Fallbeispiel 1 – Finanzbuchhaltung
Herausforderung:
Oft erfolgt die Prüfung von Eingangsrechnungen auch heute noch in keinem durchgängigen System. Die Eingangsrechnungen werden zwar eingebucht, aber die Prüfung auf sachliche Richtigkeit und Zuordnung zu Bestellungen bzw. Sachkonten ist aufwendig und erfordert viel Kommunikation zwischen der anfordernden Stelle im Unternehmen und der Buchhaltung.
Lösungsansatz:
Wesentlich effizienter ist der Einsatz eines modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit automatischer Parameter-Erkennung und -Zuordnung durch Texterkennung und mit digitalem Prüfungsworkflow. Alle Dokumente, ob digital oder in Papierform, werden so in einem System digital zusammengefasst. Damit kann die Prüfung und Buchung der Belege ortsunabhängig erfolgen.
Einen noch größeren Vorteil erreicht man bei der Kopplung von DMS, Finanzbuchhaltungs-System und ERP. Damit lassen sich Dokumente automatisiert auf Auffälligkeiten prüfen (z. B. stimmen die Werte und Positionen aus der Rechnung mit denen der Bestellung und mit der gelieferten Ware überein). Das schafft neben der Möglichkeit der Arbeit im Homeoffice auch eine enorme Arbeitserleichterung. Denn der Bearbeiter muss sich lediglich mit Abweichungen auseinandersetzen, während korrekte Vorgänge automatisch verbucht werden.
Fallbeispiel 2 – Vertragsmanagement
Herausforderung:
Die Geschäftsleitung möchte jederzeit einen Überblick über die laufenden Verträge und deren Modalitäten haben, um auch in schwierigen Zeiten schnell die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Wenn die Verträge jedoch in Papierform im Unternehmen liegen, muss jemand vor Ort sein, um auf wichtige Details zugreifen zu können.
Lösungsansatz:
Eine digitale Vertragsverwaltung ermöglicht die elektronische und datenschutzkonforme Ablage von Verträgen sowie die automatische Kontrolle wichtiger Parameter, wie Kündigungsfristen, Auslaufzeiten oder Verlängerungsoptionen. Zudem erinnert die Software den Anwender, wenn eine Entscheidung zu einem Vertrag notwendig ist. So lassen sich Verträge ortsungebunden verwalten, egal ob aus dem Büro, dem Homeoffice oder auf einer Geschäftsreise.
Natürlich lässt sich die digitale Vertragsverwaltung auch für Service- oder Wartungsverträge, die mit Kunden bestehen, einsetzen. Sobald die Kündigungsfrist in Sichtweite kommt, wird der Vertrieb daran erinnert, proaktiv auf den Kunden zuzugehen und eine Verlängerung oder ein Neugeschäft zu verhandeln.
Fallbeispiel 3 – Konstruktion
Herausforderung:
Die Konstruktionsabteilung ist auf eine enge Kommunikation mit der Fertigung und dem Vertrieb angewiesen. Aus diesem Grund müssen bei komplexen Projekten verschiedenste Instanzen auf die Daten der Konstruktion zugreifen. Auch der nachgelagerte Service für Anlagen ist auf verfügbare Dokumente aus der Fertigung angewiesen.
Lösungsansatz:
Mit einem Produktdatenmanagementsystem (PDM) und einem technischen Dokumentenmanagementsystem lassen sich aktuelle Konstruktionsdaten, -zeichnungen und alle weiteren relevanten Dokumente passgenau und auf Knopfdruck verschiedenen Beteiligten zur Verfügung stellen. Auch hier ist es egal, ob die jeweiligen Personen vom Büro aus oder aus dem Homeoffice auf die Dokumente zugreifen.
Einen weiteren Nutzen bringt die Erweiterung auf ein Product-Lifecycle-Management-System (PLM). Alle Daten und Dokumente, die von der Konstruktion bis zum Abbau und Recycling einer Maschine oder Anlage entstehen, werden dabei in einem durchgehenden System vorgehalten. Die Konstruktion kann hier auch auf ältere Daten zugreifen, wenn dem Service beispielsweise die Anfälligkeit einer bestimmten Baugruppenkombination auffällt. Bei zukünftigen Konstruktionen können diese Praxiserfahrungen somit berücksichtigt werden.
Fallbeispiel 4 – Arbeit in Projektgruppen
Herausforderung:
Projekte werden immer komplexer und die Projektgruppen bestehen daher nicht selten aus Mitarbeitern des Auftragnehmers und Auftraggebers sowie zum Teil auch weiteren beteiligten Unternehmen. Die beteiligten Personen befinden sich dabei meist an verschiedenen Orten. Für eine reibungslose Zusammenarbeit ist daher sicherzustellen, dass alle Beteiligten nur auf eine Datenbasis zurückgreifen und nicht verschiedene Versionen eines Dokumentes im Umlauf sind.
Lösungsansatz:
Durch ein modernes ERP-System als zentrale Datenbasis mit integriertem Dokumentenmanagementsystem lassen sich Projektgruppen sinnvoll verwalten. Auch die verschiedenen notwendigen Berechtigungsebenen von internen und externen Beteiligten lassen sich damit abbilden. So gelingt die lückenlose Dokumentation eines Projektes und es werden Datendoppelungen und der Einsatz veralteter Dokumente vermieden. Browserbasierte ERP-Systeme bieten hier die Möglichkeit von jedem Ort auf die Daten zuzugreifen oder diese zu bearbeiten.
Fazit
Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) digitalisiert Papierdokumente und ermöglicht es den Mitarbeitern ortunabhängig auf wichtige Unternehmensdokumente zuzugreifen. Um durchgängige digitale Workflows zu schaffen, sollte jedoch eine sinnvolle Verknüpfung mit bestehenden IT-Lösungen des Unternehmens erfolgen. Ist dem so, können die Mitarbeiter ihre Aufgaben aus dem Homeoffice, vom Kunden oder aus dem Café heraus erledigen.
