IT-gestützte Instandhaltung – mit CAFM Software Anlagen und Gebäude effizient betreiben

„Mir ist wichtig, dass alle Dokumente und Daten zentral verwaltet werden. Durch das CAFM-System SPARTACUS Facility Management® können alle Mitarbeiter auf die Daten zu jederzeit und ortsunabhängig zugreifen. Im Arbeitsalltag ist somit eine vollumfängliche Datengrundlage gegeben. Dadurch werden Workflows, wie zum Beispiel Störungsmeldungen, voll umfassend mit SPARTACUS abgebildet.“

Herausforderungen bei der Instandhaltung von Gebäuden und technischen Anlagen

Ähnlich wie Theresa Kreyling vom Magistrat der Universitätsstadt Marburg sind auch andere Facility Manager gefordert, einen störungsfreien Betrieb des Gebäudes sicherzustellen. Technische Anlagen müssen ordnungsgemäß gewartet werden und defekte Objekte sollten zeitnah repariert werden. Um der Betreiberverantwortung nachzukommen, gilt es einige Fragen zu klären:

• Welche Inspektionen kommen in den nächsten Monaten auf mich zu?
• Wie priorisiere ich offene Störungen, um ein Gebäude am Laufen zu halten?
• Welche Aufträge können im eigenen Haus bearbeitet werden und für welche brauche ich einen externen Dienstleister?

Herausforderungen bei der Instandhaltung auf einen Blick

• gibt es mehr als einen Standort, darf der Überblick über alle technischen Anlagen nicht verloren gehen
• Störmeldungen müssen zeitnah bearbeitet und nach Priorität geordnet werden
• Termine zur Kontrolle des Gebäude- und Anlagenzustandes müssen eingehalten werden

Unterstützung bei der Instandhaltung von Gebäuden mithilfe von CAFM

Eine CAFM-Lösung ermöglicht Facility Managern, ihren Betriebsalltag effizienter zu gestalten, indem sie alle Objekte korrekt erfasst sowie verwaltet und mit aktuellen Störungsdaten verknüpft. Dadurch wird ein durchgängiger Arbeitsablauf sichergestellt und geplante Maßnahmen können zeitnah umgesetzt werden. Bei der Durchführung von Reparaturen, Check-ups oder Wartungen wird alles dokumentiert und erleichtert später die Zuordnung der Kosten zu den entsprechenden Anlagen.

Vorteile von CAFM in der Instandhaltung

• Instandhaltungsmaßnahmen werden von der Vorbereitung bis hin zur Verrechnung geplant und anschließend durchgeführt
• Übernahme und Qualifizierung von Störmeldungen sowie deren Verfolgung und Behebung inklusive automatischer Meldung zum Bearbeitungsstatus an den Melder
• Erstellung von Arbeitsaufträgen, Möglichkeit zur Termin- und Kostenkontrolle sowie Erinnerungsfunktion aus gemeldeten Störungen und zyklischen Aktivitäten

Mithilfe eines durchgängigen CAFM-Systems wie SPARTACUS Facility Management® wird die Störungssuche sowie -behebung wesentlich erleichtert. Zusätzlich verbessern Workflows mit Erinnerungsfunktion die Überwachung von Inspektions- und Wartungsarbeiten, sodass alle Instandhaltungsmaßnahmen termingerecht bearbeitet werden können. Ein Wartungsplan gewährleistet betriebliche sowie gesetzliche Vorschriften und Normen (z. B. nach DIN 31051). Hier sehen Sie einen Auszug der vielfältigen Funktionalitäten einer CAFM-Lösung:

• Zuordnung von technischen Anlagen zu Objekten, Flächen, Gewerken und Kosten
• Import von Instandhaltungstätigkeiten aus Normen und Richtlinien
• Zuordnung von wiederkehrenden Aufgaben zu Objekten, Kosten und Gewerken
• Verteilen von Aufgaben an internes Personal oder externe Dienstleister
• Erstellung von Bemerkungen für Arbeitsanweisungen und einzelne Tätigkeiten
• Priorisierung der Bearbeitungsreihenfolge der anfallenden Tätigkeiten
• Auflistung eines aktuellen Wartungsplans mit Status der terminierten Aufgaben
• Meldung, Nachverfolgung und Auswertung von Störungen
• Nachverfolgung von Fristen (z. B. Gewährleistung)

Mobile Anwendungen unterstützen FM-Prozessen

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung werden insbesondere mobile Lösungen in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen. Mit Hilfe von Tablets und Smartphones können spezielle Apps oder Augmented Reality eingesetzt werden, um Maßnahmen, die bei der Instandhaltung anfallen, zu optimieren. Zum Einsatz kommen diese Tools beispielsweise bei der Gebäudewartung und -inspektion. Die Möglichkeit, Anforderungen für einzelne Aufgabenstellungen zu definieren oder Rahmenbedingungen aufzustellen, macht diese Werkzeuge vielfältig einsetzbar.

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