Das Problem an der Sache: Dokumente werden leider sehr oft gesucht, es existieren mehrere Varianten oder sie sind gar nicht mehr auf dem neuesten Stand. Für das Suchen und Aufarbeiten werden wichtige Kapazitäten unnötig blockiert. Klingt ineffizient und ist auch so. Wir nennen drei entscheidende Gründe für ein digitales Dokumentenmanagement-System, um den Alltagsproblemen Abhilfe zu schaffen.
Informationslücken schließen
Wenn die Produktion startet, dürfen Zeichnungen, NC-Programme oder Arbeitspläne nicht fehlen oder veraltet sein. Fehlproduktionen durch falsche Maschineneinstellung, nicht aktuelle CAD-Zeichnung oder Stillstand durch Suchen von Unterlagen, kann sich keiner mehr leisten.
Durch die zentrale Ablage in einem digitalen Dokumentenmanagement-System haben alle Abteilungen Zugriff – zu jeder Zeit. Informationen sind demnnach verfügbar, wenn man sie braucht und das ohne jegliche Wartezeit. Somit kann der Werker die für ihn relevanten Unterlagen per Knopfdruck direkt am Terminal abrufen und muss nicht nachtelefonieren oder unnötig warten, bis der zuständige Sachbearbeiter eine Auskunft gibt. Das bringt Transparenz in die Abläufe, beschleunigt Prozesse und vermindert Fehlerquellen.
Mittels Statusmeldungen, wie z. B. „Freigabe“ oder „in Bearbeitung“, lässt sich schnell erkennen, was mit dem Dokument gerade passiert und wer es bearbeitet. Nach Freigabe von bspw. Artikelstammdaten, Stücklisten oder CAD-Zeichnungen werden diese automatisch an die Arbeitsvorbereitung übermittelt. Ebenso automatisch können auch Informationen aus der Fertigung, wie chargenbezogene Einstellparameter der Maschine, den Produkten zugeordnet werden. Das erleichtert die Maschinenjustierung bei Nachproduktion oder Rückverfolgung im Reklamationsfall.
Schnelle Reaktion auf Kundenanfragen
Ein durchgängiger Informationsfluss und Zugriff auf alle Unterlagen aus der Lebenslaufakte eines Produkts erleichtert eine zügige Reaktion auf Kundenanfragen. Egal ob Konformitätserklärungen, Zertifikate oder sonstige Produktunterlagen, die der Kunde anfragt, sind schnell auffindbar durch die zentrale Ablage. Des Weiteren können Reklamationsfälle digital erfasst und automatisch durch definierte Workflows an die zuständige Abteilung weitergeleitet werden. Der Serviceprozess ist dadurch beschleunigt und ist transparent verfolgbar.
Nachweispflichten vereinfachen
Zertifizierungen haben in Fertigungsunternehmen einen zunehmenden Stellenwert. Meist gibt der Markt die Vorgabe der Standards und man gelangt gar nicht erst in weitere Ausschreibungsphasen, wenn gewisse Zertifikate fehlen. Zur Erfüllung der Standards ist neben der lückenlosen Dokumentation von z. B. Arbeitsprozessen und Prüfprotokollen der Werkzeuge, auch die Aktualität der Dokumente essentiell. Mit Ausdrucken und Kopien ist Aktualität niemals garantiert. Zur Rückverfolgbarkeit von Produkten, im schlimmsten Fall bei Aufdeckung von Produktmängeln, muss man schnell handeln. Durch ein digitales Dokumenten-Archiv haben Sie alles zentral verwaltet, in einer einheitlichen Struktur. Dokumente sind revisionssicher archiviert, d. h. sie sind auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher. Zudem ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist garantiert ohne Unmengen von Papierordner zu lagern.
Dokumentenmanagement kurz erklärt
Fazit
Eine häufiger Irrtum: ein digitales Dokumentenmanagement-System sei nur was für große Unternehmen. Alltägliche Prozesse, egal welcher Unternehmensgröße man angehört, sind in einer digitalen Verwaltung deutlich effizienter zu gestalten. Die Anwendungsbereiche eines Dokumentenmanagment-Systems sind vielfältig – von der CAD-Datenverwaltung bis zur durchgängigen PLM-Lösung.
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Bildquelle: pixelio
