Flächenmanagement mit CAFM

9. Oktober 2018 CAFM Alexander Höppner

Der Facility Manager benötigt ganzheitliche Unterstützung beim Flächenmanagement, denn verlässliche Flächendaten bilden eine wichtige Basis für weitere FM-Prozesse. Daher sollten die Informationen zentral und transparent in einer CAFM-Lösung zusammengeführt werden.

„Weiterhin wird die Diakonische Stiftung Ummeln alle Flächendaten zu den 60 Standorten und Liegenschaften in […] hinterlegen, um weiterführend mit verlässlichen Flächeninformationen arbeiten zu können. Mit einer CAD-Verknüpfung will die Stiftung außerdem flächenbezogene Informationen zukünftig anschaulich visualisieren (z. B. Flächenübersicht nach DIN 277, Leerstände) und strukturierte Auswertungsmöglichkeiten nutzen.“

Herausforderungen im Flächenmanagement

Im Facility Management sind verlässliche Flächeninformationen, so wie sie sich auch die Diakonische Stiftung Ummeln wünscht, das A und O. Leider liegen in den Unternehmen oftmals nur veraltete oder gar keine Pläne vor. Das erschwert die tägliche Arbeit in den nachgelagerten FM-Prozessen. Aufbauend auf den Flächendaten werden z. B. die Prozesse Reinigungsmanagement und Mietmanagement bearbeitet. Daher sollten die relevanten Flächenangaben wie Größe, Beschaffenheit, Nutzung und Belegung zentral und transparent mit IT-Unterstützung zusammengeführt werden, um Antworten auf die verschiedensten Fragstellungen zu erhalten: Wie werden die Flächen an den verschiedenen Standorten genutzt? Welche Flächen stehen für die Vermietung zur Verfügung? Wie ist die bauliche Situation vor Ort?

• Exakte Flächenangaben fehlen (z. B. Größe, Beschaffenheit, Nutzung und Belegung).
• Die Flächeninformationen bilden eine wichtige Basis für weitere FM-Prozesse und sollten daher exakt sein.
• Oftmals liegen nur veraltete oder unvollständige Pläne vor.

Ermittlung von verlässlichen Flächeninformationen mit Software

Eine CAFM-Lösung unterstützt Facility Manager bei der Beantwortung der unterschiedlichen Fragen. Die Bereitstellung von grafischen und alphanumerischen Flächendaten ist dabei ebenso erforderlich wie die Auswertung dieser Daten. Mithilfe von IT-Unterstützung werden die wichtigsten Aufgaben softwareseitig unterstützt:

• Zentrale Dokumentation und Aktualisierung aller Flächendaten
• Exakte Ermittlung und Qualifizierung des Flächenbedarfs
• Komfortable Erstellung und Aktualisierung von Belegungssituationen
• Einfache Planung der Realisierung von Belegungs- und Möblierungskonzepten

Um durchgängige Unterstützung im Flächenmanagement zu erhalten, muss eine professionelle CAFM-Lösung, wie SPARTACUS Facility Management®, dem Facility Manager auch die Verknüpfung der Flächeninformationen mit anderen FM-Prozessen ermöglichen. Außerdem müssen umfangreiche Report- und Auswertungsmöglichkeiten bereitstehen, welche im Entscheidungsprozess helfen. Nachfolgend werden die wichtigsten Funktionalitäten aufgeführt. Darüber hinaus können Planungsdaten außerdem im Sinne von Building Information Modeling durch einen Integrationsbaustein in der CAFM-Software weitergenutzt werden.

• Einbindung von Grundrissdaten
• Verknüpfung von Grafikobjekten mit Datenbankeinträgen sowie Visualisierung
• Automatisches Auslesen von Flächen basierend auf hinterlegten Grafiken
• Zuordnung von Flächen zu Objekten
• Zuordnung von Flächen zu Kosten
• Listenausgabe (z. B. Leerstandsflächen)

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Foto: Rainer Sturm / pixelio.de