Software-Lizenzmanagement

11. Januar 2018 Digitalisierung N+P Redaktion

Im ersten Teil unserer zweiteiligen Beitragsserie haben wir Sie über die Aktionen der BSA aufgeklärt. Das Ansinnen des heutigen Blogbeitrages ist es, Szenarien aufzuzeigen, wie Unternehmen in die Situation einer Falsch- oder Unterlizenzierung geraten können, welche Folgen das mit sich bringen kann und wie wir Sie in Ihrem Software-Lizenzmanagement unterstützen, damit es gar nicht erst soweit kommt.

Ursachen für eine Falsch- oder Unterlizenzierung

Natürlich finden sich in jeder Branche Vertreter, die nach dem Motto „wird schon gut gehen“ Schwarzkopien von Software zur Anwendung bringen. Doch sollte nicht jedem Anwender böse Absicht unterstellt werden. Wie eingangs erwähnt, verwirren oft schon die komplexen Lizenzmodelle der Software-anbietenden Firmen, sodass sich Unternehmen plötzlich in der Situation einer Falsch- oder Unterlizenzierung befinden.

In folgenden Situationen sollten die aktuellen Lizenzen hinsichtlich einer Falsch- oder Unterlizenzierung geprüft werden:

1. Bei der Fusion von Unternehmen.
2. Beim Statuswechsel von Mitarbeitern, z. B. Übernahme von Studenten und Anstellung in einem festen Arbeitsverhältnis.
3. Wenn ein Student in ein Unternehmensprojekt überführt wird und somit eine Voll-Lizenz benötigt.
4. Bei der Mehrfachinstallation von Netzwerklizenzen und beim Einsatz von Lizenzen in Tochterunternehmen bzw. an verteilten Standorten eines Unternehmens. Der Lizenzvertrag legt fest, wer der Lizenznehmer und in welchem Umfang der Einsatz der Software in Zweigstellen und Tochterunternehmen erlaubt ist – bei der Autodesk z. B. ist der Einsatz erlaubt, wenn hier dieselbe USt-ID-Nummer vorliegt wie im Mutterunternehmen.
5. Wenn der Nutzer der Software global agiert – eine globale Nutzung von Lizenzen ist nicht immer erlaubt. Wer weltweit unterwegs ist, muss sich vergewissern, dass er die Lizenz auch an dem jeweiligen Ort benutzen und wer dann letztendlich damit arbeiten darf. Beispiel: Autodesk-Produkte, die innerhalb der EU gekauft wurden, dürfen innerhalb der EU und EFTA-Staaten (Europäische Freihandelsassoziation) eingesetzt werden.
6. Beachtung ist dem Nutzungsrecht von Vorgängerversionen einer Software zu schenken. Oftmals müssen diese deinstalliert werden, sobald die neuere Version installiert wird.
7. An Projekten innerhalb einer Arbeitsgemeinschaft sind oft verschiedene Firmen beteiligt. Sofern die ARGE selbst keine eigenständige GbR o. ä. darstellt, sondern lediglich einen zweckmäßigen Zusammenschluss der Unternehmen bildet, sind die Lizenzen nur von den jeweiligen Mitarbeitern der Lizenz nehmenden Firma zu benutzen und vor dem Zugriff durch Mitarbeiter anderer Unternehmen zu schützen.
8. Bei dem Einsatz von Lizenzen im Home-Office – ist die Installation einer Kopie des Produktes auf dem Heim-PC erlaubt?

Speziell für Microsoft sollte eine Überprüfung erfolgen, wenn eine Virtualisierung stattfindet. Zu unterscheiden ist dabei, ob Server oder Client-Betriebssysteme.

• Microsoft Server Betriebssystem-Lizenzen werden nach Core und virtuellen Maschinen lizenziert. Weiterhin muss man betrachten, ob die Virtualisierung in einer hochverfügbaren Umgebung betrieben wird.
• Microsoft Client-Lizenzen werden nach Nutzern oder nach Geräten lizenziert.
• Einhergehend sollte man das Roaming-Recht von Software wie Office nicht außer Acht lassen. Es sollte nun die Frage aufkommen „Wie möchte ich es einsetzen?“ – als Einzelplatz oder in einer virtuellen Umgebung (lokal/RDP oder VDI).
• Auch zu beachten ist die Software Assurance, welche bei Microsoft eingesetzt wird. Diese ist ausschlaggebend, wie der Einsatz lizenzkonform stattfinden darf.
• Besonders bei Microsoft sollte geprüft werden, wo Office-Anwendungen installiert werden. Zu unterscheiden ist hier in lokal oder RDP/VDI.

Rechtsfolgen einer Lizenzrechtsverletzung

Unabhängig davon, ob Lizenzvereinbarungen vorsätzlich oder aus Versehen, beispielweise durch mangelndes Lizenzmanagement, gebrochen wurden – die Folgen reichen von Geldbußen bis hin zu mehrjährigen Haftstrafen. Teilweise sind in den Lizenzverträgen bereits Vertragsstrafen vorgesehen. Sollten diese nicht explizit aufgeführt sein, sind die wichtigsten Grundsätze zum Lizenzvertragsrecht in § 31 Urheberrechtsgesetz (UrhG) geregelt. Bei Verstößen dagegen drohen oft hohe Zahlungen. Mit den hohen Geldbußen einher geht zusätzlich immer ein hoher Zeit- und evtl. sogar Imageverlust – vor allem bei Bekanntwerden des Umstandes. Dabei verursachen auch Überlizenzierungen hohe und vor allem vermeidbare Kosten.

Im schlimmsten Fall droht jedoch die strafrechtliche Verfolgung, die im Ausgang sogar zu einer Freiheitsstrafe führen kann. Von den Haftungsrisiken betroffen sind dabei sowohl der Arbeitnehmer, der eine nicht lizenzierte Software verwendet, als auch der Inhaber/Geschäftsführer/Vorstand eines Unternehmens und gegebenenfalls auch der Lizenzmanager und der CIO.

Möglichkeiten der Prävention von Falsch- und Unterlizenzierung

Für die Erkenntnisgewinnung, ob ein Unternehmen auf die Situation einer Falsch- oder Unterlizenzierung zusteuert, geben unter anderem folgende Fragen eine Hilfestellung:

1. Gibt es jemanden im Unternehmen, der sich um die Softwareverwaltung und die regelmäßige Kontrolle kümmert?
2. Gibt es in Ihrem Unternehmen eine zentrale Softwareverwaltung?
3. Ist Ihr Softwareeinkauf zentralisiert (z. B. bei einem Fachhändler?)
4. Haben Sie einen aktuellen Überblick über die in ihrem Unternehmen eingesetzten Software-Lizenzen?
5. Gibt es interne Richtlinien für den Einsatz von Software und wird dies regelmäßig kontrolliert?

Wenn Sie bereits hier einen Teil der Fragen mit „Nein“ beantworten, sollten Sie sich Gedanken um ein Software Asset Management machen. Damit gewinnen Sie einen genauen Überblick über die gesamte Software- beziehungsweise Lizenzsituation in Ihrem Unternehmen. Wir unterstützen Sie mit einem Beratungsgespräch und stehen vertraulich an Ihrer Seite. Dank unserer langjährigen Partnerschaften zu Autodesk und Microsoft sind wir selbst zertifiziert, um Software Asset Management-Projekte durchzuführen.

Was können wir noch tun?

• Lizenzaudit: Ermittlung von Ist-Stand und Soll-Stand
• Nachlizenzierung bei Fehlbestand oder Unterlizenzierung
• Unterstützung des Kunden für die Beschaffung der Lizenzen
• Regelmäßiges automatisiertes Controlling, ob die Lizenzen noch gültig sind
• Informationen über Abkündigungen von Softwareprodukten, welche z. B. aus dem Support laufen (MS Client und Server-Betriebssystem)

Sollten Sie Fragen zu dem komplexen Thema haben, können Sie sich jederzeit gern an uns wenden.

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