Inventarmanagement mit CAFM

27. September 2018 CAFM Julian Nücklich

Facility Manager benötigen einen schnellen Überblick zu vorhandenen und notwendigen Inventargütern. Mithilfe einer CAFM-Lösung können sie die Inventargüter zentral dokumentieren und erhalten außerdem effiziente Unterstützung bei der Erst- und Folgeinventur.

Herausforderungen beim Inventarmanagement

Facility Manager müssen den Inventarbestand sowie dessen Entwicklung an allen Standorten im Blick behalten. Um jederzeit die notwendige Transparenz sicherstellen zu können, müssen die notwendigen Daten und Informationen zentral dokumentiert werden. Ohne die Unterstützung moderner IT-Lösungen, ist es nur schwer möglich auf Knopfdruck Antworten auf folgende Fragestellungen zu erhalten: Wie viele Arbeitsplätze können wir dieses Jahr mit Bürotisch und -stuhl ausstatten? Welches Inventar muss der Mitarbeiter beim Verlassen des Unternehmens abgeben? Welche Investitionen müssen für das kommende Jahr eingeplant werden?

• Inventargüter sind Bestandteil des Anlagevermögens und dieses muss im Blick behalten werden.
• Der Aufenthaltsort des Inventars muss dokumentiert werden.
• Es müssen fundierte Entscheidungen für Investitionen getroffen werden.

Mit Software-Unterstützung Überblick beim Inventar behalten

Bei der Erfassung und Verwaltung von Inventardaten kann der Facility Manager eine passende CAFM-Lösung nutzen. Er sollte dabei nicht nur bei der manuellen Hinterlegung des Inventars unterstützt werden, sondern darüber hinaus Importmöglichkeiten mittels Barcode-, QR-Code- oder RFID-Technologie erhalten. Ziel beim Einsatz einer CAFM-Lösung ist es, die größtmögliche Unterstützung bei den nachfolgenden Aufgabenstellungen zu erhalten.

• Bedarfsermittlung für unterschiedliche Inventargüter (z. B. Büromöbel)
• Darstellung der Bewegung von Inventargütern bei einem Umzug
• Dokumentation des Inventarbestandes
• Umfangreiche Unterstützung der Inventur mittels Barcode-Technologie
• Automatische Generierung einer Barcode-Kladde sortiert nach Inventartypen

Eine umfassende CAFM-System, wie SPARTACUS Facility Management®, unterstützt die verantwortlichen Mitarbeiter mit einer Vielzahl an Funktionalitäten. Durch die Nutzung wird damit ein professionelles und transparentes Facility Management ermöglicht:

• Zuordnung von Inventar zu verschiedenen Objektkategorien
• Eindeutige Kennzeichnung und Identifizierung von Inventar
• Mobile Unterstützung bei der Durchführung der Inventur
• Bereitstellung von Listen für Inventarnummern inklusive Barcode etc.
• Unterstützung bei der Durchführung einer Soll-Ist-Analyse

Übrigens: Sie können die Anlagenbuchhaltung mit der CAFM-Lösung koppeln!

Das Inventar zählt zum Anlagevermögen. Facility Manager müssen daher das Inventar nicht nur im CAFM-System zur effizienten und transparenten Verwaltung anlegen, sondern auch in die GoBd-konforme Anlagenbuchhaltung überführen. Da es nicht das Ziel ist, das Anlagenvermögen doppelt zu halten und zu pflegen, sollten Facility Manager auf intelligente Integrationsmöglichkeiten zwischen der CAFM-Lösung und der Anlagenbuchhaltung achten. So wird eine doppelte und dadurch fehleranfällige Datenhaltung vermieden. Diese Integration ermöglicht außerdem den automatischen Datenabgleich während der Inventur.

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Unser kostenfreies Whitepaper „Vorteile von CAFM im FM“ stellt Ihnen die zwölf wichtigsten FM-Prozesse detailliert vor und zeigt Ihnen auf, welche Vorteile sich durch den Einsatz einer CAFM-Lösung im FM ergeben. Um Unterstützung im Entscheidungsprozess zu erhalten, hält das Whitepaper außerdem Checklisten für Sie bereit, welche Sie bei der Auswahl eines geeigneten Systems nutzen können.

Foto: Rainer Sturm / pixelio.de