Das ERP-System – Auswahl und Implementierung

23. März 2022 ERP Roman Wolf

Um durchgängige Prozesse abbilden zu können ist das ERP-System ein wichtiger Baustein. Bei der Einführung eines ERP-Systems ist ein wohl überlegtes und aufeinander aufbauendes Vorgehen unabdingbar. Eine erfolgreiche Implementierung eines ERP-Systems ist abhängig von verschiedenen Phasen. Wir haben Erfolgsfaktoren und Fallstricke bei der Einführung zusammengetragen.

Das ERP-System richtig einführen

 

Die Vorbereitungsphase

Mit einer ERP-Einführung besteht die Chance, eine effiziente Arbeitsweise in einem Unternehmen langfristig sicherzustellen. Wichtig ist, den richtigen Fokus bereits bei den ersten Überlegungen zu setzen. Eine Einführung bewirkt oftmals organisatorische Änderungen in Bezug auf betriebliche Arbeitsaufgaben sowie Arbeitsweisen. Die Implementierung eines ERP-Systems, ist deshalb mit höchster Priorität zu betrachten und erfordert die intensive Unterstützung der Geschäftsleitung.

In der Vorbereitungsphase werden klare Ziele und Definitionen gesetzt:

• Was soll mit der Einführung im Unternehmen erreicht werden?
• Welche strategischen Ziele muss das neue ERP-System unterstützen?
• Wer kann das Projekt umsetzen (Projektleiter, Key-User, weitere Kapazitäten)?
• Durchführung eines innerbetrieblichen Marketings, um die Mitarbeiter zu motivieren.

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Die Anforderungsdefinition an das zukünftige ERP-System

Die Vorgehensweise ist dabei von der Ausgangssituation abhängig. Zu Beginn dieser Phase muss das Unternehmen sich fragen, ob die Auswahl in Eigenregie durchgeführt werden kann, oder ob externe Unterstützung benötigt wird und ob die Implementierung klassisch oder agil vollzogen werden soll. In vier Schritten lassen sich die notwendigen Anforderungen an das neue ERP-System strukturiert zusammentragen:

• Durchführung fachbereichsbezogener Workshops
  Das Unternehmen vollzieht eine neutrale Analyse auf bisher ungenutzte Effizienzpotenziale sowie Prozesslücken und -brüche. Ergänzend werden optimierte Soll-Prozesse beschrieben. Dieser Prozess muss softwareneutral erfolgen, um ein Abbilden der „alten“ Lösung oder eine Vorwegnahme der Auswahlentscheidung zu vermeiden.

 

• Aufstellung technischer und funktionaler Anforderungen
  Beantworten Sie sich die Frage, wie das ERP-System zukünftig im Live-Prozess technisch funktionieren soll und, ob Sie eher auf eine On-Premise-Lösung setzen, das ERP-System per Hosting oder aus der Cloud betrieben werden soll.

 

• Erstellung einer Soll-IT-Systemlandkarte
  Welche Funktionen und Prozesse sollen im ERP-System abgebildet werden? Sind Prozesse bzw. Funktionsbereiche in Expertensystemen optimaler zu realisieren? Hinzu kommt die Frage, wie gut das Ein- bzw. Verbinden von bereits vorhandener IT-Lösungen erfolgen kann.

 

• Erstellung des Anforderungskataloges (als Grundlage für das Lastenheft)
  Der Anforderungskatalog enthält neben den ermittelten technischen und funktionalen Anforderungen auch Kriterien, wie z. B. Usability und Wartbarkeit und muss lösungsneutral formuliert sein.

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Das Lastenheft

Aus unserer Sicht lassen sich die wichtigsten Tipps zur Erstellung eines aussagefähigen und zielorientierten Lastenhefts wie folgt zusammenfassen:

1. Wichten Sie die Anforderungen (Nutzwert-Analyse).
2. Werden Sie nicht zu detailliert. Ein extrem hoher Detaillierungsgrad verhindert ggf. Optimierungspotenzial.
3. Setzen Sie Standardfunktionen voraus.
4. Fokussieren Sie sich auf die Kernprozesse und wichtige unternehmensspezifische Besonderheiten.
5. Vermeiden Sie ein „Nachbauen“ des Altsystems.

Einen roten Faden für die Erstellung des Lastenheftes bieten wir Ihnen in unserem Blogbeitrag „Auswahl eines ERP-Systems im Mittelstand“ zum Download an.

 

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Auswahlkriterien für das neue ERP-System und Auswahlphase

Priorisieren Sie die Auswahlkriterien entsprechend Ihrer Anforderungen und Unternehmenssituation. Achten Sie bei der Auswahl aber nicht nur auf technische und funktionale Details oder die Gesamtkosten. Bewerten Sie für sich auch den Anbieter, dessen Kompetenz sowie die Unternehmensstabilität. Ist neben der Software auch der Implementierungspartner zukunftsfähig aufgestellt? Verfügt er über ganzheitliche Einführungs- und Betreuungskonzepte und entspricht die Vorgehensweise bei der Einführung einem Ablauf, der für Sie logisch und machbar erscheint?

In der Auswahlphase entscheidet sich dann, welches ERP-System den ausgearbeiteten Anforderungen entspricht. Die Auswahlphase kann in den folgenden Schritten durchgeführt werden:

Erstellung einer Longlist

• Marktrecherche und Versand Lastenheft

Erstellung einer Shortlist

• 3 bis 4 potenzielle ERP-Partner
• Meeting zum Kennenlernen mit ausführlichem Briefing
• Vorbereitung von wenigen ausgewählten Beispieldaten

Durchführung von ERP-Workshops und Anbieterpräsentation

• Neben Funktionen, auch Prüfung der Implementierungsmethode (klassisch vs. agil), Projektwerkzeuge, Phasenmodell, …
• Die Teilnahme Ihrer Geschäftsführung ist obligatorisch

Referenzen

• Lassen Sie sich Referenzen nennen
• Gleiche Branche oder gleiche Produkte führen nicht zwingend zum Projekterfolg!

Der Vertrag

• Lassen Sie sich von Ihrem potenziellen Partner einen Mustervertrag zusenden
• Eine frühzeitige Abstimmung zur gewünschten Vertragsform vermeidet spätere Überraschungen und Verzögerungen

 

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Die Implementierung des ausgewählten ERP-Systems

Während der Implementierungsphase wird ein konkreter Fahrplan über die Einführung des ERP-Systems erstellt. Während dieser entscheidenden Phase ist ein enges und vertrauensvolles Zusammenarbeiten mit den Beratern essenziell für den Erfolg des Projektes. Und dass die Projekteinführung auch virtuell funktioniert, haben wir bereits erfolgreich belegen können.

Kick-off und Planung

• Klare Zieldefinition und Projektrahmenbedingungen
• Definition einheitlicher Projektwerkzeuge
• Einplanung von Regelkreisen während der Projektlaufzeit (Lenkungskreis)
• Projekt-Kick-off mit allen Projektbeteiligten
• Kommunikation des Projektplans im Unternehmen

Konzipierung = Erstellung des Fachkonzeptes

• Warum ein Fachkonzept, wenn ich doch ein Lastenheft habe?
  • von der softwareneutralen Anforderung zur softwarespezifischen Umsetzung
• Von der Theorie zur Praxis
  • Wissenszuwachs anhand eines Prototypen
• Herausforderung: Wissensaufbau
  • Train-the-Trainer-Konzept
• Softwareanpassungen
  • Umgang mit Anpassungswünschen und Sicherstellung langfristiger Wartbarkeit

 Umsetzung = Konfiguration/Vorbereitung des ERP-Systems für den Produktivstart

• Installation und Systemkonfiguration
• Einbindung in die Unternehmens-IT
• Key-User-Schulung und Beratung
• Stammdaten iterativ zunächst in das Testsystem übernehmen
• Integrationstest

Übergabe = Endanwenderschulung und Produktivstart

• Endanwenderschulung
• Produktivstart
• Betreuung nach „Go-live“

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Die Optimierungsphase und der laufende Betrieb

Die Optimierungsphase und ein anschließendes Enterprise Architecture Management sichern langfristig die Werthaltigkeit Ihrer Investition in ein neues ERP-System. Nach dem Produktivstart erfolgt ein engagiertes Arbeiten. Hier ist es wichtig, nach ca. zwei bis drei Monaten ein Review durchzuführen. Bei diesem sollte ein Zielabgleich mit den vorher definierten Zielen durchgeführt und die Art der Systemnutzung durch die Anwender überprüft werden.

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Das ERP-System ist eingeführt – Der Projektabschluss

Fördern Sie langfristig ein tiefes Prozesswissen Ihrer Key-User beispielsweise durch die Übergabe von Prozessverantwortung. Mit der Implementierung eines neuen ERP-Systems haben Sie erhebliche finanzielle und kapazitive Aufwände betrieben, damit Ihr Unternehmen bestmöglich durch eine moderne Softwarelandschaft unterstützt wird. Dies sollte auch bei sich ändernden Marktanforderungen und Prozessen sichergestellt sein!

 

 

Checkliste zur Projekteinführung und anzunehmende Zeiträume für die einzelnen Phasen

Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist mit einem personellen und finanziellen Aufwand sowie einem Eingriff in die Unternehmensabläufe verbunden. Daher ist eine gut durchdachte Planung von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines ERP-Projektes. In diesem Whitepaper finden Sie unsere Checkliste für eine erfolgreiche ERP-Einführung mit zahlreichen Tipps.

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