23. März 2022 ERP
Um durchgängige Prozesse abbilden zu können ist das ERP-System ein wichtiger Baustein. Bei der Einführung eines ERP-Systems ist ein wohl überlegtes und aufeinander aufbauendes Vorgehen unabdingbar. Eine erfolgreiche Implementierung eines ERP-Systems ist abhängig von verschiedenen Phasen. Wir haben Erfolgsfaktoren und Fallstricke bei der Einführung zusammengetragen.
Mit einer ERP-Einführung besteht die Chance, eine effiziente Arbeitsweise in einem Unternehmen langfristig sicherzustellen. Wichtig ist, den richtigen Fokus bereits bei den ersten Überlegungen zu setzen. Eine Einführung bewirkt oftmals organisatorische Änderungen in Bezug auf betriebliche Arbeitsaufgaben sowie Arbeitsweisen. Die Implementierung eines ERP-Systems, ist deshalb mit höchster Priorität zu betrachten und erfordert die intensive Unterstützung der Geschäftsleitung.
In der Vorbereitungsphase werden klare Ziele und Definitionen gesetzt:
Die Vorgehensweise ist dabei von der Ausgangssituation abhängig. Zu Beginn dieser Phase muss das Unternehmen sich fragen, ob die Auswahl in Eigenregie durchgeführt werden kann, oder ob externe Unterstützung benötigt wird und ob die Implementierung klassisch oder agil vollzogen werden soll. In vier Schritten lassen sich die notwendigen Anforderungen an das neue ERP-System strukturiert zusammentragen:
Aus unserer Sicht lassen sich die wichtigsten Tipps zur Erstellung eines aussagefähigen und zielorientierten Lastenhefts wie folgt zusammenfassen:
Einen roten Faden für die Erstellung des Lastenheftes bieten wir Ihnen in unserem Blogbeitrag „Auswahl eines ERP-Systems im Mittelstand“ zum Download an.
Priorisieren Sie die Auswahlkriterien entsprechend Ihrer Anforderungen und Unternehmenssituation. Achten Sie bei der Auswahl aber nicht nur auf technische und funktionale Details oder die Gesamtkosten. Bewerten Sie für sich auch den Anbieter, dessen Kompetenz sowie die Unternehmensstabilität. Ist neben der Software auch der Implementierungspartner zukunftsfähig aufgestellt? Verfügt er über ganzheitliche Einführungs- und Betreuungskonzepte und entspricht die Vorgehensweise bei der Einführung einem Ablauf, der für Sie logisch und machbar erscheint?
In der Auswahlphase entscheidet sich dann, welches ERP-System den ausgearbeiteten Anforderungen entspricht. Die Auswahlphase kann in den folgenden Schritten durchgeführt werden:
Erstellung einer Longlist
Erstellung einer Shortlist
Durchführung von ERP-Workshops und Anbieterpräsentation
Referenzen
Der Vertrag
Während der Implementierungsphase wird ein konkreter Fahrplan über die Einführung des ERP-Systems erstellt. Während dieser entscheidenden Phase ist ein enges und vertrauensvolles Zusammenarbeiten mit den Beratern essenziell für den Erfolg des Projektes. Und dass die Projekteinführung auch virtuell funktioniert, haben wir bereits erfolgreich belegen können.
Kick-off und Planung
Konzipierung = Erstellung des Fachkonzeptes
Umsetzung = Konfiguration/Vorbereitung des ERP-Systems für den Produktivstart
Übergabe = Endanwenderschulung und Produktivstart
Die Optimierungsphase und ein anschließendes Enterprise Architecture Management sichern langfristig die Werthaltigkeit Ihrer Investition in ein neues ERP-System. Nach dem Produktivstart erfolgt ein engagiertes Arbeiten. Hier ist es wichtig, nach ca. zwei bis drei Monaten ein Review durchzuführen. Bei diesem sollte ein Zielabgleich mit den vorher definierten Zielen durchgeführt und die Art der Systemnutzung durch die Anwender überprüft werden.
Fördern Sie langfristig ein tiefes Prozesswissen Ihrer Key-User beispielsweise durch die Übergabe von Prozessverantwortung. Mit der Implementierung eines neuen ERP-Systems haben Sie erhebliche finanzielle und kapazitive Aufwände betrieben, damit Ihr Unternehmen bestmöglich durch eine moderne Softwarelandschaft unterstützt wird. Dies sollte auch bei sich ändernden Marktanforderungen und Prozessen sichergestellt sein!
Checkliste zur Projekteinführung und anzunehmende Zeiträume für die einzelnen Phasen
Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist mit einem personellen und finanziellen Aufwand sowie einem Eingriff in die Unternehmensabläufe verbunden. Daher ist eine gut durchdachte Planung von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines ERP-Projektes. In diesem Whitepaper finden Sie unsere Checkliste für eine erfolgreiche ERP-Einführung mit zahlreichen Tipps.
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