Mehrwerte im Unternehmensprozess durch ein mobiles ERP

4. Dezember 2019 ERP Ulrike Lohmann

Die Arbeitswelt von heute wird immer flexibler und mobiler. Damit wächst auch der Wunsch, von zu Hause aus zu arbeiten. Besonders gefragt sind mobile Lösungen jedoch auch bei Tätigkeiten im Außendienst, wie Vertrieb, Montage oder bei Service-Einsätzen. Zudem wächst die Bedeutung mobiler IT-Lösungen durch die immer jünger werdenden Fachkräfte, die den digitalen Zugriff auf Informationen gewohnt sind. Warum sollten die notwendigen ERP-Daten für die tägliche Arbeit dann nicht auch mobil verfügbar sein?

Ein mobiles ERP ist sowohl für die Nutzung als auch für die Erfassung von Informationen, wie das Buchen von Zeiten oder das Hinterlegen von Dokumenten sinnvoll. Aber auch in Unternehmensprozessen (z. B. im Lager) bieten mobile Anwendungen Unterstützung. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, bei denen ein mobiles ERP deutliche Mehrwerte im Prozess bietet.

Mobiles ERP im Vertrieb verbessert Kundengespräche

In Kundenterminen ist es für einen Vertriebsmitarbeiter wichtig, auf die individuellen Anforderungen des Kunden einzugehen. Neben dem Zugriff auf die Informationen zu vergangenen Meetings und Entscheidungen, ist auch die Gesamtlage des Kunden interessant: Gibt es beispielsweise offene Posten? Wie hoch ist der durch den Kunden erwirtschaftete Gewinn bzw. Jahresumsatz?

Stehen diese Informationen jederzeit zur Verfügung, ist ein erfolgreiches Kundengespräch garantiert. Denn dadurch kann der Vertriebsmitarbeiter zügig auf Kundenfragen reagieren und ist auch für Vertrags- oder Preisverhandlungen gerüstet. Hat der Kunde einen bestimmten Bedarf, so kann der Vertriebsmitarbeiter ihm direkt vor Ort konkrete Preise nennen bzw. individuell kalkulieren oder auch mögliche Liefertermine berechnen. Dadurch ergibt sich ein Vorteil gegenüber dem Wettbewerb, was gegebenenfalls mit einem Auftrag belohnt wird.

Der mobile Zugriff auf das ERP-System ermöglicht dem Vertriebsmitarbeiter zudem auch, neue Informationen und Daten aus dem Kundengespräch zeitnah in das ERP-System einzugeben. Informationsverluste durch Zeitverzug werden dadurch vermieden.

Mobiles ERP sorgt für Effizienz im Service- und Montagefall

Haben Sie Mitarbeiter, die beim Kunden Maschinen oder Anlagen aufbauen und in Betrieb nehmen? Sind Servicekräfte im Einsatz, die Maschinen oder Anlagen beim Kunden oder außerhalb warten bzw. reparieren müssen? Diese Kollegen brauchen viele Informationen aus dem ERP-System, um ihre Arbeit schnell und zuverlässig erledigen zu können. Wichtig sind hier vor allem technische Informationen, wie z. B. Auftragsdokumente, Konstruktionszeichnungen oder technische Dokumentationen.

Natürlich können diese Informationen durch die Mitarbeiter selbst oder durch den Innendienst vorab für den Einsatz in einer Akte zusammengestellt werden. Doch wäre das noch zeitgemäß? In Zeiten von Digitalisierung und Mitarbeitern, die mit ihren Smartphones in einer Symbiose leben sicher nicht.

Mitarbeiter im Außendienst profitieren durch den mobilen Zugriff auf das ERP-System zudem noch von weiteren Mehrwerten:

1. Reaktion auf Unvorhergesehenes und Defekte, die erst vor Ort bekannt werden:
   Muss beispielsweise durch eine Havarie eine zweite Anlage ungeplant repariert werden , so hat der Mitarbeiter direkten Zugriff auf die nötigen Informationen und kann alles mit einmal erledigen.
2. Zügige Bestellung von Ersatzteilen im ERP-System und Transparenz damit verbundener Lieferzeiten
3. Dokumentation von Projektfortschritten, Baustand oder Mängeln (z. B. per Foto) und Ablage im mobilen ERP
4. Auftrags- bzw. projektbezogene Buchung von Arbeitszeiten direkt im mobilen ERP-System
5. Elektronische Bestätigung und von Arbeitsnachweisen, Unterweisungen oder Freigaben direkt vor Ort beim Kunden und Hinterlegung im Projekt

Insgesamt ergeben sich folgende Mehrwerte für das Unternehmen, wenn relevante Daten mobil und dadurch schneller ins ERP-System einfließen:

1. Zeitnahe Abrechnung der Leistungen
2. Vollständige und nachvollziehbare Abrechnung der Leistungen
3. Durchgängige Dokumentation der Leistungen im ERP-System:
   erleichtern die Bewertung von Kundenreklamationen

Mobiles ERP-System schafft Prozessverbesserung im Lager

Ist es bei Ihnen auch so, dass es im Lager immer wieder zu Buchungsdifferenzen kommt? Eine der Hauptursachen ist, dass die Buchungen nicht zeitnah erfolgen. Das liegt oftmals daran, dass sich zügige Buchungsprozesse nicht in die täglichen Lager-Abläufe integrieren lassen. Denn Lagermitarbeiter sitzen selten am Schreibtisch, sondern sind immer unterwegs.

Daher ist der Einsatz von Scannern sinnvoll. Diese ermöglichen eine schnelle und genaue Buchung der Lagerbewegungen. Dabei ist es zwar wichtig, alle nötigen Informationen zu erfassen, aber das Handling für den Mitarbeiter so einfach wie möglich zu halten. Nur wenige Schaltflächen auf dem Scanner sollen den Mitarbeiter effizient durch seine Buchungsprozesse führen:

• Geplante Entnahme (Kommissionieren)
• Geplante Einzelentnahme (Fehlteile)
• Auftragsstückliste umbuchen (Vorkommissionieren)
• Ungeplante Entnahme
• Zugang aus Fertigung
• Umbuchung im Lager
• Bestandskorrektur im Lager
• Artikel-Info
• Inventur

Für den Lagermitarbeiter entfallen damit zeitraubende Papier-Arbeiten, wie die Erstellung der Listen, das Abhaken und Eintragen von Beständen, die händische Überführung der Informationen ins ERP-System sowie der Abgleich von Informationen, um Fehler auszuschließen.

Fazit: Flexibilität, Genauigkeit und Transparenz dank mobiler ERP-Anwendungen

Mobile Applikationen unterstützen vor allem Unternehmensbereiche, deren Abläufe den Einsatz klassischer Desktop-PCs mit der ERP-Anwendung nicht möglich machen. Dabei sollte das Handling für den Benutzer intuitiv nutzbar sein. Zudem sollten die notwendigen Eingaben auf den jeweiligen Arbeitsablauf angepasst sein. Moderne ERP-Hersteller bieten für die Umsetzung dieser Anforderungen mobile Business-Applikationen. Entsprechende Schulungen ermöglichen es dem User sogar, selbst individuelle Anpassungen darin vorzunehmen.

Als Endgerät dient je nach Anforderung des Prozesses ein Smartphone, Tablet oder Scanner. Dabei können Funktionen des mobilen Endgerätes einfach in den mobilen Prozess integriert werden: z. B. Kamera, Barcode-Scan, Dokumenten-Scan, GPS, Routenführung, Unterschrift, Marking und viele weitere Funktionen. Sollte die Netzabdeckung unzureichend sein, so kann eine Datenverarbeitung auch im Offline-Betrieb erfolgen.

Mobiles ERP – Notwendigkeit oder „nice to have“?

Was ich Ihnen mitgeben möchte: Schauen Sie in Ihr Unternehmen und stellen Sie Ihre Prozesse auf den Prüfstand! Ist es heute wirklich noch Stand der Zeit, mit Zähllisten bei der Inventur zu arbeiten oder am Monatsende die gesammelten, handgeschriebenen und oft schwer leserlichen Stundenzettel der Servicekäfte durch einen Mitarbeiter im Innendienst erfassen zu lassen? Entscheiden Sie selbst, welchen Weg sie in Zukunft gehen möchten.

 

 

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