Schließanlagenmanagement mit CAFM

19. Juli 2018 CAFM Alexander Höppner

Während des Gebäudebetriebs müssen unterschiedliche Zutrittsberechtigungen berücksichtigt und dokumentiert werden. Um alle Schließeinrichtungen, Schlüssel und Berechtigungen im Blick zu behalten, können Facility Manager eine CAFM-Lösung einsetzen.

„Mit einem geeigneten CAFM-System sollte es schließlich möglich sein, per Knopfdruck Antworten auf Fragestellungen zu erhalten: Welcher Mitarbeiter hat welchen Schlüssel und welche Türen schließen diese Schlüssel? Oder: Welche Gegenstände hat der Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen abzugeben?“

Herausforderungen beim Schließanlagenmanagement

Wie bei der W. MARKGRAF GmbH & Co KG müssen Facility Manager jederzeit verlässliche Antworten auf die unterschiedlichsten Fragestellungen geben können: Welche Mitarbeiter haben Zutritt zum Keller und für welchen Zeitraum gilt die Berechtigung? Wie viele Schlüssel sind für den Eingang des Hauptgebäudes im Umlauf? Welche Türen schließt der Schlüssel mit der Schlüsselnummer XY? Um die ordnungsgemäße Ausstattung der Mitarbeiter und Gäste mit Schlüsseln zu gewährleisten und damit zur Vermeidung von Sicherheitslücken beizutragen, müssen die Mitarbeiter Schlüssel, Schließzylindern, Türen und Nutzern zentral verwalten:

• Es muss Transparenz bei den Zutrittsregelungen existieren, um Sicherheitslücken zu vermeiden.
• Die Ordnungsgemäße Aus- und Rückgabe von Schlüsseln muss gewährleistet werden.
• Alle Vorgänge müssen zentral dokumentiert und protokolliert werden

Gebäudezutritt und Gebäudesicherheit mit Software managen

Um alle für das Schließanlagenmanagement relevanten Daten zu erfassen und miteinander in Verbindung zu bringen, hat sich der Einsatz einer CAFM-Lösung im Facility Management etabliert. Die Anwender erhalten Transparenz und Sicherheit, indem sie bei den nachfolgenden Aufgaben vollumfänglich unterstützt werden:

• Flexible Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln
• Transparenz über aktuell vergebene Zutritts- und Schließberechtigungen
• Ausführliche und zentrale Dokumentation von Schließplänen
• Management von Verlusten
• Abwicklung von Nachbestellungen für Schlüssel und Schließzylinder

Eine anwenderfreundliche CAFM-Software, wie SPARTACUS-Facility Management®, führt alle notwendigen Informationen zusammen und bietet durch umfangreiche Funktionalitäten komfortable Unterstützung beim Schließanlagenmanagement (Auszug):

• Generierung von Schließplänen inklusive grafischer Darstellung
• Erstellung von Einzel- und Sammelbelegen bei der Schlüsselausgabe
• Nachbestellungen für Komponenten der Schließanlage mit Beleg
• Historisierung alle vorhandenen Schließungen und Schlüsselinhaber
• Dokumentation von Schlüsselausgaben und Schlüsselrückgaben
• Verlängerung von Schlüsselausgaben
• Verwaltung von Schlüsselverlusten und -defekten sowie -sperrungen
• Berichte über Einzel- und Gruppenschließungen, die Ausgabe von Zugangsberechtigungen etc.

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Foto: Margot Kessler / pixelio.de