Erleichterung im Facility Management durch webbasierte CAFM-Systeme

1. September 2021 CAFM N+P Redaktion

In Zeiten der Digitalisierung, der wachsenden Bedeutung von Transparenz bei Prozessen sowie dem verstärkten mobilen Arbeiten sind Webanwendungen von Software oft ein unerlässliches Pendant zur klassischen Client-Nutzung. So auch im Facility Management. Hier kommen webbasierte CAFM-Systeme zur Anwendung.

Webbasierte CAFM-Systeme sind an die klassische Anwendung gekoppelt, sodass alle mobil erfassten Daten auch im Client abruf- und erweiterbar sind.

Vorteile eines webbasierten CAFM-Systems

Der Hauptvorteil eines webbasierten Systems besteht darin, dass spezifische Tätigkeiten zu jederzeit von allen Standorten – und somit von einem mobilen Endgerät aus – ausgeführt werden können.

Da nicht alle Nutzer zu den Kernanwendern/Hauptnutzern einer CAFM-Software gehören, sondern diese teils nur für spezifische Prozesse in ihrem Arbeitsalltag nutzen, lassen sich in einer nutzerfreundlichen Web-Anwendung für bestimmte Benutzergruppen themenspezifische Rechtekonzepte definieren.

Der Benutzerkreis kann dabei unternehmensinterne als auch -fremde Personen umfassen.

Features einer etablierten Web-Anwendung

Im Laufe der letzten Jahre sind die meisten CAFM-Anbieter dazu übergegangen, ihre Lösungen nicht nur als klassische Variante, sondern auch als mobile Anwendung dem Markt zur Verfügung zu stellen. Eine gute Web-Anwendung zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

• Die Oberfläche des CAFM-Systems sollte in der Webansicht individualisierbar sein, je nachdem, was der Benutzer benötigt. So sollten sich Dashboards individuell zusammenstellen lassen, aber auch auf vorkonfigurierte Übersichten zurückgegriffen werden können.

• Alle Informationen, die fürs Web bzw. dem jeweiligen Nutzer freigegeben wurden, sind abrufbar. Dazu gehören auch Dokumente.
• Es lassen sich übers Web Dokumente direkt erfassen und hinterlegen sowie Objektinformationen anlegen.

• Für die Nutzung über mobile Endgeräte mit kleinerem Bildschirm, wie z. B. bei einem Smartphone, steht eine vereinfachte Benutzeroberfläche zur Verfügung.
• Da vor allem die mobilen Anwender im Normalfall nicht jeden Tag mit der CAFM-Software arbeiten, ist eine intuitive Bedienung von Vorteil.
• Um über alle Zugriffswege auf einem einheitlichen Informationsstand zu sein, sollte die Datenübertragung in Echtzeit stattfinden.

Webbasierte CAFM-Systeme – Nutzungsmöglichkeiten

Generell ist die Nutzung einer webbasierten CAFM-Lösung für alle Nutzergruppen abteilungsübergreifend möglich. So können auch Mitarbeiter, die nicht permanent mit CAFM zu tun haben, auf die Software zugreifen, um ihre Daten und Bedarfsfälle je nach Vorkommen einzupflegen.

Absetzen von Meldungen

Der Mitarbeiter ist im Gebäude unterwegs und stellt fest, dass etwas nicht in Ordnung ist. Dann kann er eine Web-Meldung (z. B. Mangel, Störmeldung, IT-Meldung etc.) erstellen und diese die auch, sofern gewollt, automatisiert an eine Maßnahme übergeben lassen. Alle Meldungen lassen sich anschießend im klassischen CAFM-System anzeigen und weiterbearbeiten bzw. als Auftrag anlegen.

Mobile Zählerstanderfassung übers Energiecontrolling

Der Hausmeister oder andere Gebäudeverantwortliche können monatlich/jährlich/im individuellen Turnus Zählerstände und Energieverbräuche mobil im gesamten Gebäude erfassen und melden.

Reinigungskontrolle

Über Dashboards, die sich z. B. übers Tablet anzeigen lassen, können Räume hinsichtlich ihrer Reinigung nach unterschiedlichen Kriterien geprüft und bewertet werden.

Inventur

Im Gang von Raum zu Raum können alle Inventargegenstände innerhalb der jährlichen Inventur erfasst werden. Die einfachste Form der Erfassung erfolgt mittels Barcodes.

Wartung/Instandhaltungsmanagement

Auch im FM-Prozess Instandhaltungsmanagement spielt die webbasierte Nutzung eines CAFM-Systems eine große Rolle. So werden alle Wartungstermine nach einem Ampelsystem aufgelistet. Einzelne Benutzer können sich auch nur die Wartungstermine anzeigen lassen, die sie persönlich betreffen. Diese Termine wiederum lassen sich filtern nach Typ, Raum etc. Wartungstermine können auch in Teilleistungen untergliedert und einzeln abgehakt/bearbeitet werden. Schlussendlich ist es möglich, sich in der klassischen Ansicht ein Protokoll zu dem bearbeiteten Wartungstermin erstellen zu lassen.

Reservierung

Wenn Mitarbeiter ihre Bedarfe anmelden wollen, z. B. für einen Besprechungsraum oder ein Fahrzeug aus dem Fuhrpark, lässt sich das auch über die Web-Anwendung bewerkstelligen. Ebenso sind ergänzende Angaben zur Reservierung, wie beispielweise der Zweck oder auch gewünschte Zusatzleistungen, möglich. Die Angabe zum gewünschten Zeitraum hingegen ist zwingend erforderlich.

Aufträge

Alle in der CAFM-Lösung hinterlegten Aufträge lassen sich in der Webansicht anzeigen. Darüber hinaus ist eine Filterung der Aufträge für den jeweiligen Benutzer möglich. Somit sind auch „Meine Aufträge“ auf einen Blick ersichtlich.

SPARTACUS Facility Management®, die CAFM-Software der N+P Informationssysteme GmbH, wird all diesen Anforderungen gerecht. Sie bietet Ihnen als Facility Manager ebenso wie Ihren Kollegen sowohl in der klassischen als auch in der Web-Anwendung umfangreiche Funktionen zur Bewältigung aller anfallenden FM-Prozesse.

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Bildquelle: N+P