Effiziente Arbeitsabläufe in der Bauplanung

28. Oktober 2020 AEC/BIM Kevin Grimm

Effiziente Arbeitsabläufe in der Baubranche sind das A und O. Wenn Bauabläufe nicht richtig strukturiert sind, dann verpassen Sie wichtige Effizienzvorteile. Durch ineffizientes Arbeiten können Sie den Anschluss an den Wettbewerb verlieren und so vom Markt verdrängt werden.

Aus dem genannten Grund ist es wichtig, Arbeitsabläufe regelmäßig zu überarbeiten, an neue Gegebenheiten anzupassen und so immer auf dem aktuellen Stand der Technik zu sein. In der Digitalisierungsphase/Umbruchsphase, in der sich die Bauindustrie momentan befindet, ist es besonders wichtig, die Arbeitsabläufe an die neuen Gegebenheiten anzupassen. Denn oftmals existieren diese Bauabläufe seit mehreren Jahren und erfahren nur geringfügige Änderungen.

Was ist ein Bauablauf?

Bevor wir uns mit der Optimierung von Arbeitsabläufen im Bauwesen befassen, sollten wir einen Schritt zurückgehen und uns zunächst einmal ansehen, was einen Arbeitsablauf tatsächlich beschreibt. PNMSoft, ein globaler Softwarehersteller für BPM (Business Process Management)-Software, definiert ihn folgendermaßen: „Workflow ist die Definition, Ausführung und Automatisierung von Geschäftsprozessen, bei denen Aufgaben, Informationen oder Dokumente nach einer Reihe von Verfahrensregeln von einem Teilnehmer an einen anderen zur Bearbeitung weitergeleitet werden.“ Weiterhin heißt es bei PNMSoft: „Organisationen verwenden Workflows, um Aufgaben zwischen Personen zu koordinieren und Daten zwischen Systemen zu synchronisieren, mit dem Endziel, die Effizienz, Reaktionsfähigkeit und Rentabilität der Organisation zu verbessern.“

Es ist offensichtlich, dass strukturierte Abläufe vor allem in der Baubranche einen hohen Stellenwert haben müssen. Denn im Laufe eines Projektes müssen viele Aufgaben nachverfolgt und verwaltet werden. Werden die Phasen eines Bauprozesses gestrafft, dann ergeben sich für jeden Teil des Bauprozesses erhebliche Vorteile für die Unternehmen.

Welche Abläufe gibt es in der Baubranche?

In der Baubranche gibt es sechs Abläufe, mit denen die Projektbeteiligten immer wieder in Berührung kommen. Bei diesen Abläufen kommt es besonders auf eine gute Strukturierung an. Sind sie nicht richtig und unzureichend implementiert, dann hat dies eine große Zeit- und Geldverschwendung zur Folge.

Die sechs Abläufe aus der Baubranche sind folgende:

1. Vorfertigung
2. BIM-Planungsablauf
3. Einreichung/Ausschreibung
4. RFIs (Informationsanfragen)
5. Mängelliste und Projektabschluss
6. Kostenmanagement

Warum an Ihren Bauabläufen arbeiten?

Gründe, einen Ablauf strukturierter zu gestalten, gibt es viele. Die Hauptgründe, warum Sie sich auf Verbesserungen des Bauablaufs konzentrieren sollten, sind nachfolgend genannt:

• Verringerung von Ineffizienzen: Die Optimierung von Bauabläufen ist eine entscheidende Methode, um Ineffizienzen insgesamt Schritt für Schritt zu reduzieren.
• Rationalisierung von Prozessen: In vielen Unternehmen, insbesondere im Baugewerbe, gibt es unzählige redundante Aufgaben. Indem Sie sich auf Ihre Arbeitsabläufe konzentrieren, gewinnen Sie neue Erkenntnisse darüber, was notwendig ist – und was nicht.
• Verbesserung der Qualität: Die Feinabstimmung von Arbeitsabläufen bedeutet auch, dass Sie eine bessere Bauqualität bieten können. Das wiederum bedeutet zufriedenere Kunden, weniger Nacharbeit und mehr Wiederholungsaufträge.

Hauptgründe, weshalb Bauabläufe nicht funktionieren

Standardisierte Bauabläufe können den Unternehmen enorme Vorteile bieten. Diese Vorteile kommen aber erst zum Tragen, wenn sie gut strukturiert sind und jeder Mitarbeiter sie richtig versteht und anwendet. Wie bereits erwähnt, sind Bauabläufe oft nicht richtig durchdacht und implementiert.
In der Regel liegt das an einem der folgenden drei Punkte:

• Kommunikation: Damit Arbeitsabläufe innerhalb eines Bauprojektes funktionieren, bedarf es einer offenen Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten. Endlose Kettenmails sind genauso wenig förderlich für den Projekterfolg wie zu wenig Kontakt zu den Baubeteiligten.
• Datensilos: Datensilos entstehen, wenn Systeme und Daten nicht offen miteinander verbunden sind. Das heißt, nicht alle Beteiligten können auf alle notwendigen und aktuellen Informationen zugreifen. Oft haben die Beteiligten falsche Annahmen oder nutzen veraltete Informationen als Grundlage.
• Mangelnde Transparenz: Bauprojekte und die dabei ausgeführten Abläufe können nur erfolgreich ausgeführt werden, wenn die Prozesse und Informationen transparent zur Verfügung stehen. Ohne Transparenz besteht die Gefahr der Versäumung von Meilensteinen und schlussendlich Projektverzögerungen.

Lösung zur Verbesserung von Bauabläufen

Mit der Einführung der neuen und digitalen Planungsmethode Building Information Modeling (BIM) können Sie Ihren Projekten mehr Transparenz geben, die Kommunikation unter den Beteiligten verbessern und Datensilos vermeiden.

Durch Einsatz dieser Planungsmethode können alle Projektbeteiligten auf dieselben Planunterlagen und Informationen zugreifen. Die Planunterlagen werden den Beteiligten über ein Common Data Environment (CDE), wie zum Beispiel BIM 360 von Autodesk, zur Verfügung gestellt.

Neben der Bereitstellung von Gebäudemodellen verbessert sich auch die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten. Denn mit einer CDE wie BIM 360 können Projektbeteiligte miteinander kommunizieren. Es können Aufgaben, Mängel oder Hinweise an die zuständigen Personen oder Firmen zugewiesen werden. So kann die Bauleitung direkt von der Baustelle aus einen Mangel an die zuständigen Personen zuweisen, ohne diesen vorher in eine Excel-Liste einzutragen und dann per Mail zu versenden. Durch diese Funktion erhalten alle Beteiligten eine übersichtliche Darstellung der zugewiesenen Aufgaben. Auch das Freimelden von Mängeln erfolgt auf diese Weise. Wenn in einem Projekt eine CDE eingesetzt wird, dann hat sich das Versenden von E-Mails erledigt.

Des Weiteren wird durch den Einsatz von BIM und einer CDE die Entstehung von Datensilos verhindert. Denn durch den Einsatz der Cloud werden alle benötigten Informationen in der CDE hochgeladen und somit für die Beteiligten zur Verfügung gestellt. In der CDE erhält man zudem eine sehr übersichtliche Darstellung, wann welcher Plan von wem hochgeladen wurde. Aus diesem Grund stehen den Projektbeteiligten immer die aktuellen Pläne und Informationen zur Verfügung. Eine Ablage von Dateien auf dem firmeneigenen Server ist nicht mehr nötig.

Wo und wie kann N+P unterstützen?

Die N+P Informationssysteme GmbH kann Sie bei der Durchführung Ihrer Projekte unterstützen. Denn gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre bestehenden Arbeitsabläufe und passen diese bei Bedarf an die neuen und digitalen Anforderungen der Bauwirtschaft an. Wir erarbeiten mit Ihnen einen standardisierten Projektablauf auf Basis von Building Information Modeling und zeigen Ihnen den richtigen Umgang mit einer CDE. Da BIM nur angewendet werden kann, wenn BIM-Autorenwerkzeuge im Einsatz sind, können wir Ihren Mitarbeitern zusätzlich auch den richtigen Umgang mit Autodesk Revit beibringen.

Daneben bieten wir Ihnen unser kostenfreies Whitepaper „14 Herausforderungen bei Bauprojekten: Vorteile von Software-gestützter Kollaboration“ an. Dieses stellt die Lösungsansätze für 14 Situationen vor, denen Planer eines Bauwerks gegenüberstehen. Für jede dieser Situationen werden die entsprechenden Herausforderungen aufgezeigt sowie Lösungen und Resultate, die auf der Nutzung eines CDE basieren, dargestellt.

Bildquellen: mohamed_hassan@Pixabay, Autodesk, N+P