26. Mai 2021 CAFM
Im Facility Management ergeben sich im Kontext des Vertragsmanagements zahlreiche Fragestellungen: Bis wann kann der Mietvertrag gekündigt werden? Wer ist unser Ansprechpartner für den Dienstleistungsvertrag? Existiert für den Schadensfall am Kraftfahrzeug XY ein Versicherungsvertrag? Basis für die Beantwortung dieser Fragestellungen bilden die dazugehörigen Verträge, wie z. B. Mietverträge, Wartungsverträge oder Versicherungsverträge.
Um die Prozesse im Rahmen des Vertragsmanagements zu optimieren und einen Überblick über alle bestehenden Vertragsbeziehungen zu behalten, ist eine zentrale Verwaltung für sämtliche abgeschlossene Verträge wichtig. Im Folgenden gehen wir genauer auf ausgewählte Vorteile eines IT-unterstützten Vertragsmanagements ein.
Eine geeignete CAFM-Software, wie SPARTACUS Facility Management es ist, bietet Ihnen als Facility Manager im Rahmen des Vertragsmanagements einige Funktionalitäten:
Bestenfalls werden dabei alle Verträge gebündelt gemanagt.
Vertragsmanagement ist als themenübergreifender Prozess zu betrachten, da verschiedenste Arten von Verträgen im Kontext des Facility Managements von Bedeutung sind. Dabei sind die Inhalte der Verträge zwar unterschiedlich, jedoch die Verwaltung ähnlich. Grundsätzlich sollten diesbezüglich vier elementare W-Fragen beantwortet werden: Wer? Was? Wie viel? Wie lange?
Die wichtigsten Bestandteile bei der Erfassung eines neuen Vertrages sind im Folgenden aufgelistet:
Haben sich nun Vertragsdetails eines bestehenden Vertrages im Laufe der Zeit verändert, sollte dies auch in Ihrem System angepasst werden. In einer effizienten IT-Lösung für Vertragsmanagement lassen sich Veränderungen, wie beispielsweise eine Erhöhung der Vermietungskosten oder die Hinzunahme eines neuen Stellplatzes, entsprechend vornehmen. Besonders wichtig ist es dabei im Nachgang nachvollziehen zu können, in welchem Umfang und unter welchen Umständen die Anpassung erfolgte. Eine Historie der Verträge ist dementsprechend bedeutsam.
Durch CAFM-Lösungen im Kontext des Vertragsmanagement können beispielsweise Mieteingänge eingesehen, Mahnungen und Teilzahlungen einpflegt, und Zahlungen bestätigt werden. Die Ermittlung und Darstellung der Kosten kann bei einer Vielzahl von Verträgen jedoch schnell unübersichtlich werden. Um dem entgegen zu wirken und eine gute Übersicht über alle Kosten bzw. Erträge zu behalten, können Auswertungsmöglichkeiten wie Reports helfen. Beispiele hierfür sind unter anderem:
Wie in diesem Beitrag deutlich wurde, ist eine gebündelte Verwaltung von Verträgen mittels einer IT-Lösung von Vorteil und kann Arbeitsprozesse vereinfachen. SPARTACUS Facility Management®, eine CAFM-Software der N+P Informationssysteme GmbH, schließt Vertragsmanagement in der Verwaltung von FM-Prozessen ein. Sie möchten mehr erfahren? Für weitere Informationen steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung!
Bildquelle: ©gajus @shutterstock
Um einen ordnungsgemäßen Gebäude- und Anlagenbetrieb zu gewährleisten, müssen eine Vielzahl von Aufgaben im Auge behalten werden. CAFM-Lösungen unterstützen Facility Manager bei den Maßnahmen rund um Instandsetzung, Reparaturen, Wartungen und Inspektionen.
In unserer heutigen Zeit ist die effiziente Nutzung aller Energieträger wichtiger denn je. Mit der Unterstützung einer CAFM-Lösung können Unternehmen ihre Energieeffizienz fördern, einen wichtigen Beitrag für den Klimaschutz leisten und damit gleichzeitig eine deutliche Kosteneinsparung in der Gebäudebewirtschaftung herbeiführen.
Die Aufgabe einer CAFM-Software ist es, Sie als Anwender in Ihrem Facility Management ganzheitlich zu unterstützen. Für eine noch einfachere Nutzerführung und Handhabung gibt es sowohl hardware- als auch softwareseitig Ergänzungen. Diese möchten wir Ihnen in diesem Beitrag vorstellen.
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