Vertragsmanagement mit CAFM

26. Mai 2021 CAFM N+P Redaktion

Im Facility Management ergeben sich im Kontext des Vertragsmanagements zahlreiche Fragestellungen: Bis wann kann der Mietvertrag gekündigt werden? Wer ist unser Ansprechpartner für den Dienstleistungsvertrag? Existiert für den Schadensfall am Kraftfahrzeug XY ein Versicherungsvertrag? Basis für die Beantwortung dieser Fragestellungen bilden die dazugehörigen Verträge, wie z. B. Mietverträge, Wartungsverträge oder Versicherungsverträge.

Um die Prozesse im Rahmen des Vertragsmanagements zu optimieren und einen Überblick über alle bestehenden Vertragsbeziehungen zu behalten, ist eine zentrale Verwaltung für sämtliche abgeschlossene Verträge wichtig. Im Folgenden gehen wir genauer auf ausgewählte Vorteile eines IT-unterstützten Vertragsmanagements ein.

 

Verträge zentral und transparent im Blick behalten

Eine geeignete CAFM-Software, wie SPARTACUS Facility Management es ist, bietet Ihnen als Facility Manager im Rahmen des Vertragsmanagements einige Funktionalitäten:

• Verwaltung aller Vertragspartner (Kreditoren und Debitoren)
• Dokumentation der Vertragsinhalte
• Erfassung und Überwachung von Mindestlaufzeiten, Kündigungsfristen oder automatischen Verlängerungen
• Dokumentation der Vertragskonditionen
• Historische taggenaue Betrachtung der Inhalte und Konditionen
• Darstellung und Überwachung von Zahlungsverpflichtungen aus bestehenden Verträgen

Bestenfalls werden dabei alle Verträge gebündelt gemanagt.

 

Anlage von Verträgen mit unterschiedlichen Merkmalen

Vertragsmanagement ist als themenübergreifender Prozess zu betrachten, da verschiedenste Arten von Verträgen im Kontext des Facility Managements von Bedeutung sind. Dabei sind die Inhalte der Verträge zwar unterschiedlich, jedoch die Verwaltung ähnlich. Grundsätzlich sollten diesbezüglich vier elementare W-Fragen beantwortet werden: Wer? Was? Wie viel? Wie lange?
Die wichtigsten Bestandteile bei der Erfassung eines neuen Vertrages sind im Folgenden aufgelistet:

• Vertragsklasse
• Vertragspartner
• Verknüpfung eines Vertragsobjekt
• Vertragsbeginn und Vertragslaufzeit inkl. Datum der nächsten Prüfung
• Kündigungsfrist
• Kosten und Zahlungsdetails (z. B. Monatliche Zahlung zum 1. Tag des Monats)
• Zahlungsposition (z. B. Kaltmiete, Nebenkosten, Stellplatz)
• Hinterlegung von Dokumenten
• Benennung des Vertrages

 

Anpassung und Ergänzung von bestehenden Verträgen

Haben sich nun Vertragsdetails eines bestehenden Vertrages im Laufe der Zeit verändert, sollte dies auch in Ihrem System angepasst werden. In einer effizienten IT-Lösung für Vertragsmanagement lassen sich Veränderungen, wie beispielsweise eine Erhöhung der Vermietungskosten oder die Hinzunahme eines neuen Stellplatzes, entsprechend vornehmen. Besonders wichtig ist es dabei im Nachgang nachvollziehen zu können, in welchem Umfang und unter welchen Umständen die Anpassung erfolgte. Eine Historie der Verträge ist dementsprechend bedeutsam.

 

 

Qualitäts- und Kostenkontrolle von Vertragsleistungen

Durch CAFM-Lösungen im Kontext des Vertragsmanagement können beispielsweise Mieteingänge eingesehen, Mahnungen und Teilzahlungen einpflegt, und Zahlungen bestätigt werden. Die Ermittlung und Darstellung der Kosten kann bei einer Vielzahl von Verträgen jedoch schnell unübersichtlich werden. Um dem entgegen zu wirken und eine gute Übersicht über alle Kosten bzw. Erträge zu behalten, können Auswertungsmöglichkeiten wie Reports helfen. Beispiele hierfür sind unter anderem:

• Vorausschau auf Erlöse und Kosten aus Verträgen
• Kosten für Anmietungen pro Standort
• Überwachung von Kündigungsfristen

 

Wie in diesem Beitrag deutlich wurde, ist eine gebündelte Verwaltung von Verträgen mittels einer IT-Lösung von Vorteil und kann Arbeitsprozesse vereinfachen. SPARTACUS Facility Management®, eine CAFM-Software der N+P Informationssysteme GmbH, schließt Vertragsmanagement in der Verwaltung von FM-Prozessen ein. Sie möchten mehr erfahren? Für weitere Informationen steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung!

 

Bildquelle: ©gajus @shutterstock