Kennzahlen im Facility Management

19. Februar 2020 CAFM Harry Liedtke

Kennzahlen sind die Grundlage eines erfolgreichen Facility Managements. In diesem Blogbeitrag geben wir einen Überblick über wichtige Kennzahlen, aus denen sich anschließend Optimierungsmöglichkeiten ableiten lassen.

Kennzahlen sind innerhalb des Facility Managements für verschiedene Bereiche nutzbar. Dieser Blogbeitrag konzentriert sich im Folgenden insbesondere auf Kostenkennzahlen und Basiswerte für verschiedene Gebäude, welche ins Verhältnis zu anfallenden Kosten gesetzt werden.

Kostenkennzahlen im Facility Management

Kostenkennzahlen stellen die Kosten verschiedener Bereiche des Facility Managements, wie z. B. der Reinigung oder dem Vermietungsmanagement, dar.

Langfristig können sie Aufschluss darüber geben, wie sich diese Bereiche und in welchem Maß verändern. In der Regel ist dabei nicht eine einzelne Kennzahl entscheidend, sondern die Summe verschiedener Variablen, die Entwicklungen und Trends möglichst umfassend darstellen. Diese Summe ist jedoch immer auch im Kontext der Marktsituation zu betrachten. Zum Beispiel können gestiegene Reinigungskosten sowohl durch einen größeren Reinigungsaufwand, als auch durch gestiegene Preise (z. B. durch gestiegene Mindestlöhne) begründet sein. Kostenkennzahlen für Immobilien sind weiterhin untergliedert in z. B. Nutzungskosten, Kosten des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Gebäudemanagements.

Unterstützung bei der Ermittlung und Darstellung von Kennzahlen im Facility Management

Um die Prozesse im Facility Management zu optimieren und Kosten zu senken, ist es zunächst notwendig, sich einen Überblick zu verschaffen. Mit Hilfe eines CAFM-Systems können verschiedene FM-Daten erfasst, gesammelt, analysiert und ausgewertet werden. Ein CAFM-System, wie SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS), bildet die zentrale Plattform für die Verknüpfung der Daten zu Gebäudegrößen, anfallenden Kosten und Erträgen sowie zu verschiedenen Medienverbräuchen (Strom, Wasser, Gas usw.).

Ein CAFM-System sollte standardmäßig Kennzahlen laut den Normen DIN 276 bzw. DIN 18960 enthalten. Also Kennzahlen zu Betriebskosten, Instandhaltungskosten, Ver- und Entsorgungskosten sowie Kosten des Objektmanagements. Diese können anschließend zusätzlich einem Verursacher, wie einem Objekt oder einer Anlage, zugewiesen werden. Somit ist immer ersichtlich, an welchem Objekt und in welcher Höhe Kosten verursacht wurden.

Neben Standardreports können in einem geeigneten CAFM-System individuelle Kennzahlen definiert werden. Diese kann man sich dann auf Knopfdruck in anschaulichen Reports darstellen lassen. Hinzu kommen branchenspezifisch vorgeschriebene Reports, die durch das eingesetzte CAFM-System unterstützt werden sollten. Beispielsweise müssen Kommunen regelmäßig Energieberichte vorlegen.

Folgende Reports und Auswertungen haben sich im Facility Management bewährt

• Buchungen nach Kostenart/Kostenträger/Kostenstelle sowie nach Maßnahmen oder Umlagefähigkeit
• Kostenentwicklungen und Vergleiche
• Abfallmengen in einem festgelegten Zeitraum
• Auslastung der Reinigungskräfte
• Reinigungskosten und -pläne
• Bilanzen von Gebäuden oder Gebäudekomplexen
• Jahresverbräuche für Gebäude oder Gebäudekomplexe – auch im Vergleich
• Monatsverbräuche für Gebäude oder Gebäudekomplexe

Benchmarking mit CAFM

Außerdem kann ein CAFM-System dabei unterstützen, Basiswerte wie z. B. Flächen oder Mitarbeiterzahlen für jedes Gebäude zu ergänzen und verschiedene Gebäudearten, wie zum Beispiel Schulen oder Bürogebäude, zu klassifizieren. Setzt man Kosten in Relation zu solchen Basiswerten, können Reports erstellt werden, die eine Vergleichbarkeit verschiedener Gebäude ermöglichen.

Eine Benchmark-Funktion erlaubt Vergleiche von Soll- und Referenzwerten. Auch hier werden die Vergleiche in Relation zu Basiswerten betrachtet, also z. B. der Wasserverbrauch pro Mitarbeiter oder Stromkosten je Quadratmeter.

Fazit

Mit Unterstützung eines CAFM-Systems lassen sich durch Verknüpfung von technischen Attributen und kaufmännischen Werten Kennzahlen bilden. Diese ermöglichen eine detaillierte Auswertung von Daten aus dem laufenden Betrieb, welche wesentlich aussagekräftiger sind als Listen. Zugleich bilden Sie damit die Grundlage für die Optimierung der Prozesse in der laufenden Bewirtschaftung. Voraussetzung dafür ist eine ständige Aktualisierung und Verifizierung der relevanten Daten.

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Bildquelle Titelbild: ©mohamed_hassan@pixabay