26. Mai 2021 CAFM
Im Facility Management ergeben sich im Kontext des Vertragsmanagements zahlreiche Fragestellungen: Bis wann kann der Mietvertrag gekündigt werden? Wer ist unser Ansprechpartner für den Dienstleistungsvertrag? Existiert für den Schadensfall am Kraftfahrzeug XY ein Versicherungsvertrag? Basis für die Beantwortung dieser Fragestellungen bilden die dazugehörigen Verträge, wie z. B. Mietverträge, Wartungsverträge oder Versicherungsverträge.
Um die Prozesse im Rahmen des Vertragsmanagements zu optimieren und einen Überblick über alle bestehenden Vertragsbeziehungen zu behalten, ist eine zentrale Verwaltung für sämtliche abgeschlossene Verträge wichtig. Im Folgenden gehen wir genauer auf ausgewählte Vorteile eines IT-unterstützten Vertragsmanagements ein.
Eine geeignete CAFM-Software, wie SPARTACUS Facility Management es ist, bietet Ihnen als Facility Manager im Rahmen des Vertragsmanagements einige Funktionalitäten:
Bestenfalls werden dabei alle Verträge gebündelt gemanagt.
Vertragsmanagement ist als themenübergreifender Prozess zu betrachten, da verschiedenste Arten von Verträgen im Kontext des Facility Managements von Bedeutung sind. Dabei sind die Inhalte der Verträge zwar unterschiedlich, jedoch die Verwaltung ähnlich. Grundsätzlich sollten diesbezüglich vier elementare W-Fragen beantwortet werden: Wer? Was? Wie viel? Wie lange?
Die wichtigsten Bestandteile bei der Erfassung eines neuen Vertrages sind im Folgenden aufgelistet:
SPARTACUS Facility Management – Vertragshistorie
Haben sich nun Vertragsdetails eines bestehenden Vertrages im Laufe der Zeit verändert, sollte dies auch in Ihrem System angepasst werden. In einer effizienten IT-Lösung für Vertragsmanagement lassen sich Veränderungen, wie beispielsweise eine Erhöhung der Vermietungskosten oder die Hinzunahme eines neuen Stellplatzes, entsprechend vornehmen. Besonders wichtig ist es dabei im Nachgang nachvollziehen zu können, in welchem Umfang und unter welchen Umständen die Anpassung erfolgte. Eine Historie der Verträge ist dementsprechend bedeutsam.
Durch CAFM-Lösungen im Kontext des Vertragsmanagement können beispielsweise Mieteingänge eingesehen, Mahnungen und Teilzahlungen einpflegt, und Zahlungen bestätigt werden. Die Ermittlung und Darstellung der Kosten kann bei einer Vielzahl von Verträgen jedoch schnell unübersichtlich werden. Um dem entgegen zu wirken und eine gute Übersicht über alle Kosten bzw. Erträge zu behalten, können Auswertungsmöglichkeiten wie Reports helfen. Beispiele hierfür sind unter anderem:
SPARTACUS Report: Zu erwartende Mieteinnahmen
Wie in diesem Beitrag deutlich wurde, ist eine gebündelte Verwaltung von Verträgen mittels einer IT-Lösung von Vorteil und kann Arbeitsprozesse vereinfachen. SPARTACUS Facility Management®, eine CAFM-Software der N+P Informationssysteme GmbH, schließt Vertragsmanagement in der Verwaltung von FM-Prozessen ein. Sie möchten mehr erfahren? Für weitere Informationen steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung!
Bildquelle: ©gajus @shutterstock
Der Blogbeitrag hebt die Bedeutung des bidirektionalen Datenaustauschs zwischen CAD- und CAFM-Lösungen für eine effiziente Nutzung von Gebäudedaten im FM hervor. Wir zeigen anhand unseres BIM-Beispielprojektes "Dambach", wie die nahtlose Übertragung von Informationen zwischen der Planungs- und Betriebsphase möglich ist.
Zum SPARTACUS-Anwendertreffen 2022 wurde das Thema Immobilien-Profitcenterrechnung durch einen Kundenvortrag vorgestellt. Aufgrund der großen Resonanz fiel die Entscheidung, diese Kundenentwicklung in den Standard der CAFM-Software SPARTACUS Facility Management® zu übernehmen. Der Blogbeitrag geht auf den Funktionsumfang und die Mehrwerte dieses Moduls ein.
Desk Sharing ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende keinen fest zugewiesenen Schreibtisch haben, sondern die Arbeitsplätze flexibel und nach Bedarf teilen. Es ist Teil der Bemühungen vieler Unternehmen, ihre Arbeitsumgebungen agiler, effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Der Blogbeitrag zeigt auf, wie eine IT-Lösungen diese Bestrebungen unterstützt.
Schreibe einen Kommentar