21. Oktober 2020 ERP
In unserem Blogbeitrag zur Automatisierung in der Anlagenbuchhaltung stellen wir Ihnen einige Tipps zur Optimierung von Abläufen vor. Im Ergebnis können Sie mit nur wenigen Schritten bis zu 45 Minuten pro zu buchendem Beleg sparen.
Alle vorgestellten und weitere Tipps für automatisierte Abläufe in der Anlagenbuchhaltung stellen wir am Ende des Beitrags gesammelt in einer PDF zum Download zur Verfügung:
→ Gesparte Zeit nach Umsetzung des Tipps: 30 Minuten pro Beleg
Sie rufen unter Berichte/Anlagenbuchhaltung einen Bericht zur AfA-Berechnung ab und buchen manuell die Abschreibung auf Anlagen (AfA). Es könnte sich dabei um die Berichte „AfA“ oder „AfA nach Kostenstellen“ handeln.
Sie erfassen manuell die kalkulatorische AfA monatlich, sodass die Kosten auf die einzelnen Perioden verteilt sind und in den Auswertungen berücksichtigt werden. Am Ende des Wirtschaftsjahres lösen Sie die kalkulatorische AfA auf und buchen Sie entweder nach der Berechnung durch die Diamant® 2020 Anlagenbuchhaltung, nach den Werten des Steuerberaters oder einer anderen Liste.
Standardmäßig wird von Diamant® 2020 die Belegart „SA“ mit automatischem Nummernkreis verwendet. Sie können aber auch eine eigene Belegart verwenden.
Um die eigene Belegart einzustellen, gehen Sie wie folgt vor:
Unter Einstellungen/Grundeinstellungen/Konfiguration/firmenübergreifende Einstellungen/ANBU/Anlage/Belegart Buchungsausgabe geben Sie das Kürzel der Belegart für die Abschreibungen an. In unserem Beispiel lautet diese „AFA“.
Anschließend muss die Belegart unter Einstellungen/Stammdaten/Belege/Belegarten angelegt sein. Ebenfalls wird der Belegnummernkreis unter Einstellungen/Stammdaten/Belege/Belegkreise angelegt und der Belegart zugeordnet.
→ Gesparte Zeit nach Umsetzung des Tipps: 20 bis 30 Minuten pro Beleg
Bereits bei der Erfassung einer Eingangsrechnung über eine Neuanschaffung geben Sie das jeweilige Sachkonto im Anlagevermögen an.
Anschließend erfassen Sie den Zugang manuell in der Anlagenbuchhaltung.
Sie haben ein ERP-System, z. B. APplus, oder anderes Vorsystem im Einsatz und die Belegerfassung von Eingangsrechnungen erfolgt durch die Mitarbeiter im Einkauf. Aufgrund von Kontierungsregeln im Vorsystem oder in der hinterlegten Bestellung werden die Sachkonten herangezogen. Bereits an dieser Stelle im Prozess ist eine Festlegung durch den Mitarbeiter im Einkauf nötig, ob eine Verbuchung der Rechnung als Aufwand, als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) oder als Sachanlage erfolgt. In den meisten Fällen liegt der Fokus des Mitarbeiters im Einkauf auf einem anderen Schwerpunkt, weshalb die Fehlerquote bei der Auswahl des Sachkontos erhöht ist.
Sie können die doppelte Datenerfassung vermeiden, in dem Sie minimale Änderungen in der Konfiguration vornehmen.
→ Gesparte Zeit nach Umsetzung des Tipps: 15 bis 20 Minuten pro Beleg
In Ihrem Unternehmen ist die Finanzbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung nicht personell getrennt.
Aktivieren Sie in der Erfassungsmaske für Belege den automatischen Wechsel in die Anlagenbuchhaltung. So können Sie in einem Arbeitsschritt aus der Belegerfassung sowohl die Bewegung als auch ein Wirtschaftsgut anlegen. Somit vermeiden Sie die doppelte Erfassung von Daten. Unabhängig davon können Sie diese Variante mit der Aufgabenliste „Offene Belege“ kombinieren. Aufgrund der automatisch verbuchten Zahlungsausgänge erfolgt auch die Buchung von Skontoabzügen durch Diamant® 2020 ohne Weiteres, welche dann zur Verarbeitung bereit stehen.
→ Gesparte Zeit nach Umsetzung des Tipps: 1 Minute pro Beleg
In der Anlagegruppe für Grundstücke ist die AfA-Methode immer „keine AfA“. Bisher haben Sie bei der Neuanlage eines Wirtschaftsgutes in dieser Gruppe die AfA-Methode immer manuell ausgewählt.
Je nach Güterart stehen Ihnen verschiedene AfA-Methoden zur Verfügung. In den vorhandenen Anlagengruppen im Reiter „AfA-Daten“ können Sie die AfA-Methode hinterlegen. Diese dient als Vorschlag bei der Neuanlage von Wirtschaftsgütern.
Für unser Praxisbeispiel haben wir die AfA-Methode „keine AfA“ hinterlegt.
Auswirkung in der Erfassungsmaske: Da in der Anlagengruppe für Grundstücke keine weitere AfA-Methode erlaubt ist, ist die Auswahl grau hinterlegt.
In der Anlagengruppe für Bauten und Hallen verwenden Sie für beide Rechtskreise in Ihrem Unternehmen die gleiche AfA-Methode, z. B. „Linear nach AK/HK“ oder „Linear nach Restbuchwert“ (RBW). Allerdings müssen Sie in einem Rechtskreis, z. B. Steuerrecht, wesentlich länger abschreiben.
Für dieses Praxisbeispiel haben wir die AfA-Methode „Linear nach RBW“ (LIB) hinterlegt. Damit die Vorschlagsdaten für die Neuanlage korrekt verwendet werden können, wird die Nutzungsdauer bzw. der Prozentsatz der AfA hinterlegt. Die Rechtskreise weichen in der Nutzungsdauer voneinander ab.
Auswirkung in der Erfassungsmaske: Sollte nun in einem Ausnahmefall die AfA-Methode, die Nutzungsdauer oder Prozentsatz abweichen, so können Sie die Vorschlagedaten ändern.
Alle Tipps für automatisierte Abläufe in der Anlagenbuchhaltung haben wir in folgender PDF zum Download zusammengestellt.
Zum Download der PDF füllen Sie bitte das folgende Formular aus. |
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Vielen Dank für den interessanten und ausführlichen Bericht über das ERP System. Sehr aufschlussreich!