erfolgt durch die Mitarbeiter im Einkauf.  Aufgrund von Kontierungsregeln im Vorsystem oder in der hinterlegten Bestellung werden die Sachkonten herangezogen. Bereits an dieser Stelle im Prozess muss der Mitarbeiter im Einkauf festlegen, ob die Rechnung als Aufwand, als Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) oder als Sachanlage verbucht wird. In den meisten Fällen liegt der Fokus des Mitarbeiters im Einkauf auf einem anderen Schwerpunkt, weshalb die Fehlerquote bei der Auswahl des Sachkontos erhöht ist.

Vier Schritte zu mehr Automatisierung

Sie können die doppelte Datenerfassung vermeiden, in dem Sie minimale Änderungen in der Konfiguration vornehmen.

  1. Schritt: Verwenden Sie ein Sachkonto bspw. „Anlagenzugänge“, welches in der Bilanz der Aktivseite und Anlagevermögen zugeordnet ist. Dieses Konto wird anschließend generell verwendet, wenn Sachanlagen angeschafft werden. Nun werden durch den Buchhalter in Diamant®/3 die Rechnungen über „offene Belege“ verarbeitet.
  2. Schritt: Die Abarbeitung der Liste „offene Belege“ kann die Erfassung einer Bewegung in der Diamant®/3 Anlagenbuchhaltung oder die Erkenntnis, dass ein Beleg fälschlicherweise das Sachkonto für Anlagenzugänge enthält, sein. Im letzteren Fall entfernt der Buchhalter den Beleg aus der Liste „offene Belege“.
  3. Schritt: Nach dem alle Bewegungen in der Anlagenbuchhaltung verarbeitet wurden, startet der Buchhalter die Buchungsausgabe und das System aktiviert die Zugänge auf den tatsächlichen Konten des Anlagevermögens. Dabei wird das Konto „Anlagenzugänge“ ausgeglichen und das korrekte Anlagenkonto erhält den entsprechenden Saldo.
  4. Schritt: Eingangsrechnungen, die fälschlicherweise auf das Konto „Anlagenzugänge“ bebucht wurden, werden dann per Sachkonto-Umbuchung korrigiert.

 

Diamant Anlagenbuchhaltung Beispielbuchungssätze

 

 

Beleg und Wirtschaftsgut in einem Schritt erfassen

→ Gesparte Zeit nach Umsetzung des Tipps: 15 bis 20 Minuten pro Beleg

 

Praxisbeispiel: Sofortige Bearbeitung der Anlagenbuchhaltung bei Belegerfassung

In Ihrem Unternehmen ist die Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung nicht personell getrennt.

Nur 1 Klick und Vorteil sofort umsetzen

Aktivieren Sie in der Erfassungsmaske für Belege den automatischen Wechsel in die Anlagenbuchhaltung. So können Sie in einem Arbeitsschritt aus der Belegerfassung sowohl die Bewegung als auch ein Wirtschaftsgut anlegen. Somit vermeiden Sie die doppelte Erfassung von Daten. Unabhängig davon können Sie diese Variante mit der Aufgabenliste „Offene Belege“ kombinieren. Aufgrund der automatisch verbuchten Zahlungsausgänge werden auch Skontoabzüge von Diamant®/3 ohne weiteres gebucht und stehen zur Verarbeitung bereit.

Diamant Anlagenbuchhaltung Erfassungsmaske für Belege automatischer Wechsel

 

AfA-Methode automatisch vorschlagen

→ Gesparte Zeit nach Umsetzung des Tipps: 1 Minute pro Beleg

 

Praxisbeispiel 1: Gleiche AfA-Methode

In der Anlagegruppe für Grundstücke ist die AfA-Methode immer „keine AfA“. Bisher haben Sie bei der Neuanlage eines Wirtschaftsgutes in dieser Gruppe die AfA-Methode immer manuell ausgewählt.

Tipp für einen automatischen Ablauf

Je nach Güterart stehen Ihnen verschiedene AfA-Methoden zur Verfügung. In den vorhandenen Anlagengruppen im Reiter „AfA-Daten“ können Sie die AfA-Methode hinterlegen. Diese dient als Vorschlag bei der Neuanlage von Wirtschaftsgütern.

Für unser Praxisbeispiel haben wir die AfA-Methode „keine AfA“ hinterlegt.

Diamant Anlagenbuchhaltung AfA-Methoden

 

Auswirkung in der Erfassungsmaske: Da in der Anlagengruppe für Grundstücke keine weitere AfA-Methode erlaubt ist, ist die Auswahl grau hinterlegt.

Diamant Anlagenbuchhaltung Auswirkung Erfassungsmaske AfA-Methoden

 

Praxisbeispiel 2: Unterschiedliche Nutzungsdauer je Rechtskreis

In der Anlagengruppe für Bauten und Hallen verwenden Sie für beide Rechtskreise in Ihrem Unternehmen die gleiche AfA-Methode, z. B. „Linear nach AK/HK“ oder „Linear nach Restbuchwert“ (RBW). Allerdings müssen Sie in einem Rechtskreis, z. B. Steuerrecht, wesentlich länger abschreiben.

Tipp für einen automatischen Ablauf

Für dieses Praxisbeispiel haben wir die AfA-Methode „Linear nach RBW“ (LIB) hinterlegt. Damit die Vorschlagsdaten für die Neuanlage korrekt verwendet werden können, wird die Nutzungsdauer bzw. der Prozentsatz der AfA hinterlegt. Die Rechtskreise weichen in der Nutzungsdauer voneinander ab.

Diamant Anlagenbuchhaltung AfA-Methode linear nach RBW

 

Auswirkung in der Erfassungsmaske: Sollte nun in einem Ausnahmefall die AfA-Methode, die Nutzungsdauer oder Prozentsatz abweichen, so können Sie die Vorschlagedaten ändern.

Diamant Anlagenbuchhaltung Auswirkungen Erfassungsmaske AfA-Methode linear nach RBW

 

 

Alle Tipps für automatisierte Abläufe in der Anlagenbuchhaltung haben wir in folgender PDF zum Download zusammengestellt.

Zum Download der PDF füllen Sie bitte das folgende Formular aus.

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