Instandhaltung mit CAFM

21. Juni 2018 CAFM Alexander Höppner

Um den ordnungsgemäßen Gebäudebetrieb sicherzustellen, sind umfangreiche Aufgabenstellungen im Blick zu behalten. Eine CAFM-Lösung unterstützt den Facility Manager bei den Maßnahmen, welche bei der Instandsetzung sowie Wartung und Inspektion anfallen.

„Die CAFM-Lösung ermöglicht die Erfassung und Überwachung von Wartungs- und Prüffristen für technische Anlagen. Daraus resultierende Maßnahmen lassen sich effizient verwalten und steuern. Die Basis bilden die Wartungsverträge, welche sich ebenfalls in der CAFM-Lösung hinterlegen lassen.“

Herausforderungen bei der Instandhaltung von Gebäuden und technischen Anlagen

Ähnlich wie der Staatsbetrieb Sächsisches Immobilien- und Baumanagement (SIB) stehen Facility Manager vor der Herausforderung, den reibungslosen Gebäudebetrieb sicherzustellen. Müssen Störungen zeitnah behoben und Wartungstermine im Blick behalten und durchgeführt werden. Dabei ergeben sich die unterschiedlichsten Fragestellungen, die auch kurzfristig beantwortet werden müssen: Welche Inspektionen sind im kommenden Monat durch externe Dienstleister im Verwaltungssitz durchzuführen? Wie viele offene Störungen müssen heute noch bearbeitet werden, um den Gebäudebetrieb sicherzustellen? Welche Aufträge können intern bearbeitet und welche Aufträge müssen extern vergeben werden?

• Der reibungslose Gebäude- und Anlagenbetrieb muss an verteilten Standorten sichergestellt werden.
• Störmeldungen müssen zeitnah und priorisiert bearbeitet werden.
• Termine zur Beurteilung des aktuellen bzw. zur Bewahrung des ordnungsgemäßen Gebäude- und Anlagenzustandes müssen im Blick behalten werden.

Unterstützung bei der Instandhaltung von Gebäuden mithilfe von Software

Um die Betreiberverantwortung mit allen dazugehörenden Aufgaben wahrzunehmen, nutzen Facility Manager eine sog. CAFM-Lösung, welche mit durchgängigen Workflows bei der optimierten Durchführung der Instandsetzung sowie Inspektion, Prüfung und Wartung unterstützt. Dabei wird der Prozess von der Störungsmeldung bis zur -behebung ebenso unterstützt wie die termingerechte Durchführung von geplanten Maßnahmen:

• Planung, Durchführung, Steuerung, Dokumentation und Verrechnung von Instandhaltungsmaßnahmen
• Entgegennahme und Qualifizierung von Störmeldungen sowie Verteilung an interne Mitarbeiter oder externe Dienstleister
• Verfolgung der Störungsbehebung unter Beachtung von festgelegten Prioritäten
• Generierung von Arbeitsaufträgen und Verfolgung der Realisierung mit Termin- und Kostenkontrolle sowie Erinnerungsfunktionen aus gemeldeten Störungen und zyklischen Aktivitäten

Eine durchgängige CAFM-System, wie SPARTACUS Facility Management®, unterstützt Facility Manager bei der optimierten Behebung von Störungen sowie der zentralen Überwachung von Inspektions- und Wartungsfristen. Dafür stehen umfangreichen Funktionalitäten in einer CAFM-Lösung bereit (Auszug):

• Zuordnung von technischen Anlagen zu Objekten, Flächen, Gewerken und Kosten
• Import von Instandhaltungstätigkeiten aus Normen und Richtlinien
• Zuordnung von wiederkehrenden Aufgaben zu Objekten, Kosten und Gewerken
• Zuordnung von Aufgaben an internes Personal oder externe Dienstleister
• Hinterlegung von Arbeitsanweisungen für einzelne Tätigkeiten
• Priorisierung der Bearbeitungsreihenfolge der anfallenden Tätigkeiten
• Auflistung des aktuellen Wartungsplans mit Status der terminierten Aufgaben
• Meldung, Nachverfolgung und Auswertung von Störungen
• Nachverfolgung von Fristen

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Foto: Rainer Sturm / pixelio.de